コラム

管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(2)

2014.04.08~メルマガ第56号~

【今号のお題:管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(2)】

このコラムでは、中~大規模マンションの管理組合運営の課題と
改善提案について、これまでの経験を踏まえたコラムを書いてみます。

これまでのコラムでは、

・理事会は「役員の数」よりも「会議の質」を重視する、とし、
マンションの規模に比例した人数を用意することよりも、
理事会の場での議論が活性化され、内容のあるものにするために
適した人数を設定すべきである、と述べました。

そして、理事会人数の適正化の次に、
理事会の継続性を確保することの重要性について書きました。

◆前回コラムはこちら!◆(HP改装によりアメブロへ)
http://ameblo.jp/e-sumigokochi/entry-11804212156.html

◆理事会の継続性を確保し活性化させる方法とは?

管理組合が組織として継続性を持ち、理事会が活性化するための
事例をいくつか紹介します。

当社が積極的に提案しているものから、私も「なるほど!」と学ばせて頂いた
アイデアまで様々です。ご期待下さい。

◆事例1:理事会引継ぎのマニュアル作成と読み合わせを行う管理組合

横浜市にある築10年、約500戸の大規模マンションでは、理事会役員が入れ替わる際に
前期からの継続検討事項(未解決事項)やそのポイント、20名からなる理事会役員の
役職ごとの仕事内容やポイント、管理会社やマンション管理士の業務範囲等を記した

「理事会マニュアル」

を作成し、新しい理事会役員へ読みあわせを行っています。

こちらのマンションでは、それまで新任理事会役員への引継ぎは
管理会社のフロント担当者が行っていましたが、引継ぎ資料の内容が十分でなかったり、

「我々に任せておけば安心」「理事長は支出承認の印鑑だけが仕事です」

といった、理事会の継続性や活性化とは無縁の説明をしていました。

これでは理事会が育たない、ということで、「理事会引継ぎマニュアル」発想と
なりました。

この「理事会引継ぎマニュアル」は、当社が現役の理事会役員と管理会社から
ヒアリングし、イラストや図・カラーを使って10ページ程度の小冊子風に
まとめています。

そして新任役員へ配布し、1回目の理事会で当社による説明(読みあわせ)を
行っています。

マニュアルは「制作しただけ」ではダメで、読み合わせて初めて伝わります。

なお、このマニュアルには、理事長や○○理事といった役職ごとに
業務内容や仕事の仕方・必要なスキルや向き不向きが記載されているため、
役職の互選がスムーズにいくようになり、新理事会のスタートダッシュが
2ヶ月程度早くなりました。

今では各役員が前期からの引継ぎを確実に、早く受け継げるようになり、
「理事会マニュアル」が継続性の確保に貢献しています。

◆事例2:過去の「歴史」を語り継ぐ管理組合

川崎市にある35世帯、築9年のマンションでは、新任の理事会役員に対して、
過去の管理組合の取り組みを時系列に並べて説明しています。

第1期はこんなことがあった、2期は、3期は、、、

と、毎年の理事会がどんなことに取り組み、どんなアクシデントがあり
どのような成果を挙げてきたのかについて、当時の理事会の苦労話などを
交えながら、新任役員へ説明します。

新任役員の皆さんには、過去を知ってもらうことで歴史の重みを理解して頂き、
その歴史を尊重しながら、良いものは継承し、更なる改善を行うことが重要です。

そのためには、過去の理事会や総会の議事録だとボリュームが膨大で読みきれず、
またその時の議論のプロセスやエッセンスまで記載されていないことがほとんどで、
文脈まで伝えることは困難です。

ましてや管理会社が作成する議事録のほとんどが「結果のみを記載する」ものであり、
大きな期待は難しいと思います。

そこで、過去を一つの資料へ簡潔にまとめ、かつ「語り部」がエッセンスを含めて
伝えることで、文脈を含めた継承がしやすくなります。

多くのマンション管理組合では、ある代の理事会が頑張って挙げた成果を、
数代あとの理事会が、過去を知らずに覆してしまうことがかなりあります。
これは管理組合内部の合意形成に支障を来たす要因となります。

なお、管理会社はフロント担当者が変更になれば、
管理組合のルールは引き継げても歴史やエッセンスまではなかなか引き継がれません。
むしろ比較的勤続年数の長い管理人が最も頼りになるかもしれません。

歴史(とエッセンス)の引継ぎは、戦争を知らない子供へ戦争の恐ろしさを伝えるのと
似ていて、管理組合の継続性にはとても大切なのですね。

こちらの事例は小規模マンションのものですが、中~大規模マンションにも適用できるものです。
途中からでもチャレンジして頂きたいと思います。

(他の事例は次回へ続く)

★中規模・大規模マンション管理の問題解決と合意形成は得意です!
http://e-sumigokochi.com/category/1263073.html

以上「実は自分が子供のように育てたホームページがなくなり淋しい」深山州でした!

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