悩む! 管理会社の対応

管理費カイゼン隊

管理費削減コンサルティングとは、

  • 「管理の質を確実に守りながら管理費会計のコストを徹底的に削減したい」
  • 「修繕積立金の不足に備えて管理組合の余剰を多く残したい」
  • 「理事や住民との合意形成プロセスを大切にしながら実現したい」

といったご要望にお応えした、管理費の削減(コストダウン)を目的とするための専門業務であり、管理組合の個別事情に応じて、

  • 現行の管理会社との交渉
  • 複数の管理会社間の競争見積
  • 管理委託外の業務における競争見積
  • その他電気料や保険料など経費の見直し
  • コスト削減後の業務監査(モニタリング)

をご提案するコンサルティングサービスです。

こんな問題で悩んでいませんか?

管理費削減コンサルティングは、マンションの規模にかかわらず次のような「疑問や不安」の声から、非常にお問い合わせの多い業務です。

  • 少しでも無駄なコストをカットして将来不足する修繕積立金に振り替えたい
  • 電気料や保険料などの経費も削減できるのではないか
  • 現在の管理会社の対応と支払っているコストとの妥当性を検証したい
  • 管理費(管理委託料)の内訳明示がなく、コストが不透明である
  • 複数の管理会社間での競争原理を働かせたい
  • コンシェルジュやフロントの人数や配置にムダがあるのではないか

これらの管理費に対する不満や疑問を一つずつ確認しながら、具体的な問題点と削減提案をご提案いたします。

本コンサルティングで行われること

管理費削減コンサルティングでは、書面調査や現地調査等を行い、管理組合と管理会社との委託関係や実際の業務内容、管理委託外のコストとその内訳を確認したうえで、①現行の管理会社との交渉、②複数の管理会社間の競争見積、③管理委託外の業務における競争見積、④その他電気料や保険料など経費の見直し、④業務監査(モニタリング) を行い、効果的な管理費コストの削減を図ります。

サービス紹介

管理費削減コンサルティングでは具体的に次の業務を行い、問題の解決を推進します。

1) 基本業務 (定額報酬)

1-1. 現状調査
各種書面の調査や現地での調査(数量確認、理事へのヒアリング、コンシェルジュやショップ店員、管理員等の勤務状況や顧客利用数)を行い、現状の管理費とその使い道について分析を行います。当社ではこの調査に最も多くの時間と労力を投入します。
1-2. 現行管理会社との個別交渉
お客様が現行の管理会社との契約継続を第一にお考えの場合、管理会社との個別交渉を実施します。
1-3. 複数の管理会社による競争見積・交渉
現行の管理会社との協議が不調に終わった場合、またはお客様が現行の管理会社との契約継続を前提としていない場合、複数の管理会社間における競争見積を実行します。この時、見積条件のバラつきがでないよう、管理組合が管理会社へ依頼する業務の内容(業務仕様)を作成します。
1-4. 管理委託外の保守・点検業務等の競争見積・交渉
管理会社への委託業務以外(管理委託契約に含まれていない業務)については、管理組合と専門業者との間で直接契約が交わされています。これら業務についてもコスト削減の対象とし、発注仕様を作り見積もり内容にバラつきの出ないようにしながら競争原理を働かせた見積取得を行います。
1-5. 電気料や保険料など経費の見直し
共用部分の電気料や保険料、インターネット使用料、各種リース料などの経費についてもコスト削減の対象とし、項目ごとに調査を行い、具体的なコスト削減提案を行います。

2)管理業務の監査(モニタリング、業務報酬)

当社では上記の各コンサルティングを行った後、一定期間においてコスト削減と品質とのバランスが取れているかのチェック(モニタリング)を行い、必要に応じて調整を行います。

  • ※本取り組みのプロセスにおいて管理委託料が減額できた場合には、管理組合が本来支出すべき年間金額から削減された金額の50~75%相当分を、成果報酬として初年度分に限り申し受けます。

導入の流れ

管理費削減コンサルティング 導入の流れについて

STEP1
メールまたは、お電話でお問い合わせ下さい
電話番号(フリーダイヤル) 0800-808-8081
携帯の方は 03-6416-5197
お問い合わせフォーム

STEP2
メールまたは電話でやり取りさせて頂いたうえで、お見積をご提供いたします。

STEP3
原則として総会の決議を経てご発注いただきます。
※総会へ出席し、質疑回答させていただきます。
※秘密保持の念書をご用意致します。

料金

基本計算として、実費(コンサルタントの人工+経費)+業務報酬 となります。

業務のご提案内容やボリューム・期間により変わります。 詳しくはお見積り致しますのでご相談ください。

コンサルティング期間について
1.の各業務:最短で3ヶ月~6ヶ月
2.のモニタリング業務:6カ月~12か月管理組合の状況により提案内容は変わります。詳細はご相談下さい。

メリット

管理費削減コンサルティング 導入のメリット

  • 安全第一のコスト削減労務費がほとんどを占める管理会社の業務においては、単純に複数の管理会社から見積を取れば良いものではありません。単純なダンピングではなく、一つ一つの業務を見直しし、どの点にムダがあるのか、問題なのかを突き止める必要があります。この問題解決には業界知識や実務経験・現場での検証が必要となります。特に現場スタッフ(管理員・清掃員・コンシェルジュ・警備員・ミニショップやカフェスタッフ等)については、実際に現場で終日モニタリングを行い、サービス利用率や勤務状況を分析して、実際に必要な人員や時間帯を割り出すなど、根拠に基づいた削減提案を行います。なお当社では、「なぜ管理費が削減できるのか」「これ以上コストダウンするとどんな品質変化が起こるのか」について、「専門用語を使わずに」わかりやすくサポートいたします。管理組合の環境に配慮した管理費削減をご提案いたします。
  • 常に理事会・専門委員会のリスク最小化を考えたプロセス管理費削減は、管理組合の事情(修繕積立金の充実等)により、ときには管理業務や管理会社そのものの変更を伴うことも考えられ、管理費削減のプロセスにおいて組合員への説明は不可欠です。また、理事会や専門委員会内部での意思統一も重要です。当社では、定期的に広報(掲示・配布物)を作成したり、住民説明会を実施したりと、組合員へのこまめな広報をサポートします。 取り組みの経過報告を組合員へ常に明示することで、プロセスが透明かつ明確になり、最終的に多くの組合員からの賛同を得ることができます。また理事会・専門委員会内部での意思決定が適切に行えるよう、専門的かつ客観的な情報を常に提供すると共に、合意形成のための助言を行います。
  • 管理委託料だけでなく、ありとあらゆるコストの削減を実行します。管理費削減というと、「管理会社へ支払う管理委託料の削減」と理解されますが、当社では共用部分の電気料など光熱費や保険料といった管理会社以外へ支払う経費、インターネット使用料や各種リース料など、あらゆるコストについて精査を行い、管理費会計全般におけるコスト削減をご提案いたします。少しでも無駄なものはカットすることが可能です。
  • 管理費を削減しても業務品質が維持できるような仕組みを設けています。ダンピングではない根拠あるコスト削減を行い、管理業務の品質低下を防ぐためのモニタリングを行い、業務の履行状況をチェックします。また、管理費削減したにもかかわらず、取り組み後一定期間内に管理業務の品質が低下した場合、元の品質に戻すための対応については無償で行うとともに、削減された管理費が値上がりした場合は、その割合に応じた報酬を返還する保証を設けています。これにより、当社が管理費を不当に下げるために安かろう悪かろうの管理会社変更を提案したり、管理業務仕様を下げたりすることが、お客様ではなく当社のリスクとなります。

利用者の声

「理事会や委員会のリスクをなくしながら管理費削減できました」
東京都江東区 元長期改善委員長 M様

1.管理費削減コンサルティングを採用する前の状況をお聞かせ下さい。

当マンションでは、元々大手デベロッパー系管理会社が長年管理していましたが、フロントマンの対応やその上司の管理能力に大きな不満を持っていて、理事会や委員会の中では、支払っている管理費が妥当なのか疑問を持っていました。しかし疑問についてほとんどの住民が理解しておらず関心もない状況でした。また8年後に予定していた大規模修繕工事で支出した後に修繕積立金が不足することが不安材料でした。

2.管理費削減コンサルティングを採用し、どのような成果が得られましたか?

住民への広報を徹底し、現状の問題点やコンサルタントの活用について周知し、合意形成を図りながらコスト削減の必要性について理解してもらえるように働きかけ続けました。そして15社の管理会社から同条件で見積を取り、年間3,000万円(約30%)の削減を行うことができました。大規模なマンションで合意形成が心配でしたが、コンサルタントの支援により無事に目的を達成することができました。

「管理費削減するにも合意形成が重要だとわかりました」
神奈川県藤沢市 元理事長 O様

1.管理費削減コンサルティングを採用する前の状況をお聞かせ下さい。

分譲会社と管理会社はブランドがあったせいか、これまで6年間、住民は管理会社にすべてをお任せしていましたが、私が理事長に就任して過去の工事履歴を見たところ、ほとんどが管理会社への随意契約で発注していて、金額もかなり高いことがわかりました。メルさんに相談したところ、長期修繕計画上の赤字もかなりの金額になることがわかりました。しかし管理会社はこの問題を提起してくれず、他の住民も事情を理解していませんでした。

2.管理費削減コンサルティングを採用し、どのような成果が得られましたか?

メルさんには、まず理事への事情説明、次に住民への説明をわかりやすい資料で丁寧に行っていただき、少しずつ住民への合意形成を進めていただきました。そして複数の管理会社へ見積を取りながら現在の管理会社と交渉をした結果、最終的に年間500万円強、約30%の削減ができました。管理組合では、何をするにも合意形成が重要だということがわかり、そこまで丁寧に支援してもらい、本当に助かりました。

「管理費の削減分で長期修繕計画に目処がつきました」
神奈川県横浜市 元理事長 I様

1.管理費削減コンサルティングを採用する前の状況をお聞かせ下さい。

元々30世帯と小規模の割りに、大手の管理会社が入っていて友人に聞いても「管理費が高い」と指摘されていましたが、住民に関心がなく、また「大手管理会社だから管理費が多少高くても安心を買いたい」「管理会社を変更したら不動産の価値が下がるのではないか」と言う意見もあり、どのように解決すれば良いかわからない状況でした。

2.管理費削減コンサルティングを採用し、どのような成果が得られましたか?

メルすみさんに入ってもらって一番良かったのは、無関心な住民に関心を持たせてくれ、ネガティブな住民にわかりやすく説明して住民がひとつの方向へまとまったことです。まとまらないと管理費削減のプロジェクトも進みませんでした。
最終的に大手管理会社から別の会社へと変更して、電気料や保険料も合わせると150万円近くの管理費削減ができ、破綻見込みであった長期修繕計画に改善の目処が立ち、新しい管理会社にも不満がない状態です。

よくある質問

他のコンサルタントやマンション管理士事務所との違いは?
マンション管理業界を熟知し、かつ現場を徹底的に調査した上での管理費削減ができる点です。管理費削減には、大きく「管理委託費の削減」と「管理委託料以外のコスト削減」があり、後者のコスト削減にまで踏み込んで徹底的な削減をご提案いたします。また管理費削減して品質が下がっては本当の成果とはいえないと考え、取り組み終了後のモニタリング(品質チェック)や報酬の返還保証をつけて、お客様のコスト削減成果と当社の業務に対する対価が同じ方向であるような仕組みを取っています。さらに、理事会や専門委員会がこの取り組みでリスクを負わないよう、取り組みのプロセスにおいて広報や住民説明をこまめに行い、わかりやすい説明をもって組合員から賛成いただけるような合意形成の支援も行います。組合員へ地道なアプローチを継続的に行うことは非常に手間のかかる仕事ですが、目的達成の近道として実践しています。
管理会社の競争見積を行えば、すぐにコストが削減できるのではないでしょうか?
競争を煽るやり方では、コスト削減後の品質低下リスクが高まります。ご存知の通り、マンション管理業は人件費の割合が高く、サービス内容が定量化しにくい(見えづらい)世界です。また下請け・孫請けを使ってのマージン商売的な業務割合の高い業界です。従って、競争すれば確かにコストは下がりますが、発注する業務仕様が曖昧であれば各社の見積内容にバラつきが生まれ、同品質を保てなくなります。また管理会社がコスト削減を行うために、下請け・孫請け業者へダンピングを迫ったり、より質の低い下請け業者へ再委託するなど、お客様へ見えないように質を下げながら利益を維持することも考えられます。問題の本質を突き止めずにコスト削減だけを図っても、いずれ安かろう悪かろうの問題(不満)が組合員から出てくる可能性が高くなります。根拠に基づいた適切な方法で管理費削減を行うことが最も大切です。
管理組合の個別事情に対応できますか?
対応可能です。例えば「管理費削減は行いたいが、現在の管理会社を継続することを前提としたい」「今勤務する管理員や清掃員の待遇は変更しないで欲しい」「植栽業者は評価が高いので現状維持で」「業者選定は公募で行いたい」など、これまでも様々なご要望を受けた上で適切な管理費削減を行っています。またマンションの立地や規模・タイプ等にあわせて、当社から管理組合に適した管理費削減をご提案いたします。