コラム

中~大規模マンションの管理組合運営(4)理事会の適正人数は何人?その2

2014.3.11~メルマガ第54号~

 

【今号のお題:中~大規模マンションの管理組合運営(4)
           理事会の適正人数は何人?その2】

このコラムでは、中~大規模マンションの管理組合運営の課題と
改善提案について、これまでの経験を踏まえたコラムを書いてみます。

※前回コラム「理事会の適正人数は何人?その1」はこちら!
http://e-sumigokochi.com/article/15031155.html

◆前回コラムのおさらい

・理事の頭数を増やすことと、理事会が活性化し継続性を
もたらすこととは、何の関連性もない

・理事の人数だけ「何となくポスト(役職)」を作り
何となく仕事をシェアしようとしてもほとんど機能しない

・理事の人数とポストを一度リセットしてみる
(不要な人数とポストを思い切って削減する)

◆理事会は少人数で!?

前々回(52号)コラムで、

・理事会は「役員の数」よりも「会議の質」を重視する

と書きました。

マンションの規模に比例した人数を用意することよりも、
理事会の場での議論が活性化され、内容のあるものにするために
適した人数を設定すべきである、と述べました。

では、何人か?

こちらも前々回コラムで書きましたが、

・(欠席する理事が多く)少人数でテーブルをくっつけて顔を
 近づけた結果、意見交換が活発になり、全員が言葉を発する
 会議体になった。
 結果として、望んでいた『理事会の活性化』は手に入った。

つまり、少人数のほうが良いのではないか?
と考えます。

◆心理面からミーティング人数を

大人数の理事会は、往々にして

「盛り上がっている一部」と「その他大勢」に分かれます。

20名の理事会では、3~4名程度の熱心な理事と、
その他大勢の「関心の低い理事」とに分かれます。

その他大勢の理事の心理は、

・面倒臭い、やる気がない
・長時間で疲れる、早く終わって欲しい
・一人くらい欠席しても大丈夫
・話についていけない
・急に話を振られても困る
・発言しづらい
・熱心な人に任せておけば良い

といったところでしょうか。

まとめると、その他大勢の理事は、

・緊張感がない
・やりがいを感じない
・責任もない(何もしなくて良い)

という心理になります。

これはひとえに、人数が多すぎて、
相対的に一人ひとりの重要性が下がるからです。

このような心理の「その他大勢の理事」が、
緊張感もやりがいも責任もないままに1年をやり過ごし、
新しい理事へ「停滞した心理面も含めて」引継ぎが
なされます。

当然、それを受けた新任理事も似たような心理で
理事をスタートすることになる可能性が高く、
いつまでたっても士気が上がらない組織になってしまいます。

マンション管理組合のような、
理念やビジョン・目標なき大人数の団体は、
組織の停滞と一部の熱心な理事に依存するという共通した課題を抱えてしまいます。
町内会、PTAなどもほぼ同じでしょう。

そこで、会議(理事会)が円滑かつ活発に進められる人数を
考えると、

理想は5~7名、多くても10名

・全員に程よく発言の機会や雰囲気があり
・程よい距離で会話ができ
・程よく役割やタスクが振り分けられる
 (やりがいも見出せる)

そして

・欠席することや仕事をしないことに罪悪感を感じる

人数が、最大7名位と提案します。

この場合の7名には、管理会社やコンサルタントといった
外部者は含まなくて良いです。
(あまりインパクトの強すぎる外部者では困りますが)

◆いきなり7名に減らす?マンパワーは必要ない?

これまで20名いた理事を7名にすることは、
大きな勇気と合意形成が必要です。

しかし合理的でかつ継続性があり活性化した組織を作りたいのであれば、
役員の人数は減らすべきです。

例えば、一気に減らさずに3~4名程度から減らして、様子を見ることを
考えても良いでしょう。

なお、理事の人数を削減するのは、会議としての理事会の活性化を
目的としていますので、理事会で決定した事項の実務(処理)を
管理会社が適切に行ってくれることが前提となります。

また、理事会自体にはマンパワーは必要ありませんが、
自治会的な活動(マンション内イベントや地域との渉外など)には
ある程度のマンパワーが必要です。

そこで、現在の理事の人数20名を、管理組合の執行部である理事会
として7名程度、残りは自治会活動のための委員にして分ける、
と言う考え方は十分成り立ちます。

とにかく、重要事項の検討に集中できる組織にする為には
人数を減らすことを提案します。

◆できることならファシリテーターを1名つける

人数を減らした理事会で最悪のパターンは、
メンバーが会議慣れしておらず、議論が停滞することです。
これでは人数が多い時と変わりません。

そこで会議の司会進行を支援しながら、参加するメンバーに
発言を求めたり意見を上手に集約し活性化を支えることのできる
ファシリテーターが入れば、少人数の理事会で最高の結果

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