目的別コンサルティング

管理会社契約見直し

管理会社契約見直しコンサルティングとは、

  • 「管理会社へ何を依頼して良いのか確認したい」
  • 「管理会社の対応への不満を改善したい」
  • 「管理会社が改善しないなら変更したい」

など、マンションの日常を守るパートナーとの関係を改善するための専門業務であり、管理組合の個別事情に応じて

  • 管理委託契約内容の品質調査
  • 管理委託契約の具体的な改善提案
  • 管理会社への是正指導
  • 管理会社の変更
  • 業務監査(モニタリング)

をご提案するコンサルティングサービスです。

こんな問題で悩んでいませんか?

管理会社契約見直しコンサルティングは、マンション管理組合の理事経験者が管理会社に対して持つ、次のような「不満や疑問」の声から生まれました。

  • フロント担当者や管理人の対応が悪い、仕事の精度が低い
  • フロント担当者が頻繁に交代する・引継ぎがなされていない
  • 月次管理報告書や会計報告書に間違いが多い
  • 修繕工事等の見積もりが高く、内容が不透明である
  • 修繕工事等の施工会社が管理会社指定であり、管理組合で選択できない
  • 現場スタッフ(清掃員やコンシェルジュなど)が過剰か不足か適正な配置なのかわからない
  • 保守点検や清掃などを下請けに丸投げしマネジメントしていない
  • 業務が画一的で、マンションの個別事情に対応してくれない
  • 管理費等の滞納者への効果的な督促ができていない
  • 管理会社が分譲主(デベロッパー)の子会社で、アフター瑕疵補修に協力しない
  • 管理会社が特定の組合員(理事)の利益のために動いている

これらの管理会社に対する不満や疑問の一つまたは複数が絡み合うことで、管理組合の課題・悩み・トラブルが増えることになります。当社では、この管理組合と管理会社との関係を客観的に調査した上で、具体的な改善提案を提供します。

本コンサルティングで行われること

管理会社契約見直しコンサルティングでは、書面調査や現地調査・理事役員へのヒアリング・居住者アンケート等を行い、管理組合と管理会社との委託関係や実際の業務内容・履行状況を確認したうえで、①管理委託契約内容の品質調査 ②管理委託契約の具体的な改善提案 ③管理会社への是正指導 ④管理会社の変更 ⑤業務監査(モニタリング) など、問題点の提示と解決案の提言を行い、運営の改善・改良を図ります。

さらに①~④を実践することで、管理会社契約見直しの具現化を推進します。

サービス紹介

管理会社契約見直しコンサルティングでは具体的に次の業務を行い、問題の解決を推進します。

1) 基本業務 (定額報酬)

1-1. 管理委託契約内容の品質調査
現地や各種書面の調査や理事役員へのヒアリング、居住者満足度アンケートを実施し、現状の管理会社が提供する委託業務の品質調査を行います。当社ではこの調査に最も多くの時間と労力を投入します。
1-2. 管理委託契約の具体的な改善提案
上記調査の結果出てくる問題点について、その改善方法を検討し、提案します。後述のように管理会社へ是正を促すものもあれば、そもそもお客様が求める品質を達成するためには現場スタッフの増員や時間帯変更などが必要な場合もあります。また費用対効果が見合っていない場合は管理委託料の減額が問題解決につながる場合もあります。
1-3. 管理会社への是正指導
改善提案をもとに、管理会社へ具体的な是正指導を行います。なお是正の内容は様々で、例えば管理組合への提出書式の変更や理事会での立ち振る舞いの見直し、タスク納期の厳格化、清掃の見直し、スタッフの変更、業務全体の見直し、委託料の見直しなど多岐にわたります。
1-4. 管理委託契約書(発注仕様)の改定
管理組合が管理会社へ依頼する業務の内容は、最終的に「管理委託契約書」の中の「業務仕様」に反映させなければなりません。上記1~3の内容を反映させた書面の改定を行います。その際、現行の契約内容との比較(対比)表を作成し、どの業務がどのように改善されるのかがわかるようにします。
1-5. 管理会社の変更
調査の結果、管理組合と管理会社とのギャップが大きい場合、または是正指導に対し非協力的な場合は、管理組合パートナーとして要望に沿う意思なしと判断し、管理会社の変更をご提案することもあります。

2) 管理業務の監査 (モニタリング・業務報酬)

上記1) 基本業務の各コンサルティングを行った後であっても、実際に管理会社が業務を履行しなければ意味がありません。当社では一定期間において管理会社が業務を履行できているかチェック(モニタリング)を行い、必要に応じて再是正を求めます。

  • ※本取り組みのプロセスにおいて管理委託料が減額できた場合には、管理組合が本来支出すべき年間金額から削減された金額の50~75%相当分を、成果報酬として初年度分に限り申し受けます。

導入の流れ

管理会社契約見直しコンサルティング 導入の流れについて

STEP1
メールまたは、お電話でお問い合わせ下さい
電話番号(フリーダイヤル) 0800-808-8081
携帯の方は 03-6416-5197
お問い合わせフォーム

STEP2
メールまたは電話でやり取りさせて頂いたうえで、お見積をご提供いたします。

STEP3
原則として総会の決議を経てご発注いただきます。
※総会へ出席し、質疑回答させていただきます。
※秘密保持の念書をご用意致します。

料金

概算報酬イメージ(事例)となります。詳細は個別にご相談ください。

コンサルティング報酬について
基本計算として、定額報酬(コンサルタントの人工+経費)+業務報酬(初年のみ削減された金額の50~75%相当分) となります。業務のご提案内容やボリューム・期間により変わります。詳しくはお見積り致しますのでご相談ください。
コンサルティング期間について
1.基本業務:最短で3ヶ月~6ヶ月
2.管理業務の監査(モニタリング業務):6カ月~12か月管理組合の状況により提案内容は変わります。詳細はご相談下さい。

メリット

管理会社契約見直しコンサルティング 導入のメリット

  • 問題の本質的な理由を明確にし、継続性のある解決案を提示します労務費がほとんどを占める管理会社の業務においては、単純なコスト削減ではなく、一つ一つの業務を見直しし、どの点が問題なのかを突き止める必要があります。この問題解決には業界知識や実務経験・現場での検証が必要となります。
  • あらゆる角度から調査し、わかりやすく説明します特に現場スタッフの対応や清掃・植栽・共用施設の利用に関する問題は、居住者の声が非常に重要となります。一方で、理事会や総会の支援などに関する実態は、執行部である理事会(特に理事長)にしかわかりません。この両面から調査を行い、原因と対策をわかりやすくご説明いたします。
  • 理事会の負担軽減を図ります。問題の所在を突き止め、具体的な改善提案を行い、モニタリングを行うことで、管理会社への不満をなくし理事会の負担を軽減することが可能です。またこの取り組みのプロセスにおいて、組合員への説明資料や広報などを作成をし、組合員への説明を行い、改善が見えるように支援いたします。

利用者の声

「管理会社へ依頼できる内容が明確になり、理事の負担が減りました」
神奈川県横浜市 Kマンション 元監事、 T様

1.管理会社契約見直しコンサルティングを採用する前の状況をお聞かせ下さい。

現在の管理会社の対応が悪く、フロント担当者や管理員に改善を要請していましたが、どこまで依頼して良いのかわからず、また管理会社も主張しないまま、対応が改善されない状態が続いていました。

2.管理会社契約見直しコンサルティングを採用し、どのような成果が得られましたか?

メルすみさんがはじめに取り組んだのは、我々管理組合がどのような業務を管理会社へ依頼しているのかの分析でした。管理契約書に書いてある仕様と現在の作業状況を比較しながら、仕様の曖昧な部分を明確にし直す作業をしてくれました。またこの取り組みの中に管理会社も加え、どこまでができて、どこからができないのか意見交換を行い、最終的に管理会社との関係は良好なままで、改めて発注する内容を明確にすることができました。理事会がやるべきことも明確になり、役割がクリアになって良かったです。

「管理会社の業務の無駄とコストを削減することができました」
神奈川県横浜市  元副理事長 M様

1.管理会社契約見直しコンサルティングを採用する前の状況をお聞かせ下さい。

新築から10年間、大手管理会社へ委託してきましたが、これといって管理会社の仕事について問題になることはありませんでした。しかしここ2年ほど管理組合の中でトラブルが続き、管理会社への委託内容について理事会内部から疑問の声が上がり、収拾がつかない状況が続いていました。

2.管理会社契約見直しコンサルティングを採用し、どのような成果が得られましたか?

例えば居住者からの要望対応や理事会内部の連絡のような、本来理事でもできる業務を管理会社へお願いしてして過剰なサービス要求になっていた部分や、大して汚れない箇所の定期清掃をかなりの頻度で委託していたりと、ムダな発注が多いことがわかりました。一方で排水管清掃や消防設備点検の実施率向上のための業務がないなど、本来依頼したい内容が行われていなかったり、とアンバランスな委託状態であることを分析してくれ、契約条件の見直しを行いました。これにより理事会と管理会社間の信頼関係が深まり、無駄なコストの削減することができています。

「管理会社を切り替えて満足しています」
東京都江戸川区 元理事長 S様

1.管理会社契約見直しコンサルティングを採用する前の状況をお聞かせ下さい。

当マンションは200戸強と大規模なマンションの割には地元の小規模な管理会社が入っており、居住者対応や集会室・ゲストルームなどの共用施設の維持管理、清掃員のマネジメントなどが滞っており、再三指摘してきたにもかかわらず、改善が見られませんでした。

2.管理会社契約見直しコンサルティングを採用し、どのような成果が得られましたか?

メルさんに現状を見て頂いた結果「現在の管理会社では対応改善は困難」との報告を受け、管理会社の変更に踏み切りました。住民への事情説明に神経を使い、大手の管理会社ばかり10社から選定を行い、最終的に賛成多数で管理会社の変更を行うことができました。また住民や理事会から好評であった管理員さんが新しい管理会社へ引き継がれ、変わらず勤務できるようになり、コンサルの支援に満足しています。

よくある質問

他のコンサルタントやマンション管理士事務所との違いは?
マンション管理業界を熟知し、かつ現場を徹底的に調査した上での管理会社契約見直しができる点です。管理組合と管理会社との関係改善には、「管理委託契約上の問題」のほかに、「業務仕様(具体的な業務内容)の問題」「マンション管理の現場での実際問題」を検証する必要があります。コンサルタントはマンション管理会社の多くの部門を経験し管理業界の裏表を熟知していなければなりません。また泥くさいようですが、実際にマンションの現場に張り付き、実態を理解したうえで具体的なご提案が可能となります。非常に手間のかかる仕事ですが地道に行ってまいります。
不満解消にはすぐに管理会社を変更すれば良いのではないでしょうか?
管理会社の変更は最終手段と考えています管理会社契約見直しコンサルティングにおけるリスクの一つとして「安易な管理会社変更」があります。問題の本質を突き止めずに首をすげ替えても、いずれ同じ問題(不満)が再発することになります。まずは現行の管理会社のままで問題解決できることを目指し、変更は最終手段としてご提案させて頂くことが多いです。
管理組合の個別事情に対応できますか?
対応可能です。ひとくちに「管理会社契約の見直し」と言っても、管理組合と管理会社との関係によって、アプローチの方法は様々です。当社では現状を調査したうえで、管理委託契約の改善提案や管理会社への是正指導、管理会社の変更などの提案を行い、そのあとの監査(モニタリング)で改善状態の確認を行うことで、様々な状況下での見直しが可能となります。