管理委託内容見直しコンサルティング業務

管理会社サービス品質と管理委託費用とのバランスに満足していますか？

　マンション管理組合が管理会社に対して持つ｢不満や疑問｣は実に様々です。

その例としては、

・フロントマン（担当者）や管理人の対応が遅い、仕事の精度が低い
・フロントマンが管理組合員に対し専門知識を振り回し高圧的である
・フロントマンの説明が専門用語を多用しすぎるためわかりづらい
・フロントマン交代のたびに、管理組合についての引継ぎがなされていない
・管理会社が分譲主（ディベロッパー）の子会社で、管理組合より親会社の意向を重視する
・管理会社そのものの対応に誠意が見られない
・清掃や植栽などの美観に直接影響する業務の作業品質が悪い
・清掃や植栽などの業務を管理会社が下請けに丸投げしており、マネジメント（品質監理）ができていない
・管理人や清掃員の勤務時間が作業ボリュームと比較して短い（長すぎる）
・管理委託内容についての作業報告書や提案書が出てこない
・管理委託内容（業務仕様）があいまいなため、フロントマン（担当者）へどこまで仕事を依頼して良いかわからない
・管理委託費が周辺マンションと比べ割高と思われる
・修繕工事等の見積もりが高く、内容が不透明である
・修繕工事等の施工会社が管理会社指定であり、管理組合で選べない
・その他

があり、一つまたは複数の課題・悩み・疑問が絡み合うことで、大きな不満やトラブルへと発展します。

当所では、マンション管理組合が抱える上記のような課題・悩み・疑問をお聞きし整理した上で、
・管理会社への是正要求
・管理委託契約書(業務仕様）の改訂
・管理委託費用の内容調査
・管理費削減
・管理会社変更
・清掃や植栽等業務の分離発注
・管理委託業務の品質監理
など、マンション管理組合ごとの実情に応じてマンション管理士等が的確な対応策をご提案いたします。

管理委託内容見直しにおける３つのお約束

１．マンション管理士を中心としたマンション管理業界経験の豊富なコンサルタントが、マンション管理組合が個別に抱える課題・悩み・不満・トラブル等を整理します。また潜在的な問題点を浮き彫りにして、理事会役員に極力負担のかからない方法での具体的な解決案を提示いたします。

２．管理費を見直す際に「闇雲にカットする」前提で進めると、必ず管理会社が提供するサービス品質の低下を招き、居住者の住み心地や資産価値の低下につながる恐れがあります。そのため当所では、「妥当なサービスを根拠に基づいた最適価格で提供される」よう、管理組合の立場に立ちリスク最小限に抑えたご提案をいたします。

３．コンサルティングの結果、管理会社や専門会社（エレベーター保守点検や清掃・植栽など一部の業務を請け負う会社）が変更になった場合、または管理委託契約（業務仕様）内容が変更になった場合、「安かろう悪かろう」とならないよう、新たな管理会社等が業務を適切に履行しているかを一定期間にわたり監理します。

具体的な進め方（例：管理委託内容・管理会社見直しおよび管理費削減）

１．総会にて当所採用を決議の上、当所との間でコンサルティング業務委託契約を締結していただきます。

２．現在の管理委託契約書（業務サービス仕様）内容を精査し、管理組合が望むサービス内容を反映した仕様へとカスタマイズします。
　一般的に、多くのマンション管理会社が提案する管理委託契約は国土交通省が例示したものに準拠しており、その内容が曖昧であったり管理会社に有利な内容となっていることが多々あります。そこで当所では管理組合の立場で、かつ曖昧な表現をなくした、いわばマンション独自の管理委託契約書（業務仕様）への修正（カスタマイズ）を提案しています。
　カスタマイズされた契約書は、後述の管理会社等による相見積時には精度の高い「設計書」「金抜明細書」代わりとなるため、見積金額の比較が容易になると同時に、管理会社等変更後の業務履行チェックに活用することができます。

３．カスタマイズされた管理委託契約仕様書を用い、管理会社等の相見積りを実施します。

　ここでは管理会社だけでなくエレベーターや機械式駐車設備等の保守点検や清掃・植栽等を行う地元の専門会社へも見積もり依頼をすることで、「価格と品質」の競争原理を働かせることが可能です。
※現行の管理会社にも見積もりに参加し、競争原理のもとで適切な価格を提示してもらいます。
※見積価格の妥当性については、マンション管理士等の専門知識・経験を持つコンサルタントがチェックすることで、不当に安い（価格と品質とのバランスの保証が期待できない）見積を防ぐことが可能です。

４．理事会役員と共に書類選考や公開面接（ヒアリング）等を通じ管理会社等の選定を行い、最終的にコストと品質のバランスが取れ、かつ管理組合のニーズに合致した管理会社等を選定することが可能です。

５．総会にて管理委託契約内容および管理会社等ならびに管理委託金額について組合員の承認を頂きます。

６．上記で総会承認された場合、原則として総会開催月から3ヶ月間を上限として、新旧管理会社間の引継ぎ期間を設け、当所が引継ぎをサポートします。

　ここでは過去の管理組合資料や分譲当初資料（竣工図や行政への申請書類等）や会計資料（総勘定元帳や領収書綴り等）・通帳・共用部分鍵などの確認・受け渡しを行い、体制変更後のトラブルを防ぎます。
　また新管理会社には、引継ぎ期間を利用して管理員や清掃員・警備員・コンシェルジェ等の新規雇用や現地研修、備品の購入、フロントマンやその上司などによる事前の下見などを実施させ、新体制スタート後も管理組合へ切れ目なくサービス提供するよう指導します。

７．新管理体制スタート後は原則として１年間、新管理会社等が管理委託契約書（業務仕様）に基づき業務を履行できているかについて、理事会への出席や現地抜き打ち調査・各種報告書類チェックなどを通じて監理を行い、必要に応じて指導を実施します。
　またこの期間中はマンション管理組合（理事会）と新管理会社等との認識のズレなどを調整し、お互いに信頼関係を築きつつ管理業務を委託する・される関係となれるような仲立ちの役目も果たします。

管理委託内容見直し　当所採用のメリット

1. 単にマンション管理士の立場を利用して管理会社へ圧力をかけるようなことはせず、管理委託契約書（業務仕様）の内容と現状とを比較した上で、根拠を持って具体的な善処を促します。
2. 第三者の視点から、問題解決のために管理会社の変更をも辞さない状態と判断した場合、管理組合のご要望により３～１０社程度の管理会社を提案するか、公募の方法により複数の管理会社を募集し会社選定をフォローします。
3. 上記2.の場合、現状の管理品質レベルにより、専門業務（エレベーターや機械式駐車設備等の保守点検や清掃・植栽など）についても地元の専門会社を中心に会社選定をご提案いたします。業務品質の高い専門会社を選定すると同時に、業界特有の「孫請け・ひ孫請け体質」による中間マージンを抑制することが可能となります。
4. 上記１～３の作業はすべて当所が行いますので、仕事や家庭の忙しい理事会役員の労力を軽減します。
5. 当所はいずれの管理会社等にも属さない独立した事務所であり、特定の管理会社等の紹介や金銭授受は一切ありません。また管理会社変更を実施する際には、管理会社選定プロセスの透明化をはかることで、他の管理組合員からの反対や疑念を持たれるリスクを大きく減らすことができるため、理事会役員として安心して取り組むことができます。
6. 管理会社変更後もマンション管理士等の専門家が一定期間にわたり監理に入るため、業務品質チェックを理事会役員が実施する負担を軽減することが可能です。

コンサルティング報酬について

1. コンサルティング報酬（目安）：
   　例）管理会社への是正要求内容が軽微な場合：１０５,０００円～（税込）
   　例）管理委託契約見直し・管理会社選定、業務管理等を含む場合：
   　　８４０,０００円～（税込み）
   　※マンションの規模や問題解決方法により業務ボリュームが異なるため、報酬もマンション
   　　　　毎に異なります。詳細はお問い合わせください。業務内容と明細を提示いたします。
   　※原則として、管理費削減を主目的とした「成功報酬制」は採用していま
   　　せんが、管理委託品質を落とさずに大きなコスト削減が見込めると双方が
   　　判断した場合は、お客様のご要望により対応します。ご相談ください。

まずはお気軽にご相談ください。

1. メールまたは電話にてお問い合わせください。
2. ご希望に応じて「管理委託契約内容の妥当性チェック」などを行います。（いくつか資料をお預かりの後、約３～５営業日後には書面（データ）で回答いたします。）
3. ご要望に応じて理事会にて当事務所の取り組み内容やノウハウ・取り組み事例などのご説明を実施させていただきます。
4. ご要望により、理事会が主催する公開型の住民説明会の場で重ねてご説明させていただくことも可能です。
5. 当事務所からのご提案に皆様がご納得の上で臨時総会を開催していただき、当社の採用を決議いただきます。

※上記１～５は無料となっております。

最後に

　多くのマンション管理組合にとって、現行の管理委託契約内容（業務仕様）は新築分譲当初より「特定の管理会社から」「決められた内容で」あることがほとんどですから、自分たちで希望するサービスを管理会社へ要望し、しっかりと監理することで、サービス品質を高めることが可能です。
　また、管理会社へ支払う管理費は、日々のランニングコストで構成されており、サービス品質と比較し割高なコストを支払っている場合、管理委託内容見直しに少しでも早く着手すれば、それだけ管理費削減（＝コスト節約）効果が高くなります。

　この機会に、管理会社が提供する「管理サービス」という高額な『商品』を自分たちの意志で吟味し購入し直すことをお勧めいたします。

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