総会前夜の不安に寄せて

外部の専門家を導入する臨時総会を目前に控えた理事長さんから、こんなメールをいただきました。

• 「総会に向けて準備しておいた方がよいことがあれば教えてほしい」
• 「これまで出た質問や懸念事項が知りたい」

初めての総会、初めての議案、そして住民の前で説明する立場。
どんなに入念に準備をしても、不安になるのは自然なことです。
そんな理事長さんに、当社副代表・武居がお伝えした言葉を以下にご紹介します。

「準備しておくべきこと」は、体調を整えること

総会の日に向けて、最も大切な準備は―風邪をひかず、前日によく眠り、体調万全で臨むことです。 それこそが、最高の「準備」です。

理事や修繕委員は“ホスト側”になりがち

役員や修繕委員は、議案を提出し承認を受ける側。

そのため「質問に答えなければ」と無意識にプレッシャーを感じがちです。
でも、冷静に考えてみてください。理事も一組合員であり、輪番制。

明日になれば質問する側と立場が入れ替わるかもしれません。
総会の結論は、全体の意思で決まります。

反対の人は反対票を投じればよいし、賛成多数なら可決、反対多数なら否決です。

それだけのこと。過度に責任を感じる必要はありません。

わからないからこそ、専門家を頼む

総会で意地悪な質問が出ても大丈夫。
そもそも「わからないこと」「できないこと」があるからこそ、専門家を頼むのです。
区分所有者の多くは、不安から質問をします。

だからこそ、正しい答えを返すことよりも、

• 「私たちも困っている」
• 「だから専門家に助けてもらおうと思った」

という想いを、同じ区分所有者の立場から伝えることのほうが、ずっと大切です。

管理組合を動かすのは、理屈ではなく共感

管理組合を動かす原動力は、“理路整然とした回答”ではありません。
大切なのは、“共感”です。

「なんとかしたい」という素直な気持ちを、率直に伝えてください。

その言葉こそが、他の組合員の心を動かします。

いかがでしょうか。

少しは気持ちが楽になったのではないでしょうか。

もし準備するのであれば――ChatGPTに「想定Q&A」を聞いてみよう

それでも「総会でどんな質問が出るか心配」という方は、
AIを活用して“想定Q&A（想定問答）”を作ってみるのもおすすめです。
たとえば、議案書をAIに読み込ませて、

• 「この議案に対して、不安や不満を感じる人が指摘しそうな点や質問を挙げてください」
• 「それぞれに対する回答案を作成してください」

と指示すれば、かなり実用的なリストが得られます。
それをベースに、ご自身の言葉で補足したり、修繕委員の仲間と共有したりすれば、 議案への理解も深まり、本番の質疑にも落ち着いて臨めます。

最後に

総会は「正しい答えを出す場」ではなく、「みんなで考える場」です。
完璧に説明しようとしなくても大丈夫。

理事会や修繕委員会が誠実に検討してきた経緯と、 「なんとかしたい」という気持ちが伝われば、それで十分です。
私たちは、そんな皆さんの思いをしっかり支えるために、いつも側にいます。
困った時はこちらを見てください。

いつもそばであたたかく見守り、きっちりお応えします。