困った! 管理組合の運営

プロ理事長派遣

管理者管理(第三者管理・理事長代行)

第三者管理(管理者管理)サービスとは、従来型の「組合員(住民)が持ちまわりで行う理事会が中心となる管理組合運営」ではなく、組合員ではないプロの外部者(ここでは当社)が「管理者(理事長代行)」となり、皆様に代わってマンション管理組合の運営を行うサービスです。
マンション管理組合の運営危機を乗り越え、住み心地と資産価値の向上を図る新たな方法として、「理事長をプロのコンサルタントに外注する」第三者管理方式を検討しませんか?
マンション理事長代行(管理者管理・第三者管理)
※朝の情報番組「とくダネ!」(フジテレビ系列)に当社の第三者管理の取り組みの様子が取り上げられました!
フジテレビ系列「とくダネ!<真相チェイス!直撃御免>」(2013年10月24日)に、マンション管理士による第三者管理(理事長代行)の取り組みが取り上げられました。

当社の第三者管理(理事長代行)サービスは、次のようなマンションに向いています

管理組合の運営危機を乗り越える方法としての「理事長代行(管理者管理)方式」。
次のいずれかに該当するマンションは、いずれも管理組合の運営が危機状態にある(または近い将来危機状態になる)可能性が高く、管理組合の運営を住民(組合員)主体で行うより、理事長(管理者)をプロのコンサルタントへ外注する第三者管理へ切り替えることをご提案いたします。
■組合員(区分所有者)が高齢化するマンション
マンション住民の多くが高齢者になると、理事会役員のなり手不足(病気や要介護・意欲減退・拒否)が深刻になります。理事会の役員人数が不足するか、役員の頭数が揃ったとしても議論が活性化せず、話し合いが出来ない「機能不全」に陥る可能性が高くなります。こうなると、管理組合運営の多くを管理会社へ依存するようになり、良くも悪くも管理会社主導の運営となってしまいます。

築25年を経過した小~中規模マンションや、比較的交通の便の悪い郊外地域のマンション・団地などは、特に高齢化の波が押し寄せるのが早く、管理組合が機能不全になりやすくなるため、第三者管理(理事長代行)サービスは早めに検討するに値します。

■組合員の賃貸化が進む・外国人所有者が増えるマンション
組合員(区分所有者)が自ら住まず転居し、賃貸に出す部屋が増えると、理事会役員のなり手がなくなり、管理組合運営が機能不全になりやすくなります。また、昨今では外国人による投資目的のマンション購入が増え、一層の賃貸化が進行するものと考えられます。このように賃貸化が進むマンションも、管理組合の運営を良くも悪くも管理会社へ依存せざるを得なくなります。
■投資用(ワンルーム)マンション
組合員(区分所有者)のほとんどが家賃収入を目的としてマンションを所有しており、そこに居住していないため、理事会役員の引き受け手がほとんど現れなくなります。また、理事会役員のなり手がいたとしても、マンションに居住していないため、わざわざ一堂に会することが物理的に難しく、理事会運営が一層困難になります。さらに、投資目的でマンションを購入する人のほとんどが、投資効果(資産価値)に影響を与えるマンション管理や修繕に関心がなく、良くも悪くも管理会社へ運営のすべてを依存せざるを得ないのが現状です。
■リゾートマンション
組合員(区分所有者)のほとんどは、普段は都会に居住し、マンションを利用するのはたまの週末や休暇期間のみであることが多く、理事会役員のなり手がほとんど現れず機能不全になるリスクが高いです。また、組合員がマンションに居住していないため、理事会や総会を開催しても参加率が著しく低いのは、投資用ワンルームマンションと似ており、結局、運営のすべてを管理会社へ依存せざるを得なくなります。さらに、そもそもリゾートマンション組合員のほとんどは経済的に恵まれており、マンション管理や修繕を管理会社へ丸投げする傾向にあることも、機能不全を引き起こす一因となっています。
■管理組合がないマンション
新築時から管理組合のないマンションでは、当然として理事会はなく、管理規約、長期修繕計画等の運営上重要な書類もない状態で、いわば無政府状態といえます。特に平成バブル期より前に建築された、都心部の小規模マンションに多い傾向にあります。
■管理組合(理事会)が長期間にわたり混乱しているマンション
上記のいずれにも該当しないマンションであっても、長年に亘り管理組合内部の人間関係がこじれ続けたり、大規模マンション内部で派閥が起きて争いが続いているようなマンションでは、理事会役員のなり手がいても課題の解決がほとんど進まず、機能不全を起こすことになります。

これらのマンションに共通する問題は、管理組合の執行部(中心)である理事会が機能不全を起こしている、ということです。

理事長の名義貸しではなく、攻めの管理=経営を行います

第三者管理(理事長代行)サービスでは、管理組合に設置されていた「理事長・副理事長・○○理事」といった役職や、役員間の会合である「理事会」を原則としてなくし、日常の管理運営・営繕は当社が「管理者(理事長のようなもの)」として執行させていただきます。

もちろん管理会社とのやり取り(細かな連絡や報告・提出書類のチェック・指示・現場チェック等)はすべて当社が管理者(理事長代行)としてお引き受けします。

なお、当社が管理者としてマンション管理に当たることは、より経営的な視点で管理組合の運営に当たることを意味します。
例えば、

・コスト削減(管理費会計の支出や営繕工事)や管理組合収入アップ検討
・ルール(管理規約や使用細則等)の適切な改定
・管理会社の業務内容に対するチェック・指示
・清掃・植栽・防犯セキュリティ・保険等の見直し
・長期修繕(積立金)計画の見直し
・大規模修繕工事における工事費削減やバリューアップ検討

これらへの具体的な推進を通じて、「住み心地」だけでなく「不動産としての価値」の維持・向上を積極的に進めることをお約束いたします。

プロとしてマンション管理組合の重要なポジションをお預かりする以上、単に「理事役員の成り手不足を解消する」といった形式的な支援をする気は全くありません。マンションの改善・改良に責任をもって取り組ませて頂きます。

当社の第三者管理(理事長代行)サービスは、

①理事(長)のなり手不足問題の解消だけでなく
②マンション管理・修繕の問題解決が正確かつ早くなり
③経営視点で住み心地と資産価値の向上を図れる

と、逆転の発想で管理組合へ貢献するサービスとして、自信を持ってお勧めいたします。

第三者管理方式よる理事長代行 サービス紹介

第三者管理(理事長代行)サービスでは、管理者(理事長)を当社がお引き受けし、組合員である皆様が行ってきた「理事会」は不要と説明しました。では、皆様から運営をお預かりした後、実際の管理組合運営はどのように行っていくのでしょうか?

《第三者管理(理事長代行)サービス における運営の流れ》

理事長代行コンサルティング

■Point①
プロのコンサルタント(マンション管理士・一級建築士・一級建築施工管理技士)による社内ミーティングの実施
当社が管理者(理事会代行者)として、運営面のプロであるマンション管理士だけでなく、営繕・修繕のプロである一級建築士・一級建築施工管理技士とともに、マンションの運営や営繕・修繕について、「住み心地」と「不動産価値」の維持・向上を目指す前提で議論し、運営方針へとつなげています。
ここでは、マンションの現状確認と起こっている問題の解決に向けた意見交換を行い、マンション管理=マンション経営の視点で具体的な改善・改良・改革に向けたアクションを決定、実行します。
なお、管理規約に規定されている重大なアクションについては、必ず総会を開催し、組合員の賛成のもとで実施します。
■Point②
管理会社との実務者ミーティングや業務チェックを実施
当社が管理者(理事長代行)として、管理会社の担当者から月次報告(会計・保守メンテナンス等)を受け、報告内容を精査すると共に現場で起きている問題点を洗い出します。
なお、管理費や修繕積立金の長期滞納者が現れた場合は、回収のための具体的な指示を出します。
また、Point①の「社内での管理者ミーティング」で決定した事項を管理会社へ伝え、具体的なオペレーションを指示・依頼します。
■Point③
マンション現場の訪問・調査
建物や設備の劣化状況や屋内外の清掃・植栽状況等をチェックするとともに、管理員や清掃員とコミュニケーションを取り、現場で起こっていることを確認、Point①の「社内での管理者ミーティング」へフィードバックします。
なお、当社が管理者(理事長代行)をお引き受けする場合は、原則として建物の防火管理者にも就任させていただき、日常点検や消防訓練を実施します。
■Point④
通常総会の開催
収支の決算報告や予算案はもとより、管理者としての年間活動報告をさせて頂きます。
またマンションの運営において重要な議案や、多額の管理費や修繕積立金の支出を必要とする事項については、必ず総会へ上程し、組合員(区分所有者)である皆様からの賛成を経てから実行します(※)。当社が独断ですべての運営を進めることはありません。
これまで理事会が機能不全で管理組合の運営が困難であったマンションにとっては、皆様の負担が大幅に軽減されるだけでなく、マンション管理がスピーディに改善されていくのを実感いただけます。
(※)総会で決議すべき内容は管理規約に記載されています。

第三者管理方式を通じてマンション運営をプロに依頼するメリット

理事会が機能不全を起こし、マンション管理が立ち行かなくなる危険性が高い管理組合。
では、当社が第三者管理(理事長代行)を行うと、これまでの管理組合の運営とどう変わるでしょうか?

『執行部はプロ理事長(管理者)のみ。理事会制度はなくなります(※)』
Point①:まず、当社が理事長(管理者)へ就任することにより、管理組合の業務の執行は原則としてすべて当社がお引き受けします。そのため、理事会組織は不要となります。(※)
理事会組織が不要になることで、理事のなり手不足が解消されることになり、組合員である皆様の負担が大幅に軽減されます。(※)理事長を当社がお引き受けしつつ、理事会を残す方式もあります。ご相談ください。
『マンションの課題解決が正確かつスピーディに』
Point②:これまでマンションで発生し、未解決であったあらゆる問題(会計・修繕・保険・管理会社対応・法律・ルール・マナー・コミュニティ)の多くが、当社の経験豊富なマンション管理士や建築士・施工管理技士等のスタッフが解決に向けアクションを起こすため、これまでの理事会(組合員)主体の運営に比べ、問題解決が正確かつスピーディに図られることは、大きなメリットです。
『経営視点で「住み心地と不動産価値」の向上を図ります』
Point③:当社が管理者(理事長)としてマンション運営する一番のメリットは、「住民の住み心地と不動産価値の維持・向上」に向けて、より具体的な活動ができる」ことです。いわば「執行権限のある外部取締役」のようなイメージで、マンション管理組合の利益になると判断したものを積極的かつ速やかに実行する(※)ことは、当社の第三者管理(理事長代行)サービスにおける大きなメリットであると自負しています。

(※)重要な案件については、これまで通り総会を開催し、組合員の承認を経て実行されます。

第三者管理方式を採用したお客様の声

東京都杉並区 Rマンション管理組合(1985年築 65戸) 監事:H様
第三者管理・管理者管理_マンション(当社スタッフによるマンション戦略会議の)報告書を読んで安心いたしました。
入居されている方々が安心、快適に暮らせること、入居を検討されている方々が住みたいな、と思うようなマンションになったら良いと思っています。報告書から、御社の意気込みが伝わってきます。今後もよろしくお願いいたします。

東京都練馬区 Kマンション管理組合(1988年築 45戸) 元理事:A様
理事長代行・第三者管理・マンション当マンションは投資用物件で、私を含め所有者のほとんどがマンションに住んでいないため、理事会のなり手がいても形だけで、理事会で集まることもなかなかできていませんでした。私自身も仕事やプライベートの都合で理事を続けることが難しい状況でした。このままでは管理組合と利害の一致しない管理会社のペースでマンションが管理され、良い方向へ向かわないと思い、メルさんへ理事長をお願いすることにしました。外部の方へ理事長をお願いすることに反対の声もありましたが、無事に総会で決議され、その後の管理会社とのやり取りや大規模修繕工事の支援の様子を確認し、第三者管理を採用してよかったと思っています。

料金

導入の流れ

第三者管理(理事長代行)サービス 導入の流れについて

メールまたは、お電話でお問い合わせ下さい
電話番号(フリーダイヤル) 0800-808-8081
携帯の方は 03-6416-5197

メールまたは電話でやり取りさせて頂いたうえで、お見積をご提供いたします。
※理事会へ出席して業務内容や事例などのご説明をさせて頂きます。

原則として総会の決議を経てご発注いただきます。
※秘密保持の念書をご用意致します。

よくある質問

理事会役員は必要ですか?
理事のなり手不足解消のため、原則として理事会役員は管理者(理事長代行=当社)以外に存在しなくなります。
ただし、理事長(当社)による業務履行と会計についてのチェック役として、監事はこれまで通り組合員から選任いただきます。※監事も外部者から採用することが可能ですが、別途費用がかかります。
理事会のような組合員が定期的に集まる会合はありますか?
理事のなり手不足解消のため、上記の回答の通り、原則として理事会役員は存在しなくなります。そのため、理事会の会合はなくなります。
総会もなくなるのでしょうか?
総会は最低年1回必ず開催されます。これは、当社の管理者としての活動報告や決算・予算・将来における事業計画・その他重要検討課題について、当社から組合員の皆様へ報告または提案させて頂き、皆様の承認を得て進める必要があるためです。
管理者としての活動内容の報告はありますか?
はい、年1回必ず実施される通常総会において、当社の活動報告書を添付いたします。
管理者と管理会社との業務範囲は?
管理者(当社)は、いわば理事長代行ですので、理事長としての仕事に特化します。
例えば、日常の管理業務(会計・管理員派遣・清掃・設備点検・植栽など)は、従来通り管理会社へ委託していただきます。
そして管理会社からの報告・連絡・相談を当社が管理者として皆様に代わり対応します。なお組合員(皆様)が理事会として受けていたこの対応を当社が管理のプロとして受ける分、管理会社に対するチェックは厳しくなり、対応が早くなります。
管理会社に管理者もすべて任せてしまう方法もありますか?
管理会社へ理事長役も任せる方法もあります。理事会役員のなり手不足解消にはなります。
ただし当社では、次の理由でお勧めしていません。
・そもそも管理会社へ委託している業務のチェック機能がまったく働かない
・大規模修繕工事などの工事発注に透明性がなく(癒着・談合リスク)割高になる可能性がある
・もともと管理会社は「日常のメンテナンスや保守」に長けている業態であり、一歩踏み込んだ「改善・改良の提案は期待できません。従って、管理会社に管理者も依頼するメリットは「理事のなり手不足解消」のみと考えられ、マンション管理士等のプロが行う第三者管理に比べ、その価値が半減以下であると考えます。
第三者管理(理事長代行)方式のリスクと対応は?
1)管理組合の財産である管理費や修繕積立金を執行するのは管理者の業務になります。管理組合の代表者印である管理者印と管理組合の口座(通帳)とを同時に保管することは大きなリスクとなります。
当社では、理事長印は所持し、口座(通帳)は従来通り管理会社に所持してもらいますので、当社が不正にお金を引き出すことはできません。
2)管理者として、業務の推進が滞ることのないよう、総会で必ず活動報告を行い、来期の事業計画(ビジョン)も提示します。
さらに、当社の具体的な活動(スタッフ間の定期ミーティングや現地調査・管理会社との打ち合わせ)を組合員の皆様に陪席いただくなど、オープンにしております。
3)管理者である当社が管理会社や大規模修繕工事会社等との間で癒着してしまうと、皆様が毎月支払っている修繕積立金が必要以上に使われてしまいます。当社では管理者業務をお引き受けする際に取り交わす契約書に、損害賠償の条項を設けています。また「一切癒着しない旨の誓約書」を提出させていただきます。
とはいえ、最終的には管理組合と当社との信頼関係が大前提となります。契約期間は1年ですが、期間内でも契約を速やかに解約できる条項を設けることも可能です。
管理者報酬は?
マンションの状況により当社の支援ボリュームや難易度が異なります。個別にご相談下さい。
なお報酬の考え方は、月額定額報酬+オプション報酬+防火管理者報酬となっております。