お知らせ

2007.03.11

メールが管理組合をダメにする!?(3)

 最近、管理組合役員同士や管理会社(フロントマン)とのやり取りに電子メールを使う人が多くなりました。
 しかし、そのやり取りの内容によってはメールを使わないほうが良い場合があります。


そこで、メールでのやり取りの向き・不向きをまとめてみました。

1)メールでのやり取りが向いている文章とは
 ⇒相手に回答を求めない「報告」など
 ⇒大勢の相手にいっせいに知らせたい「お知らせ」
 ⇒急がない内容
 ⇒相手が「YES・NO」で簡単に回答できるような質問やお願い
 ⇒お礼の言葉など

2)メールでのやり取りが向かない文章とは
 ⇒クレームや注意を促すような内容
 ⇒「YES・NO」で簡単に回答できないような質問
 ⇒微妙なニュアンスを含んだ(誤解を生む可能性がある)内容
 ⇒緊急に伝えたいような内容
 ⇒やたらと長い文章

 メール文章には、温度やニュアンスを伝えるのが難しい、という欠点があります。
 相手にとって都合の悪い内容は、「より悪く」受け取られ誤解が生じますし、高度な判断を求めるような文章は、受け取り方の違いで間違った解答となり戻ってくることで、やはり誤解を生みます。

 原則としては、「誰にでも間違いなく伝わるような簡単な内容」「報告・連絡」「前向きなお礼」などにメールを活用することをお勧めします。

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