困った! 管理組合の運営

理事会アドバイザー

あなたのマンションの「理事会の負担」を大きく減らし、あなた以降の理事会負担も軽減する仕組みを作りませんか?

調査や提案・住民説明をアウトソーシングし、大切な「時間」を買いませんか?

積み重ねた1,000のマンション事例と知恵で「ズバリ課題解決」します。
調査・法律対応・カイゼン提案で各理事の「時間を大幅に短縮」させます。
管理組合の最大の弱点「理事会の継続性と一貫性」の担保をお約束します。
総会や住民説明会での「住民への説明や回答」はお任せください。
組合員間の合意形成を助け「精神的負担を劇的に軽減」します。
管理会社との役割分担や関係カイゼンを提案します。

理事会アドバイザー業務とは、毎回の理事会(ご要望に応じて専門委員会)や総会への出席・助言を基本として、各種カイゼン・改良・改革提案・調査・見積比較支援等を通じ、理事会運営の向上やムダな時間の短縮、関係者間の合意形成・問題解決を支援する、マンション管理士の継続業務です。

理事会アドバイザー業務の取り組みの様子が各種メディアに取り上げられています。

当社顧問契約先マンションの実績や実例はこちら

理事会運営、こんな問題で悩んでいませんか?

理事長(理事)として理事会に参加していて、

  • 理事長や特定の理事に仕事が集中してしまい、負担が重い
  • 理事会の場で建設的な意見が出にくく、時間がかかってしまう
  • 住民が高齢化して、会合が活性化しない
  • 何が課題なのか、優先順位の付け方がわからない
  • 他の類似マンションの事例を聞いて参考にしたい
  • 修繕工事の見積金額や工事の方法が妥当なのかが知りたい
  • 理事間の意見がなかなかまとまらず、先送りにしてしまう
  • リスクや組合員からのクレームを考えると結論を出すのが怖い
  • 総会や住民説明会での理路整然とした説明や質問への回答に自信が持てない
  • 新旧理事会の引継ぎがなく、継続性や一貫性が持てない
  • 管理会社の助言が正しいのか判断がつかない

 

といった悩みや課題をお持ちになったことはありませんか?

理事会アドバイザーにお任せください

理事会アドバイザー業務では、上記のような「理事会の運営」にまつわる、ありとあらゆるお悩み・課題に「素早く・的確に」対応します。
マンションで開催される理事会(ご要望に応じて専門委員会)や総会への出席と助言とをベースに、マンションの現場に入り現状を把握し、問題点の提示と解決案の提言を行い、運営の改善・改良を図ります。

実はものすごく広い!?理事会アドバイザーの活躍領域

世の中には、ただ理事会の席に座って聞かれた時に答えるだけの「いわゆる小相談役」のようなマンション管理士もいますが、当社の理事会アドバイザー業務では、管理組合の力で「住み心地」「不動産価値」を向上させることができる、という理念のもと、積極的なカイゼン・改良の提案を常に心がけています。ご期待ください。

理事会アドバイザー業務 サービス紹介

理事会アドバイザー業務では、毎年1回以上発生する高頻度の業務と単発の課題解決とを基本(定額)とし、過大な業務量を要する課題解決や管理組合の収益向上に貢献する業務をオプション(追加報酬)として分けています。

1)基本業務(定額)

1.理事会(ご要望に応じて専門委員会)への出席・助言
毎回の理事会(専門委員会)に出席し、理事会(委員会)の運営や個別課題に対して必要な助言や提案を行います。その場で困った問題に解決案を提示したり、持ち帰り次回理事会へ回答や提案を用意することもあります。

※大規模マンションでは、理事会ではなく下部組織で具体的な検討機関である専門委員会への出席を依頼されることもあります。
2.総会や住民説明会への出席・助言
年1回開催される通常総会や、不定期に開催される臨時総会・住民説明会へ出席し、必要な助言や議案に関する質疑への回答支援を行います。お客様のご要望により、総会の司会進行をさせていただくこともあります。
3.理事会・総会議事録の校閲(チェック)
通常は管理会社が素案を作成する理事会や総会の議事録について、内容の妥当性をチェックし、校閲させていただきます。議事録は単に審議の結果だけでなく、審議の経過やその当時の議論のプロセスが記載されるべきものであり、将来の理事会や管理会社にとっては貴重な過去資料となるため、チェックは非常に重要な業務です。
4.管理会社作成の書類(見積書含む)チェック
管理会社が理事会(専門委員会)へ提出する資料(月次業務資料、会計資料、その他)の内容をチェックし、必要な助言を行います。また、管理会社から提出された見積書(小修繕工事や物品購入など)をチェックし、金額や内容の妥当性について助言するとともに、必要に応じて競争見積りの取得も支援します。
5.広報紙の作成
理事会(専門委員会)で議論した内容や結論について、組合員へなるべく早くわかりやすくお伝えする「理事会からの広報」は、合意形成を促進するうえでとても重要です。
議事録は記録を残すことに意味があり、読みやすさを優先しないため、別に広報が必要、というのが当社の考え方です。
6.年間事業計画/年間予算案作成の助言(総会準備)
管理会社主導でなく管理組合が主体的に作成することをマンション管理士がフォローすることで、翌期以降の理事会へ適切に引き継ぐ助けとなります。
※通常総会の前に実施します。
7.総会議案(案)の作成またはチェック(総会準備)
当社が理事会で提案した内容で総会の決議を要するものについては、総会議案文をマンション管理士が自ら作成します。必要に応じて根拠資料や議案に関するQ&Aなども用意することで、合意が得られやすくなります。
また、管理組合が独自に検討した議案や管理会社が提案する議案については、マンション管理士が内容に関する助言や文章構成のチェックを行うことで、合意が得られやすくなります。
8.新旧理事会役員間の引き継ぎ支援(総会後)
理事会の継続性を確保するために、通常総会の前後においてマンション管理士が引き継ぎ資料(一覧)の作成を行うか、管理会社へ作成を依頼します。また、新任役員に対する理事会オリエンテーションを1回目の理事会で実施し、スムーズに就任いただけるよう支援します。
9.電話・ネットでの相談対応
理事会等の会合への出席のほか、電話またはネット(メールまたはSNS)での相談対応を行っています。
10.法律相談(顧問弁護士を活用しての具体的な見解提示)
法律が絡む相談については、理事会アドバイザーであるマンション管理士が現状をヒアリングし、整理して当社顧問弁護士へ確認しつつ、見解をわかりやすくまとめ、理事会へ提示したうえで、当社としての進め方の提案をいたします。

2)オプション業務(定額報酬外となる可能性のある業務)

1.他のサービス業務(詳細は各サービスのページをご参照ください。)
※割引料金にて対応いたします。
2.収益向上に貢献する報酬
※管理費や修繕積立金のコスト削減や収入アップという経済的利益が発生するコンサルティングを依頼される(または提案する)場合、あらかじめ利益の一定割合をシェアしていただくことを合意のうえで支援いたします。
3.理事会や専門委員会の出席が想定外に高頻度また長時間となる場合
※総会出席は何回でも追加はありません。
4.上記1.2.3のいずれにも該当しない業務で、マンション管理士の業務量が理事会アドバイザーとして頂いている定額報酬の額と比べて著しく超える可能性の高い業務
※管理規約や使用細則・各細則類の全面改正などはこれに該当します。

理事会アドバイザー 導入の流れ

マンション管理士による理事会アドバイザー業務 導入の流れについて

メールまたは、お電話でお問い合わせ下さい
電話番号(フリーダイヤル) 0800-808-8081
携帯の方は 03-6416-5197

メールまたは電話でやり取りさせて頂いたうえで、お見積をご提供いたします。

原則として総会の決議を経てご発注いただきます。
※総会へ出席し、質疑回答させていただきます。また総会議案の案やQ&Aといった資料をマンションに合わせて作成いたします。
※秘密保持の念書をご用意致します。

理事会アドバイザー 導入のメリット

  • マンション管理業界の経験とアイデアが豊富なマンション管理士が、常に理事会と行動を共にし、課題解決や合意形成を強力にサポートします。難しそうな課題もシンプルかつ短時間で解決に結びつけることが可能です。
  • 管理会社によるサポートが難しいような悩みや管理会社への不満・トラブルについても、経験とアイデアが豊富なマンション管理士がサポートすることで、スピーディーな解決を図ることが可能です。
  • ※当社は常に「管理組合の執行部である理事会」の立場に立ったサポートをお約束しています。理事長個人や特定の理事・組合員の利益(金銭的利益や自己顕示欲の満足等)を満たすために当社を利用する意図が判明した場合は、固くお断りさせて頂きます。

料金

基本報酬イメージとなります。詳細は個別にご相談ください。

① 総戸数20戸、理事会が2~3か月に1回
定額報酬:月額25,000~30,000円(税別)
② 総戸数60戸、理事会が月1回
定額報酬:月額50,000円(税別)
③ 総戸数100戸、理事会が月1回
定額報酬:月額80,000円 (税別)
④ 総戸数:320戸、理事会が月1回
定額報酬:月額150,000円(税別)
⑤ 総戸数750戸、理事会が月1回、専門委員会が月1回
定額報酬:月額250,000円(税別)

  •   理事会が平日午前~15時までに開催の場合は定額報酬を5%割引します。また、当社に提供する資料(管理会社作成のものを含む)をすべてメール(PDFファイル)で提供して頂ける場合、定額報酬を2%割引します。
  •   当社マンション管理士が1名または2名(アシスタント)で対応する場合を想定しています。
  •   当社代表の出席を希望する場合は別途ご相談ください。
  •   マンションの規模(戸数)と報酬は連動していませんが、規模とかかる労力・時間には一定の関係があるため、規模が大きくなると報酬が上がる傾向にあります。具体的にご相談ください。

理事会アドバイザー よくある質問

マンション管理士は必要性が今ひとつわかりません。また「マンション管理士は必要ないのではないか」という理事の意見もあります。
「管理組合にマンション管理士は必要ない?」をご一読ください。
理事会には毎回来てもらえますか?
毎回出席します。ただし理事会日程はあらかじめ定例化して頂く必要があります(例:第2土曜日の14時~16時)。
マンション管理士を採用するお金がないのですが。
>「マンション管理士を活用したいけれど」をご一読ください。
専門委員会への出席は可能ですか?
可能です。大規模マンションでは、理事会よりむしろ専門委員会が活動的かつ専門的であることが多く、専門委員会への出席を希望される管理組合が多いのが現状です。ただし月の出席回数や人数が多くなると報酬が変更となりますので、事前にご相談ください。
法律的な相談は可能ですか?
可能です。当社ではマンション管理に強い顧問弁護士と提携しており、法律相談は可能です。この場合、お客様からの相談事項をマンション管理士がヒアリングして要点をまとめ弁護士に相談、その回答をお客様へわかりやすく要約して見解を報告する形となります。なお弁護士の見解を受けて、どのように進めるべきかの提案はマンション管理士がが行います。非常に喜ばれる支援の一つです。
理事会アドバイザー業務で行うマンション管理士の仕事は定型化されていますか?
基本的な業務は上記で記載の通りですが、マンション管理組合によって要/不要がありますし、記載のない業務を希望される管理組合もあります。事前に管理組合からヒアリングさせていただき、支援内容をカスタムさせていただくことは可能です。例えば、理事会の話し合いがまとまらない管理組合では、会合の司会進行を理事長に代わりマンション管理士が行ったり、理事会ではなく専門委員会の支援を行ったりしているところもあります。
本サービスの発注を理事会で決定して大丈夫ですか?
原則として総会での決議が必要となりますが、時間的な都合や急ぎの課題でお困りの場合で、総会開催の余裕がない場合はご相談ください。
理事会アドバイザー業務の活動結果についての成果物はありますか?
理事会アドバイザー活動報告書を発行しています。原則として年1回、年間活動内容の報告と来期の計画(提案)事項を盛り込んだものとなります。
理事会アドバイザー業務の契約期間と解約について教えてください。
契約期間は原則として1年で、長期的なプロジェクトで管理組合の改革を進めていきたい場合は最長で3年契約が可能です。なお、上述の契約期間中にかかわらず、総会で解約を決議した場合、または理事長と当社が合意した場合には即日解約が可能となっており、報酬の精算はありません(月額払い)。