メールマガジン

『メールすみマガジン』第31号

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  マンション管理組合運営 『メールすみマガジン』
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第31号 平成25年3月26日配信(毎月第2、4火曜日配信予定)
三度のメシより管理組合好き!代表の深山州です!!!
このメルマガは私、メルすみごこち事務所 代表の深山(みやま)が
マンション現場で感じたことやお客様からの「Q&A」・ちょっとしたネタ、
業界のあり方等々について、一口コメントさせて頂きます。
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★┓いかに「頭を使わないこと」に頭を使うか
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昨年12月に現在のオフィスへ移転してから、
朝の出勤時にスタッフによる一斉清掃を徹底実施しています。
当初、スタッフが増えて各々が異なる感性で清掃するので、
当然バラつきがでます。
また、どの部分はどのダスターで拭くのか、アルコール消毒はするのか、、
みたいな部分もまちまちであるために、清掃作業を前にスタッフが
右往左往することが多く、時間と品質のロスになります。
そこで、スタッフの人数に合わせて清掃箇所を明確に分け、
清掃の方法や手順を指定し、ダスターの色も指定し、
用具の保管場所も指定するようにしました。
そしてその取り扱いマニュアルはA4用紙1枚とし、
直感的にわかるよう色をつけて、見やすい場所に貼る。
完全なルーチンワークは、
作業の都度考えて動いては非効率、かつ品質がバラつきます。
コンサルタント本業は都度考える仕事でありますが、
それ以外の部分は極力頭を使わないようにしなければ
頭と時間がパンクします。
「『如何に頭を使わず高品質にするか』を頭を使って考える」
「誰がやっても均一的な品質を保つ」
清掃のような些細なことからスタッフの意識共有を図っていきます。
、、、ということで、毎日清潔なオフィスを目指しますので
ぜひ気軽にいらして下さい。
※当社の会議室を自由にお使い下さい!
http://e-sumigokochi.com/article/14716902.html
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★┓本日のHPおすすめ記事!!
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『規約(法律)と団地を最も得意とする』マンション管理士、平山晃の最新記事!!!
「規約を改正する際にすべきこと☆」
→http://e-sumigokochi.com/article/14762387.html
記事のご意見、ご感想、ご質問お待ちしております☆
大竹までご連絡ください!コチラ→ ootake.sumigokochi@gmail.com
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★┓代表のプチコラム『多くを語らず?』
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【今号のお題:管理費を下げたい その前に(管理組合の合意形成で必要なこと)2】
○合意形成には「ソフト」な進め方と「ハード」な進め方がある
マンション管理組合の運営においては、よく
「合意形成を大切に」というフレーズを耳にします。
実際に当社のホームページ(トップページ)にも、
『マンションの対話や合意形成を重要視する管理組合コンサルタントです』
と明記しています。
そこで、マンション理事長の多くが「合意形成と大切に」と聞くと、
・一人ひとりの組合員へ丁寧に説明して、
・委任状や議決権行使書の全員賛成を目指して、
・全員とまでいかずとも圧倒的な賛成を得て、
・総会で反対意見が出ずに『しゃんしゃん』と可決される
と、このような「ソフトランディング」を想像し、
何でもかんでも丁寧に手間隙をかけて、住民の意見に耳を傾けて
少しでも反対の空気を読むとアンケートを実施するような、
石橋を叩いて渡ることをイメージされる方が多いのではないでしょうか。
そしてアンケートの結果。賛成が6、反対が4くらいだと
「合意形成が難しい」と審議を諦めるか、先送りにするか、、、と、
議論をやめてしまう理事会が結構多いです。
合意形成=住民の総意を得る
と考えてしまうと、多種多様な考え方や環境の方が混在して所有する
分譲マンションでは、ほとんどの懸案事項は物別れに終わってしまい
結局何も進まない管理組合になってしまいます。
これでは何のために理事会役員を務めるのか、
せっかく問題意識を持っても何も解決できず、
全く無意味で空しい任期になってしまいます。
これは、マンション管理組合に懸案事項が少なく、割と平穏な時期によくある話です。
新築時期からひと段落する第4期から、1回目の大規模修繕工事の準備開始前に当たる
第10期位までがそれに該当するマンションが多いと言えます。
○時には「ソフトな合意形成」ならぬ「ハードな強引形成」が必要な時もある
一方で、
・管理会社との関係がうまく行っていない
・将来修繕積立金が枯渇してしまう
・特定の理事役員が理事会を牛耳ってしまう
・建物や設備が痛んでいて生活に支障を来たしている
こういったケースでは、住民間での合意形成の機が熟していなくても、
『多少のリスクを犯してでも立ち上がり、強烈なリーダーシップを
発揮できる人』が理事長になって進めることが重要です。
「住民間の合意形成を図ってから動く」といった時間的余裕がない場合は、
話し合い云々の前に『解決に向けて多少の混乱を覚悟してでも成し遂げたい』という
推進力が必要であり、理事長にはある程度の強引さやスピード感も必要です。
【関連コラム】マンション管理組合の歴史は『戦争と平和の歴史』そのものだ
http://e-sumigokochi.com/category/1704859.html
○原理原則はやはり「合意形成」
とはいえ、「強引形成」が必要なことは稀であり、
ほとんどの場合は理事会(理事長)が中心となって他の住民と対話を重ねながら、
多くの賛成を得て課題を解決するプロセスを得る必要があります。
では、ソフトな合意形成を目指す管理組合の運営方法は
どのようなものがあるでしょうか?
次回メルマガから、次の流れで書いていきます。
32号 何をするか、と、誰が言うか
33号 何が問題で、どうなるのかのストーリーを語る
34号 広報は手紙を恋人へ出すように
35号 アンケートにもルールがある
36号 先輩への気配りを忘れずに
37号 総会の出欠票は「取りにいくもの」
38号 議案の中身も説明者次第
★いますぐ合意形成をはかり問題解決しなければならない!
★隔週のメルマガは待っていられない!
と言う方は気軽にご相談下さい。
(無料面談サービス)
http://e-sumigokochi.com/category/1305536.html
以上「東横線の渋谷駅が地下になり地下迷路から脱出に15分かかった」深山でした!
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★┓編集後記
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さくら満開!食欲全開!愉快!痛快!みやちゃんこと大竹美也子です☆
春うらら☆暖かくなりましたね♪
東京での桜の開花日は3/16、満開日は3/22でした!!!!
今週は花見Weekです☆皆様、お花見しましたか???
花見とは奈良時代に梅を観賞することから始まり、江戸時代では桜を団子や酒を
楽しみながら観賞していたそうです☆
江戸時代から定番の『花見三色団子』ですが、桜色は春の息吹、白は雪で冬の名残、緑はヨモギで
夏の予兆を表しているそうです♪
秋を忘れてます!!!だから飽きない(秋無い)団子なんですかね???
甘いもの大好きですので私の場合は三色でなく三食団子でも可!(笑)
皆様はどこでお花見ですか???メルすみごこち事務所の花見は来週です。。。。
桜が散らないことを願ってます(笑)
おススメ情報がございましたらお便り待ってます♪
次号も『メールすみマガジン』をご愛読お願い致します☆
次号は平成25年4月9日配信予定
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HP:http://e-sumigokochi.com (マンション管理組合運営コンサルティング)
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運営:『メールすみマガジン』担当:大竹美也子
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  …管理組合トラブルのほとんどは         
         コミュニケーションミスから。
           『伝える』ことが重要なのではない。
                『伝わる』ことが大切なのである…
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