コラム

管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(3)

2014.04.22~メルマガ第57号~

【今号のお題:管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(3)】

このコラムでは、中~大規模マンションの管理組合運営の課題と
改善提案について、これまでの経験を踏まえたコラムを書いてみます。

これまでのコラムでは、

・理事会は「役員の数」よりも「会議の質」を重視するために、
多すぎる役員の定数を減らしたり、役員の任期や交替の仕方を
変えることが重要である。

・理事会役員の人数や任期を改善したら、今度は理事会の継続性向上や
活性化のための仕組み作りが必要である。

・理事会の継続性・活性化のための方策として、

○理事会引継ぎマニュアルを制作して運用している事例
○理事会の過去の歴史をまとめ、読み合わせをしている事例

を紹介しました。

◆前回コラムはこちら!◆

◆事例3:管理規約に「前文」を制定し、代々守っていく管理組合

東京都台東区にある築16年、50戸のマンションでは、

マンション管理組合の「憲法」である管理規約に
「前文」を取り入れ、
これを守っていくようにしています。

こちらのマンションは観光名所である浅草の中心地に程近い場所に立地しており、
都心でありながら国内・海外から観光客が押し寄せる場所にあります。

こちらでは新築以降、

・浅草の伝統を重んじながら地域に密着する1階店舗の所有者 と、
・後から浅草の地に住み始めた2階以上の住戸所有者 との間で、

マンション所有・管理・住まい方に対する意識のズレがあり、
議論がまとまらなかったり、運営が停滞していました。

そこで、管理規約の全面改定を機に、マンションのあるべき姿を
徹底的に議論した結果、

・お互いの立場を超えて、一体としてマンション管理に当たることが大切
・浅草の文化に溶け込むことが資産価値の向上につながること

という結論に辿り着きました。

そして、この考え方(ポリシー)が後世に伝わり、理事会の代が変わっても
普遍的な価値として守れるよう、前文(理念)を作成するに至っています。

今ではものごとを判断する際の拠り所として、この「前文」の理念に
照らし合わせて妥当性があるか、という確認ができるようになり、
マンション管理のブレがかなり少なくなっています。

なお、この取り組みが日本経済新聞社の目に留まり、
新聞記事になっています。
※平成25年10月1日朝刊はこちら!

◆事例4:年間スケジュールを作成してプロジェクトを実行する管理組合

東京都八王子市にある築5年、350世帯の大規模マンションでは、
前期理事会からの継続検討事項や、今期理事会として実行したい
プロジェクトを一覧化し、達成目標と進捗状況を見える化した

「プロジェクトシート」

を作成し、この実践を行っています。

企業では当たり前のことを管理組合でも実践してみよう、ということで、
エクセルで表を作り、毎月更新しながら一つずつ確実に達成することを
目指しています。

今までは、すべてのプロジェクトが見える化しておらず、
検討期間が間延びしたり、自然消滅することもありました。

その結果、最終的に活動に熱心な理事さんが遂行した案件だけが
進められることになってしまいます。

このプロジェクトシートを用意し、新しい理事会のはじめの段階で
プロジェクトごとに役員を振り分け、毎月確認していくことで、
モレがなくなり、ほぼ期間内に案件を解決することができるようになりました。

なお、このプロジェクトシートは、そのまま理事会の1年間における
活動報告にもなり、総会時の説明資料としても使うことができます。

また、個々のプロジェクトによっては「検討をやめる」という選択肢もOKであり、
期限を目標に何らかの回答ができることで、別のプロジェクトに注力できる
ことも大きなメリットとなっています。

このように、管理組合(理事会)の継続性を確保するために、

・前文(理念)をつくり意識合わせをする
・毎年の計画を立てて実行する

ということも検討してみてください。
おすすめします。

(次号に続く)

★中規模・大規模マンション管理の問題解決と合意形成は得意です!
http://e-sumigokochi.com/sougou/komon/

以上「息子の誕生日を忘れケーキを没収された」深山州でした!

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