困った! 管理組合の運営

プロ理事長派遣(管理者管理/第三者管理)

「理事のなり手不足」で衰退する高齢化・賃貸化マンションで、理事長をプロのマンション管理士にアウトソーシングしませんか?

以下のような「衰退する管理組合」の運営をマンション管理士によるプロ理事長がカイゼンさせます。「健全な管理組合への回復」「資産価値の∨字回復」はお任せください。

責任と負担の重い理事長を引き受けてくれる人がいない。
住民が高齢化して理事のなり手がいない。
理事のなり手はいるが、話をまとめ活動を前に進めるリーダー役がいない。
自主管理を続けてきたが、いよいよ継続が難しくなってきた。
ずっと一人で理事長を引き受けてきたが限界にきている。
多くの区分所有者が外部に住んでいて理事会が開けない。
遠くに住んでいてマンションの様子や情報が不明で不安。
修繕も清掃も行き届いてなく、マンションがスラム化しないか心配。
管理者を管理会社に任せてきたけれど管理費や修繕積立金が残っているか不安。
これらの悩みをお抱えの管理組合を「プロ理事長による管理運営」で解決します。

プロ理事長派遣業務とは、理事長のなり手がいない理事会・理事会が成立しない管理組合のような、組合員(区分所有者)主体のマンション運営ができていない、または将来的にできなくなる可能性の高い管理組合に対し、当社をマンションの理事長(管理者と言います。)に選任していただくことで、マンション管理士が管理組合の執行役として運営全般をリードさせていただくサービスです。なお、当社はこの業務で「単に理事長職に座るだけ」は望んでおらず、当社のマンション管理士・一級建築士・一級建築施工管理技士が豊富な経験と知識をもってソフト・ハードの両面でマンションの諸問題をスピーディにカイゼンし、衰退・崩壊に向かっていたマンションの運営(経営と言っても良いでしょう)を∨字回復させることをポリシーとしています。

なお、当社「プロ理事長派遣」サービスは、大きく

  • 当社が理事長として全責任を負い、理事会は完全に廃止し区分所有者(組合員)は理事の負担から開放されるタイプと、
  • 理事会の組織は残し、当社は理事長「職」に選任していただき、理事長以外の理事は残して理事会の会合は継続するタイプ

の2通りがありますが、後者の場合は「理事会組織はそのまま残る」ため、理事のなり手不足問題は解決されません。なり手不足は課題となっておらず、理事会は存続させたままプロのアドバイスが欲しい場合は、理事会アドバイザー業務(顧問契約)のほうがリーズナブルなためお勧めしています。

プロ理事長派遣サービスの取り組みの様子がメディアに取り上げられています。

※プロ理事長派遣サービスの概念の元となる「第三者管理方式」(管理者管理方式)は、マンション管理を管轄する国土交通省(土地 建設産業局・不動産業課 住宅局 市街地建築課)が2012年(平成24年)に「マンションの新たな管理方式の検討」として詳細資料を公開したのをかわぎりに、2016年(平成28年)に改定した「標準管理規約」でも「理事長に外部者を設置する場合を想定した規約改定案」を例示するなど、マンションを取り巻く環境の変化から「近い将来において、より一般化するであろうマンション管理のあり方」として考えられます。

当社のプロ理事長派遣(第三者管理/理事長代行)業務は、次のようなタイプのマンション管理組合のお役に立つサービスです。

ファミリータイプのマンションで、理事会が定期的に開催されているような管理組合は、理事長を外部に委ねる必要はほとんどありません。
次のいずれかに該当するような管理組合には、プロ理事長派遣を検討する価値があります。
■組合員(区分所有者)が高齢化するマンション
マンション住民の多くが高齢化すると、理事会役員のなり手不足(病気や認知症・要介護・意欲減退・拒否)が深刻になる傾向にあります。理事会役員の人数が不足するか、理事の頭数が揃ったとしても責任と負担が圧倒的に重い理事長職のなり手がいないなど「機能不全」に陥る可能性が高くなります。こうなると、管理組合運営の多くを管理会社へ依存せざるを得なくなり、良くも悪くも管理会社主導の運営となってしまいます。

築25年を経過した小~中規模マンションや、比較的交通の便の悪い郊外地域のマンション・団地は、特に高齢化の波が押し寄せるのが早く、管理組合が機能不全になりやすくなるため、プロ理事長派遣(管理者管理/理事長代行)サービスは早めに検討するに値します。また、長らく自主管理を続けてきたマンションも同様です。

■組合員(区分所有者)の賃貸化(外部居住化)が進むマンション
組合員(区分所有者)がマンションに居住せず、賃貸に出したり空室にする部屋が増えると、理事会役員のなり手がなくなるばかりか、総会への関心も低下し、管理組合運営の機能不全が進行する傾向にあります。
■投資マンション(ワンルームマンションやDINKS仕様のマンション)
組合員(区分所有者)のほとんどが、部屋を所有し賃貸に出すことで家賃収入を目的としてマンションを購入しており、本人がマンションに居住していないため、理事会役員の引き受け手がほとんど現れなくなります。また、理事会役員のなり手がいたとしても、マンションに居住していないため、理事会のためにわざわざマンションの所在地まで足を運ぶことが物理的に難しく、理事会運営が一層困難になります。さらに、投資目的でマンションを購入する人のほとんどがマンション管理組合の運営に関心がなく、主体的な管理=経営次第で投資効果(資産価値)に影響を与えるにも関わらず、管理会社へ運営のすべてを依存せざるを得ないのが現状です。
■リゾート地域に立つマンション
組合員(区分所有者)のほとんどは、普段は都会で生活し、マンションを利用するのはたまの週末や長期休暇期間のみであることが多く、新築時から理事会役員のなり手はほとんど現れず、機能不全である可能性が高いといえます。また、組合員がマンションに居住していないため、理事会や総会を開催しても参加率が著しく低いのは投資用ワンルームマンションと同じです。そもそもリゾートマンション組合員のほとんどは経済的に恵まれており、マンション管理や修繕を管理会社へ丸投げする傾向にあることも、機能不全を引き起こし、資産価値を大きく減じるリスクを負う一因となっています。
■管理組合がないマンション・自主管理のマンション
新築時から管理組合のないマンションでは、当然として理事会はなく、管理規約、長期修繕計画等の運営上重要な書類もない状態で、いわば無政府状態といえます。特に平成バブル期より前に建築された、都心部の小規模マンションに多い傾向にあります。
また、いわゆる自主管理(管理会社に業務を委託していない)のマンションも、管理組合運営のノウハウを持つ管理会社が不在なことから、運営がガラパゴス化し、高齢化を迎えると一層運営が困難になる傾向にあります。
■組合員(区分所有者)同士でのトラブルや争いが継続しているマンション
上記のいずれにも該当しないマンションであっても、長年に亘り管理組合内部の人間関係がこじれ続けたり、特定の組合員による理事会活動の妨害が続くなど、正常な運営が阻害されているようなマンションでは、ファミリータイプで働き世代が多く居住する管理組合でも「理事をやりたくない」という方が多く、実質的に「なりて不足」の状態となり、機能不全を起こすことになります。

これらのマンションに共通する問題は、管理組合の執行部(中心)である理事会が機能不全を起こしているということです。

単に理事長の名義貸しではなく、マンション管理士等による「攻めの管理=経営」を行います

プロ理事長派遣(管理者管理/理事長代行サービスでは、原則として、管理組合に設置されている「理事長・副理事長・○○理事」といった役職や会合をなくし、日常の運営・営繕・課題解決は、当社が「プロ理事長(管理者)」として積極的に執行させていただきます。
また、管理会社とのやり取り(細かな連絡や報告受け/指示・提出書類のチェック/経費支出の承認/現場チェック等)はすべて当社が管理者として必要に応じて実施します。

なお、当社が管理者としてマンション管理に当たることは、より経営的な視点で次のような検討を行います。

  • 収支の向上(コスト削減や収入アップ)
  • 大規模修繕工事の検討や施工業者の選定
  • 清掃・植栽・防犯セキュリティ・保険等の見直し
  • 長期修繕(積立金)計画の見直し
  • (投資マンション等)借り手に喜ばれるインフラの設置
  • 管理会社の業務内容に対するチェック・指示
  • ルール(管理規約や使用細則等)の改定

これらの取り組みを通じて、居住者の「住み心地」だけでなく「不動産としての価値」の維持・向上を積極的に進めます。

当社のプロ理事長派遣サービス(管理者管理/理事長代行)は、

①理事(長)のなり手不足問題の解消だけでなく
②マンション管理・修繕の問題解決が正確かつ早くなり
③経営視点で住み心地と資産価値の向上を図れる

と、逆転の発想で管理組合へ貢献するサービスとして、自信を持ってお勧めいたします。

プロ理事長派遣(管理者管理/理事長代行)サービス紹介

《第三者管理(理事長代行)サービス における運営の流れ》

■Point①
プロ理事長(管理者)ミーティング(社内)
当社がプロ理事長として、マンションの個別問題を検討するとともに、住み心地や資産価値の向上に向けたソフト・ハード両面のアイデアを出し、スケジュールに落とし込み対応してゆきます。この時点で複数のマンション管理士に一級建築士や一級建築施工管理技士を交えて議論できるのが当社のマンション管理士事務所の強みです。
また、必要に応じて居住者(外部区分所有者)へアンケートを実施し、ご希望を汲み取りながら施策を実行します。
なお、管理規約に規定されている重要な事項については当社のみで決定はせず、必ず総会を開催し、組合員(区分所有者)に賛否を図ります。
■Point②
管理会社との実務者ミーティング・資料チェック
当社または管理会社のオフィスで、管理会社のフロント担当者と定期的なミーティングを開催します。理事会の「プロ同士版」と言ったところでしょうか。
月次報告(会計・保守メンテナンス・現地トラブル等)を精査すると共に、現場で起きている問題点を洗い出し、管理会社へ必要な指示や依頼を行います。
なお、管理費や修繕積立金の長期滞納者が現れた場合は、回収のための具体的な指示を出します。
また、Point①の「プロ理事長(管理者)ミーティング」で決定した事項を管理会社へ伝え、具体的なアクション依頼・指示します。
■Point③
マンション現場の訪問・調査
建物や設備の劣化状況や館内清掃・敷地回りの植栽状況、駐車・駐輪状況などをチェックするとともに、管理員や清掃員とコミュニケーションを取り、現場で起こっていることを確認、Point①の「プロ理事長(管理者)ミーティング」へフィードバックします。
なお、法令順守の観点で、当社がプロ理事長(管理者)をお引き受けすると同時に建物の「防火管理者」にも選任していただき、消防訓練(年1~2回)および日常点検(毎月)・消防署による査察(立入検査)への対応を実施します。
※防火管理者とは?(外部委託サービスのページへ)
■Point④
通常総会の開催
収支の決算報告や次期の予算案はもとより、プロ理事長(管理者)としての活動報告をさせていただきます。
またマンションの管理・運営において重要な内容や多額の管理費・修繕積立金の支出を必要とする事項、管理規約に「総会で決議する」ことが義務付けられている内容については、必ず総会へ上程し、組合員(区分所有者)である皆様からの賛否を図ります。プロ理事長が独断ですべての運営を進めることはありません。
これまで理事会が機能不全で管理組合の運営が困難であったマンションにとっては、皆様の負担が大幅に軽減されるだけでなく、マンション管理がスピーディにカイゼンされていくのを実感いただけます。

プロ理事長派遣サービスを通じてマンション運営をマンション管理士へ依頼するメリット

理事会が機能不全を起こし、マンション管理組合の運営が立ち行かなくなる危険性が高い管理組合。
では、当社がプロ理事長(第三者管理/理事長代行)をお引き受けすると、これまでの管理組合の運営とどう変わるでしょうか?

執行部はプロ理事長(管理者)のみ。理事会がなくなります(※)
Point①:まず、当社をプロ理事長(管理者)へ選任していただくことにより、管理組合の業務の執行は原則としてすべて当社のプロ理事長がお引き受けします。そのため、理事会組織は不要となります。(※)
理事会組織が不要になることで、理事のなり手不足が解消されることになり、組合員(区分所有者)である皆様の負担が大幅に軽減されます。
(※)理事会組織は残し、理事長「職」を当社がお引き受けし、理事会の会合を引き続き行う方式もあります。ご相談ください。
マンションの課題やトラブルの解決はプロ理事長が
Point②:これまでマンションで未解決であったあらゆる課題(会計・修繕・管理委託・法律・ルール・コミュニティ等)やトラブルの多くは、プロ理事長(管理者)として当社の経験豊富なマンション管理士や一級建築士・一級施工管理技士等のスタッフが解決に向けアクションを起こすため、これまでの住民主体の運営に比べ、問題解決が正確かつスピーディに図られることは、大きなメリットです。
プロ視点で「住み心地と不動産価値」の向上を図るマンション運営
Point③:当社がプロ理事長(管理者)としてマンション運営する「真のメリット」は、「住民の住み心地と不動産価値の維持・向上」に向けて、より具体的な施策が期待できることです。
プロ理事長は、いわば「執行権限のある外部取締役」のようなイメージで、マンション管理組合の利益になると判断したものを積極的かつ速やかに実行する(※)ことは、当社のプロ理事長派遣(第三者管理/理事長代行)サービスにおける大きなメリットであると自負しています。
(※)重要な案件については、これまで通り総会を開催し、組合員(区分所有者)の賛否を経て実行させていただきます。

プロ理事長派遣サービス採用いただいたお客様の声

東京都杉並区 Rマンション管理組合(1985年築 65戸) 監事:H様
第三者管理・管理者管理_マンション(当社によるプロ理事長ミーティングの)報告書を読んで安心いたしました。
入居されている方々が安心、快適に暮らせること、入居を検討されている方々が住みたいな、と思うようなマンションになったら良いと思っています。報告書から、御社の意気込みが伝わってきます。今後もよろしくお願いいたします。
東京都練馬区 Kマンション管理組合(1988年築 45戸) 元理事:A様
理事長代行・第三者管理・マンション当マンションは投資用物件(全戸ワンルーム)で、私を含め区分所有者のほとんどがマンションに住んでいないため、理事会のなり手がいても形だけで、理事会で集まることもなかなかできていませんでした。私自身も仕事やプライベートの都合で理事を続けることが難しい状況でした。このままでは管理組合と利害の一致しない管理会社のペースでマンションが管理され、良い方向へ向かわないと思い、メルさんへ理事長をお願いすることにしました。外部の方へ理事長をお願いすることには反対の声もありましたが、無事に総会で決議され、その後の管理会社とのやり取りや大規模修繕工事の支援の様子を確認し、プロ理事長派遣を採用してよかったと思っています。

料金

報酬イメージとなります。詳細は個別にご相談ください。

① 総戸数25戸程度の投資用ワンルームマンション
定額報酬:月額25,000~30,000円(税別)
② 総戸数25戸程度のファミリータイプマンション
定額報酬:月額35,000~45,000円(税別)
③ 総戸数50戸程度の投資用ワンルームマンション
定額報酬:月額35,000~40,000円(税別)
④ 総戸数50戸程度のファミリータイプマンション
定額報酬:月額50,000~60,000円(税別)
⑤ 総戸数75戸程度の投資用ワンルームマンション
定額報酬:月額50,000~55,000円(税別)
⑥ 総戸数75戸程度のファミリータイプマンション
定額報酬:月額60,000~70,000円(税別)
⑦ 上記以上の規模のマンションや他タイプのマンション
個別にご相談ください。
◇追加報酬について
①プロ理事長の通常業務を大幅に超える業務負荷が発生するケースを想定し、総会予算の中に予備費を設定していただき、総会承認のもとで予備費の範囲内で支出させていただくことがあります。なお、支出の明細は次期総会で決算報告に合わせて報告します。
②防火管理者も弊社にてお引き受けさせていただきます。(法令順守)

  • ※リゾートマンションの場合、遠隔地でも対応可能です。この場合、現地訪問時に出張費(東京⇔現地の交通費および宿泊費)を別途申し受けます。
  • ※マンションの規模(戸数)と報酬は連動していませんが、規模とかかる労力・時間には一定の関係があるため、規模が大きくなると報酬が上がる傾向にあります。具体的にご相談ください。

導入の流れ

プロ理事長派遣(第三者管理/理事長代行)サービス 導入の流れについて

メールまたは、お電話でお問い合わせ下さい
電話番号(フリーダイヤル) 0800-808-8081
携帯の方は 03-6416-5197

メールまたは電話でやり取りさせて頂いたうえで、お見積をご提供いたします。
※理事会や住民説明会等へ出席して業務内容や事例などのご説明をさせて頂きます。

原則として総会の決議を経てご発注いただきます。
※総快議案書の案は弊社にて作成いたします。
※秘密保持の念書をご用意致します。

よくある質問

理事会役員は必要ですか?
理事のなり手不足解消を一つの目的としたサービスのため、原則として理事会役員は当社(プロ理事長)以外に存在しなくなります。
ただし、プロ理事長である当社による業務履行と会計についてのチェック役として、「監事職」は原則としてこれまで通り組合員(区分所有者)から選任いただきます。
※監事も外部者から採用することが考えられます。
組合員が定期的に集まる会合はありますか?
組合員(区分所有者)の理事負担の解消を一つの目的としたサービスのため、原則として理事会はなくなりますが、総会は最低年1回必ず開催します。これは、当社のプロ理事長としての活動報告や決算・予算・将来における事業計画・その他重要検討課題について、当社から組合員(区分所有者)の皆様へ報告または提案させて頂き、皆様の承認を得て進める必要があるためです。
プロ理事長としての活動内容の報告はありますか?
通常総会(年1回)において、当社の活動報告書を添付いたします。
プロ理事長と管理会社との業務範囲は?
当社(プロ理事長)は、これまでの管理組合の「理事長」の仕事をそのままお引き受けします。また、日常の管理業務(会計・管理員派遣・清掃・設備点検・植栽など)は、これまで通り管理会社へ委託していただきます。
なお、管理会社からの報告・連絡・相談事項は、これまでの理事会(理事長)に代わり、当社(プロ理事長)が管理者として対応します。
管理会社に理事長(管理者)もすべて委ねる方法も考えられませんか?
管理会社へ理事長を委ねる方法も考えられます。理事会役員のなり手不足解消にはなります。
ただし当社では、次の理由でお勧めしていません。
・そもそも管理会社へ委託している日常業務のチェック役が不在となる
・大規模修繕工事などの修繕工事の発注に透明性がなく(癒着・談合リスク)、工事費が割高になる可能性が高くなる
・もともと管理会社は「日常のメンテナンスや保守」に長けている業態であり、一歩踏み込んだ「改善・改良・予防」的な発想は一般的に持ち合わせていません。
プロ理事長(第三者管理/理事長代行)方式のリスクと対応は?
1)管理組合の財産である管理費や修繕積立金を執行するのはプロ理事長(管理者)の業務になります。管理組合の代表者印である理事長印と管理組合の口座(通帳)とを一人(一社)に持たせることは大きなリスクとなります。
当社では、理事長印は所持し、口座(通帳)は従来通り管理会社に所持してもらいますので、当社が不正にお金を引き出すことはできません。
2)管理者として、業務の推進が滞ることのないよう、総会で必ず活動報告を行い、来期の事業計画も提示します。
さらに、当社の具体的な活動(上述のプロ理事長ミーティングや現地調査・管理会社との打ち合わせ)については、組合員(区分所有者)の陪席を認めるなど、オープンにしております。
3)プロ理事長(管理者)である当社が管理会社や大規模修繕工事会社等との間で癒着してしまうと、皆様が毎月支払っている修繕積立金が必要以上に使われてしまいます。当社ではプロ理事長派遣をお引き受けする際に取り交わす契約書に、損害賠償の条項を設けています。また「一切癒着しない旨の誓約書」を提出させていただきます。
とはいえ、最終的には管理組合と当社との信頼関係が大前提となります。契約期間は1年ですが、期間内でも契約を速やかに解約できる条項を設けることも可能です。
防火管理者のなり手もいません。
法令順守の観点から、当社がプロ理事長派遣サービスをお引き受けする際には、原則としてマンションの防火管理者も合わせて当社に選任していただきます。