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2007.03.06

メールが管理組合をダメにする!?(2)

(1)文面の頭に「○○さんへ」「◇◇です」とお互いの名前を入れる

…悪例…

昨日まで会社を休んでおりまして連絡が遅くなりました。管理会社との契約書に次ぎの修正をお願いします。また以前からお願いしておりますが、成功報酬分の請求書の送付をお願いします。(以下略)

………

 特に理事会役員同士の面識が少ないうちは注意が必要です。
 メールの宛先や差出人のところを見れば誰からのメールかはわかりますが、本文に相手の名前がないのはマナー違反です。

 近しいひとと携帯電話で話をするときも「○○さん?どうも深山です」と名乗ってから話をするように、メールでの文書でも、

………
会計理事 ○○さんへ
こんにちは、理事長の深山です。

昨日まで会社を休んでおりまして連絡が遅くなりました。管理会社との契約書に次ぎの修正をお願いします。また以前からお願いしておりますが、成功報酬分の請求書の送付をお願いします。(以下略)
………

と入れましょう。

 特に複数の人をCCに入れているときなど、誰が誰に対して宛てたメールなのかが本文でわかるようにするのがメールのマナーです。

 もちろん一対一のやり取りでも、いきなり土足で上がりこむような印象をもたれないように、相手に呼びかけ自分も名乗りましょう。

 企業勤めで仕事上メールを頻繁に行っている人にとっては当然のことでも、あまりメールをやらない・親しい人としかメール交換をしない人にとっては注意が必要です。

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