目的別コンサルティング

文書保管・電子化サービス「しょこさん」

こんな問題で悩んでいませんか?

もし、あなたのマンション管理組合が、文書などの書類の保管を紙で行っているとしたら、次のような問題や悩みを抱えていませんか?

  • ・マンション内の倉庫や書庫が書類でいっぱいでこれ以上入らない!
  • ・管理室が狭く、書面の保管場所がなく困っている!
  • ・集会室の収納に過去の資料がダンボールで山積みに!
  • ・前期の理事長から引き継いだ膨大な書類をどう整理すれば良いの?
  • ・過去の文書や古い書類・資料を処分したいが、どれを捨てれば良いの?
  • ・文書ごとに何年保管すれば良いの?
  • ・竣工図面など重要書類が劣化していく!
  • ・外部のトランクルームやストレージは保管料が高くてもったいない!

また、文書などの書類を紙ではなくデータ化(電子化)している場合でも、管理組合で次のような課題や要望がありませんか?

  • ・過去の理事会総会の記録や工事見積・建物調査報告などのファイルをすばやく探せない!
  • ・データが多すぎて、電子化されたファイル群から必要な情報を探すのに時間がかかる!
  • ・資料を電子化するのに、スキャンとデータファイルへの名付けに手間がかかる!
  • ・PDFファイルへ電子化していても、ファイル名がバラバラで、どのデータをどこへ保管したかわからなくなった!
  • ・文書保管ルールはあるが、理事が替わると守られなくなり、データの整理や電子化そのものが続かない!

こんなサービスがあったら便利ではありませんか?

管理組合で毎月発生するすべての書類を、当社指定の封筒へひとまとめに入れてポストへ投函するだけで、

  • ・当社スタッフがスキャンして電子化!(PDFファイルへ変換)
  • ・ホンモノの書庫のようなパソコン画面で資料を取り出し閲覧できる!
  • ・電子化されたファイルに、一目でわかり検索しやすいネーミング!
  • ・保管量が増えても整理されたファイリングでデータを探しやすく!

できるのです!

しかも、

電話またはメール一本で当社オペレーターがご希望のファイルや必要な情報を取り出し、お客様へ提供する!(例:駐輪場に関する平成●●年から●●までの理事会でのやり取りに関する情報すべてを取り出して!)

といったオペレーター業務も行い、欲しい情報をお客様に代わって取り出すことも可能です。「仕事の1/3は探し物のために使われている」といわれるように、理事会にとって無駄な時間や手間を当社がお手伝いさせていただきます。

本サービスで行われること

書類保管・文書整理サービス「しょこさん」は、書類の保管を紙で行っているマンションの課題(保管場所がない・わかりやすく整理できない)だけでなく、既に文書を電子化しているマンションの課題(データ整理やファイルネーミングが不統一・欲しいファイル(情報)がすばやく取り出せない・理事が入れ替わると運用ルール継続できない)にも対応したサービスを提供いたします。

マンション内の倉庫や書庫・管理事務室・集会室の押入れ等へ保管された大量の文書・書類・資料・図面等を当社でスキャンしてデータ化(電子化)し、整理して保管・管理・処分を行い、必要な文書がすばやく取り出せるようになります。

そして、書棚のような見やすく扱いやすいパソコン画面で容易に閲覧・検索・印刷できるようにしたり、当社オペレーターがお客様に代わり欲しいファイルや必要なファイル内情報を取り出してご提供する、とても便利なサービスです。

サービス紹介(基本業務、オプション業務など)

1) 基本業務

1-1.文書等を預かり電子化(PDFファイルへデータ化)
1-2.文書等(データ)ごとにわかりやすいネーミングの付与
1-3.文書等(データ)にインデックスの付与
1-4.お客様指定の媒体(CD-ROM・SDカード等)を用いたデータ郵送
1-5.視覚的にわかりやすい仮想書庫ソフトの提供(1ライセンス)

2) オプション業務(別途報酬がかかります)

2-1.オペレーターによる必要な電子データの取り出し(電子ファイルのまま提供)
2-2.オペレーターによる必要な過去情報の抽出(報告書の形で提供)
2-3.過去の文書や資料の電子化
2-4.竣工図面など特殊な資料の電子化

導入の流れ

文書保管・電子化サービス 導入の流れについて

メールまたは、お電話でお問い合わせ下さい
電話番号(フリーダイヤル) 0800-808-8081
携帯の方は 03-6416-5197

メールまたは電話でやり取りさせて頂いたうえで、お見積をご提供いたします。

理事会で、採用を決議いただき通常総会までの間はテスト運用させていただき、総会にて正式承認後に本契約がスタートします。

書類保管・文書整理サービス「しょこさん」 導入のメリット

①マンションにある資料が紙で保管されている場合

  • 書類がデータ化(電子化)され、保管場所に困ることがなくなる
  • 書類の保管場所が不要となり、管理室や集会室・倉庫などを広く使える
  • トランクルームを借りるより保管料が安くなる(ご確認ください)
  • 前期理事会からの引継ぎ書類がデータ化され、資料を自宅へ置く必要がなくなる
  • 過去の資料や古い書類・文書等について、マンション管理のプロである当社が保管・処分を提案するため、悩むことなく整理することが可能となる
  • 文書保管に関する法的リスクを負わずに済む
  • 竣工図面など重要資料が電子化(データ化)により劣化しなくなる

②マンションにある資料が既にデータ化(電子化)され保管している場合

  • 資料を電子化(データ化)する手間と時間とを削減することができる
  • 電子化(データ化)された資料を統一ルールで整理し、欲しい資料をすばやく取り出すことができる
  • 保管された資料データを閲覧するパソコン画面は書庫のような見た目になっており、視覚的に取り出しやすくなる
  • 当社オペレーターが欲しい資料をデータから探して提供することができる(オプションとなります)

文書保管・電子化サービス 料金

基本料金(戸数) 月額(税込)
~ 50戸 3,940円
~ 150戸 5,180円
~ 250戸 7,560円
~ 800戸 9,720円
800戸~ 12,960円
オプション料金
・オペレーターによる必要な電子データの取り出し(電子ファイルのまま提供)
1件につき3,240円~(税込み)

・オペレーターによる必要な過去情報の抽出(報告書の形で提供)
1件につき9,720円~(税込み)

・過去の文書や資料の電子化
別途見積もりとなります。

・竣工図面など特殊な資料の電子化
別途見積もりとなります。

文書保管・電子化サービス 良くある質問

このサービスを導入することで、どのような効果が得られますか?
マンションある書類が紙で保管されている場合と、既にデータ化(電子化)している場合とで、それぞれ次のような効果があります。
① 資料が紙で保管されている場合

  • 書庫に保管された書類がデータ化(電子化)され、パソコンへ保管されるため、書類の保管場所に困ることがなくなります。
  • 書類の保管場所が不要となるため、管理室や集会室・倉庫などを広く使えるようになります。
  • トランクルームやストレージを借りている場合、保管料が安くなると思われます。
  • 理事長や理事役員が前期から文書や資料などの書類を引き継ぐ際に、すべてパソコン上にデータ化され整理された状態で引き継ぐことができ、大切な資料を自宅へ持ち込む必要がなくなります。
  • 過去の文書や古い書類・資料について、マンション管理のプロである当社が保管・処分を提案することができるため、大きく悩むことなく整理することが可能となります。
  • 重要書面などに保管期限を提案することができるため、文書保管に関する法的リスクを負わなくて良くなります。
  • 竣工図面など重要書類が劣化しないようにデータ化(電子化)することができます。また図面のような多量な資料には個々に名前を付けるため、必要なページを簡単に引き出すことができます。

② 資料が既にデータ化(電子化)され保管している場合

  • 過去の理事会や総会の記録や工事見積・建物調査報告などの履歴を当社が整理し ますので、欲しい資料を膨大なデータからすばやく取り出すことができ、書類の探す時間を短縮することができます
  • 毎月発生する資料を当社で郵送していただくだけで、スキャン(データ化)と資料ごとの名前付けをすべて当社で行いますので、手間と時間とを削減することができます。
  • PDFデータ化された資料は適切に整理し保管したうえで、閲覧するパソコン画面が書庫のような見た目になっており、欲しいデータ(資料)を視覚的に取り出しやすくしているため、パソコン操作に慣れない方にも気軽に活用していただけます。
  • 当社スタッフが書類や文書を同じルールでデータ化(電子化)してストックするため、マンション側で理事会役員が入れ替わっても安定した保管・整理状態を維持することができ、書類が増えれば増えるほど相対的に取り出し・閲覧・印刷がすばやく確実にできるようになります。
どのような書類の保管をお願いできますか?
マンション管理組合に関する文書や資料などの書類は全てデータ化(電子化)して保管が可能です。理事会や総会の議案書や議事録、各種点検書類、工事見積や報告書など、マンション管理に関わる全ての書類をお預かりし、デー化保存させていただきます。
書類のやり取りの方法を教えてください。また預けた書類はどのように処理されますか?
当社から年間4~12枚の返信用封筒をお渡しします。月1回か3ヵ月に1回、紙の資料を同封しご返送ください。当社でスキャンしてPDFファイルへデータ化(電子化)したのち、データと元の書類とをご返却します。なお、不要な書類は当社で処分します。
竣工図面や新築時の役所への届出書類のデータ化(電子化)は可能ですか?
竣工図面等の特殊な資料はオプションで対応可能です。また当社のスキャン機器の適用サイズ以上の書類や資料をデータ化する場合も、別途費用を申し受けます。
パソコンは管理組合用で1台必要でしょうか?またインターネット接続は必要でしょうか?
WINDOWS対応パソコンをご用意ください。インターネット環境は不要です。
パソコン操作が苦手なのですが、大丈夫でしょうか?
本サービスで提供する商品は、本当の書類のように見られるため、パソコンの使い方がわからない方でも、マウスだけで操作が可能です。
電子化されたデータの閲覧はどのようにしてできますか?
パソコン画面からとなります。書類を机に広げるように画面上で広げることができます。見つけたデータは拡大表示もできます。
電子化されたデータをマンション側でプリントアウトすることはできますか?
可能です。その際はパソコンに接続できるプリンターをご用意ください。
必要な資料や欲しい情報をそちらで探して、メールまたは紙で送っていただくことは可能ですか?
オプションになりますが、当社オペレーターにて承っております。気軽にご相談ください。
パソコンのセキュリティは大丈夫でしょうか?
本サービスは、当社で電子化したデータをCD-ROMやSDカードなどお客様が指定した媒体へコピーし、インターネットを介さずお客様のパソコンへ直接保存させる方法をとっています。ネットワークをあえて使わないことで、情報の操作やウィルスに接触する機会を排除したものです。
本サービスを理事会で試験運用(トライアル活用)することは可能ですか?
直近で開催される総会までの間、試験運用(トライアル活用)することは可能です。この場合は、初期費用(デポジット)として3万円(税別)プラス所定の月額料金を申し受け、その後の総会で採用が可決承認された場合は3万円を返金いたします。
初期費用は必要ですか?また月額費用のほかに必要な費用はありますか?
初期費用は必要ありません。ただし、契約時にまとめて過去の分の読み込みをご希望される場合は、オプションとして別途見積もりとさせていただいております。
契約期間と解約条件について教えてください。
契約期間は3年で、以降は1年更新となります。なお、理事会で試験運用した場合で後日の総会で活用が否決された場合は、試験運用期間分の利用料のみ申し受けます。
なお期間5年以上の長期契約については割引が可能です。お問い合わせください。
契約終了した場合、電子化されたデータの閲覧はできなくなりますか?
PDFに電子化されたデータそのものは貴管理組合に残りますが、仮想書庫化して見せているソフトは解約に伴い引き上げますので、通常のパソコン保管に切り替わることとなります。