マンション管理士・修繕アドバイザー・防火管理者（東京・神奈川・埼玉・千葉・大阪・名古屋ほか）

　最近、管理組合役員同士や管理会社（フロントマン）とのやり取りに電子メールを使う人が多くなりました。
　しかし、そのやり取りの内容によってはメールを使わないほうが良い場合があります。


そこで、メールでのやり取りの向き・不向きをまとめてみました。

１）メールでのやり取りが向いている文章とは
　⇒相手に回答を求めない「報告」など
　⇒大勢の相手にいっせいに知らせたい「お知らせ」
　⇒急がない内容
　⇒相手が「YES・NO」で簡単に回答できるような質問やお願い
　⇒お礼の言葉など

２）メールでのやり取りが向かない文章とは
　⇒クレームや注意を促すような内容
　⇒「YES・NO」で簡単に回答できないような質問
　⇒微妙なニュアンスを含んだ（誤解を生む可能性がある）内容
　⇒緊急に伝えたいような内容
　⇒やたらと長い文章

　メール文章には、温度やニュアンスを伝えるのが難しい、という欠点があります。
　相手にとって都合の悪い内容は、「より悪く」受け取られ誤解が生じますし、高度な判断を求めるような文章は、受け取り方の違いで間違った解答となり戻ってくることで、やはり誤解を生みます。

　原則としては、「誰にでも間違いなく伝わるような簡単な内容」「報告・連絡」「前向きなお礼」などにメールを活用することをお勧めします。

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