お知らせ

2006.08.04

マンション管理の継続性(2)

マンション管理運営に熱心で多くの改革を成し遂げた理事会役員たちが、知識・経験ゼロの次期役員に対してこの流れをどう継承していくか、、、

「マンション管理の継続性(1)」はこちらです


 そこで、せっかく積み上げてきた「苦難の上の財産」を、次期理事会へ上手に引き継いでいく方法と課題をいくつか書きます。
 なお、マンションによって適した形は異なりますのでお気をつけください。



まず、引継ぎ事項を書類で整理しておくことを大前提に、、、

1 理事会役員の半数入れ替え

 最近のマンション管理関係の書籍などを見ると一番書かれている方法です。
理事会役員の任期は2年とし、理事の半数が1年ごとに入れ替わるというものです。人のつながりが続くことで、管理の歴史も継続しやすくなります。

 この場合、1年目の理事会役員が2年目の役員へ「おんぶにだっこ」になったり、知識経験に勝る2年目理事に遠慮してしまい、1年目と2年目の間に微妙な温度差が生まれることがありますので注意してください。

 「任期2年は長い!大変だ!」と主張する人もいますが、仮に理事会が毎月あったとしても、年にたったの12回です。戸数がすくなく課題も多くないマンションであれば、2ヶ月に1回の理事会でも良いです。そうすれば、1年でたったの6回、2年で12回と思えば、それほど大変ではありませんよね。



2 顧問(アドバイザー)理事の創設

 過去に理事会役員を経験し活躍した人が、理事会のアドバイザーとして理事会に参加する方法です。
 熱心な人がそのまま理事会に留任することで、過去の歴史がかなり濃密に引き継がれます。

 問題は、熱心な人が権力を持ってしまうことです。顧問になろうとする人の多くは、多くの知識経験を積み、管理会社やディベロッパー等と戦ってきた「自負心」が生まれてきますので、新役員に対し過去の歴史を引き継ぐだけでなく、(お節介にも)管理組合の未来にまで「こうすべきだ」とレクチャーを加えてくることが往々にしてあります。しかも、(特に管理会社との関係など)顧問の主観が入った引継ぎになりやすく、間違った方向へ進んでしまうことも十分に想定できます。

 新任の理事会役員は、彼らのやり方に反対しようにも専門知識や経験で敵わないし、議論することで居住者間にいざこざを起こしたくありませんから、顧問の提案を渋々受け入れるようになり、次第に理事会は顧問の一人舞台となります。まさに「裏理事長」ですね。
 顧問の任期や発言権(理事会での議決権)などについて、明確な規定を設ける必要がありますが、それらのルールを作るのも顧問理事だったりすると、もうどうしようもありません。



3 オブザーバー制度の創設

 上記2.の顧問理事との違いは、
・1年間理事を務めた人のうち、理事長・副理事長などに新役員の「オブザーバー」として、一定期間理事会に出席してもらう
※一定期間とは、1年間でも良いし、新役員の助走期間として2~3ヶ月でも良いです。)
・アドバイザーには理事会での発言権はあっても議決権はない

と言った感じで、顧問より権限を限定した、円滑な引継ぎのみを目的とした制度と言えます。

 この場合、引き継ぐべき内容を明確にしておかないと、引継ぎ期間がズルズルと延びてしまい、理事とオブザーバーとの関係が「なあなあ」になってしまいます。
 きっちりと引き継ぎ期間を決め、計画的に進めていきましょう。



 以上のように、マンション管理の歴史を引き継ぐには様々な方法があります。



 繰り返しになりますが、引継ぎの問題点として共通していることは、

前期理事会役員がしゃしゃり出てはいけない、ということです。


 引き継ごうと思う人に多いのは、マンション管理に熱心な余り、「良かれ」と思って必要以上に関わり続けること、そして押し付けがましくなることです(特に高齢の方にとても多い)

 目的はあくまで「歴史を正直に、適正に引き継ぐこと」と、「新役員が間違った方向へ進まないように、方向がぶれそうになったときに修正してあげること」これだけです。
 これ以上のアドバイスや介入はすべて「過保護」「余計なお世話」になります。


 親は子供をある程度育てたら、後は(人の道を外さないよう注意をしつつ)自由にやらせてあげるのが大切です。

 子離れしましょう、理事会離れしましょう。




※上記の引継ぎに、
「管理会社(フロント・管理員)による書面を使った引継ぎフォロー」
が加わると、さらに引き継ぎ精度が高まります。

 管理組合と管理会社との信頼関係が出来ていれば、管理会社のフォローは大きな力になります。何しろマンション管理の実務を一番把握しているのは管理会社であり、客観的に説明できるのも管理会社であり、その中でも管理員は現場を最も把握していますから、彼らの引継ぎフォローがつけば理想の形です。

 引き継ぎ内容に「管理会社に不利な話」が入ってくると、彼らの関与が邪魔になってきますが、そういう状態であればそもそも管理会社にはフォローをお願いしていないでしょう。



歴史が繰り返さないように、良いものを作ったら長く維持できるような仕組みづくりをしましょう。



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