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管理組合が業者をヒアリングするのに必要な時間とは(2)

(2018年3月15日更新)

前回のコラムで、

業者の選定(コンペ)について、一社当たり何分のヒアリングが妥当か?
との質問に、

「参加者の合意形成を大事にする」という観点で考えると、

・選定の対象となる業務の内容
・聞き手である理事会の理解度・知識度や関心度
・何社を呼ぶか

この3つの要素で、一社当たり30分から60分

を提案している、と書きました。

また、コンペの際は参加者間における共通のものさし(判断基準)を共有しておくことが重要であることを書きました。

※前回コラム 「管理組合が業者をヒアリングするのに必要な時間とは」

ヒアリングにかける時間については、もちろん例外もあります。

60分以上の時間を費やしても業者の話を聞かなければならない時。

 

マンション管理士の採用には時間をかけて例えば、当社「のような、ほとんどの区分所有者にとって、馴染みのない商品やサービス」を提供する会社をヒアリングするときです。

ほとんどのマンション管理組合では、コンサルタント(マンション管理士)の採用を検討することは稀だと思います。

  • そもそもマンション管理士って何?
  • コンサルタントは何をしてくれるの?
  • 管理会社とどう違うの?
  • どのような活用シーンがあるの?
  • そんな仕事があるんだ!

と、そもそも存在意義から実際の発注イメージまで、まるで想像つかないような商品やサービスを検討するときは、60分のやり取りでは「理解できない」可能性があります。

 

また、例えば、当社「のような、カウンセリングがセットとなるサービス」を提供する会社をヒアリングするときも、例外的に多くの時間を取ったほうが良いです。

ほとんどのマンション管理組合での業者選定というと、あらかじめ欲しい商品やサービスが決まっていて(またはイメージできていて)、あとは具体的に業者を比較検討するだけ、のケースが多いと思います。

でも当社の仕事は、お客様が

  • 自分たち管理組合(理事会)の悩みを聞いて欲しい
  • どうやって解決すれば良いのか道を示して欲しい
  • 全体像が描けずどう手をつけたら良いかわからない
  • 複数の方法のどれがベストチョイスか判断がつかない

といった、お客様自身の悩みを解決する仕事であることが多いことから、具体的な業務のオファーよりも前に、我々がお客様をヒアリングさせていただく時間が必要になるのです。

この「コンサルタントから管理組合(理事会)へのヒアリング」で、あっという間に60分が経ちます。

これらのように、

・存在意義から実際の発注イメージまで、まるで想像つかないような商品やサービスを検討するとき
・発注候補者からお客様へヒアリングをさせていただくとき

については、60分以上をかけて、一方的なプレゼンではなく双方対話をしながら、じっくりと吟味する必要があります。

 

当社のサービスで言えば、
防火管理者の外部委託サービスのような「サービスが単純で定型化されたサービス」は、ヒアリングに30分もあれば十分にほしい情報が手に入るでしょう。

「まずはいろんな課題や悩みを聞いてもらい、方向を示して欲しい・どんなことができるのかを聞きたい」といった場合は、60分以上のヒアリング時間が必要になるでしょう。

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