マンション管理士を活用したいけれど…

※ここでは、国家資格者「マンション管理士」も「マンション管理コンサルタント」も同じ職業として、「マンション管理士」を主語にお話ししますね。

管理組合にコンサルタントは必要ない?」でお読みいただき、以前よりは「マンション管理士を活用したい」「理事長を補佐して欲しい」「理事会で助言して欲しい」「管理会社の対応をチェックして欲しい」というお気持ちになりましたでしょうか?

一方で、せっかくあなたが理事長や理事・一組合員として、マンション管理士の活用に興味を持って頂けたとしても、管理組合として活用を検討していただけないと、先に進みません。理事会としての決議や、場合によっては総会での決議が必要となれば、他の理事や区分所有者にマンション管理士を活用するメリットや必要性を理解していただく必要があります。

特に、他の理事がマンション管理士の採用について前向きに(少なくとも理事長の考え方に賛成・委任)していただかないと、そもそも活用のスタートラインに立つことができません。

この「理事会の壁」があなたのマンションで課題となっていませんか?

実際に当社を活用して頂いた多くのマンションでも、当社へはじめてご相談に来られた理事長からは、ほぼ同様の悩みを打ち明けられます。

この場合、当社からは、「まずは、『管理組合にマンション管理士は必要ない?』の内容を他の理事や組合員へ説明する」
ことをお勧めしています。これにより、一定の方の賛成が得られやすくなります。

しかし、他の理事へ事前に説明してもなお、今ひとつ賛意が得られないケースも多いようです。
実際に当社を活用した理事長からは、「他の理事がマンション管理士の活用に納得できる、もうひと押しの材料が欲しい」という声も多く頂きました。

そこで、「他の理事」がマンション管理士の活用について、「管理組合にマンション管理士は必要ない?」の内容を説明しても、なお前向きになりづらい理由について、実際に当社を採用して頂いたマンションの理事長(当時)から打ち明けられた相談と、それに対する回答という形で、以下に記してみたいと思います。

なお、マンション管理士の活用は、管理会社にとってはマイナスに受け取られることがほとんどです。
管理組合にマンション管理士は必要ない?」で書いたように、フロントマンから他の理事に対し「マンション管理士は不要」と説明したり、そのような雰囲気を出されることが容易に想像されます。

そこで、理事会で活用の是非を議論する場面では、利害関係者である管理会社を外すことをお勧めしています。

「他の理事がマンション管理士の採用について前向きになって頂けるだけの『もうひと押し』」の参考になれば幸いです。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由①

「理事会の活動に関心がない」と、ただ漫然と賛成しない理事

理事長であるあなたに一任して欲しい、と熱くお願いしましょう

まず、この回答の大前提として、

理事の多くの積極的な賛成を得てからマンション管理士を活用する
のではなく、

とにかくマンション管理士を採用して、管理士の支援を受けて後から理事や区分所有者に興味・関心を持ってもらう
という「考え方の順番を逆にする」ことがポイントです。

 

そもそも、マンション管理組合の運営に興味や関心を示さない理事はとても多いです。

これは、管理会社が理事(区分所有者)に、管理組合の活動の有用性や意義について説明せず、興味や関心を持たせないようにして来た責任(不作為の作為と言います)にも問題の一因があるのですが、今はこれを言っても仕方がありません。

このケースのように「いくらあなたが一生懸命説明をしても伝わらない理事」は、必ず一定数いるものだ、とお考えください。

この理事を「無関心すぎる」「やる気がない」「責任感がない」と責めても、何も始まりませんし、却って態度を硬化させるだけでしょう。

その一方で、この理事は、あなたの「マンション管理士の活用」に対して、根拠を持って強烈に反対しているわけではありません。
「自分にとっては無関心」「やる気がない」だけで、誰かが理事会の活動を積極的に引き受けてくれて、自分に負担がこないなら「理事長の考えに任せる」という人はかなり多いです。

ですので、ここは理事長であるあなたが責任を持ってマンション管理士を活用し、他の理事の負担にはならないであろうことを力説し、理事長の負担軽減のためにどうしてもマンション管理士を活用したい、というメッセージを、強く伝える必要があります。

「そこまで理事長が言うなら」「反対する理由もないし」「自分の理事としての仕事が増えないなら」と、賛成してくれる可能性は高くなるでしょう。

「とにかく理事の過半数の賛成をとって、マンション管理士を採用する」という強い意志を持って、関心の低い理事にOKと言っていただくことが、解決のための対応となります。

ちなみに、「理事会の活動に関心がない」理事の多くは、理事に就任するまで、マンションの管理に関心を持つだけの機会・動機が今までなかっただけです。

恐らくあなたも、自分が輪番制で理事の順番が回ってくるまで、他の理事と同じような関心度だったのではないでしょうか?

事実、当社へお問い合わせされる理事長の多くが

  • 実は、私も理事の順番が回ってくるまで、総会に出席したことがなかった
  • 総会議案書や広報にロクに目を通していなかった
  • 管理組合からの書面はほとんど捨ててしまい残っていない
  • 理事長を仕方なく引き受けて管理会社とやり取りしていくうちに、様々な問題や課題に気付いて危機感を持った

と振り返ります。

マンション内で何か問題が起こり、個人の身に降り掛かってくるような事案、例えば「管理費や修繕積立金が値上げになる!」「大規模修繕工事でベランダが使えなくなる!」「駐輪場が使いづらくて困っている」といったトピックがなければ、危機感を持って理事会での話し合いへ積極的に加わることはないのです。

これらのことから、繰り返しになりますが「理事の多くの『積極的な賛成』を得てからマンション管理士を活用する」のではなく、「とにかく先にマンション管理士を採用して、管理士の支援を受けて後から他の理事に興味・関心を持ってもらう」という「考え方の順番を逆にする」ここを意識されると良いと思いますよ。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由②

「マンション管理士を活用するイメージが見えない」という理事

「お試し料金」で手軽にマンション管理士を採用してみましょう

このような理事の意見は、ごもっともです。「管理規約を改定したい」といった、既にあるものを改善するような業務であればイメージしやすのですが、当社で言えば、「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」は、なかなか活用のイメージがつかめないと思います。

そこで、当社の場合「3ヶ月間のお試し活用」をご提案しています。
例えば、「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」の場合、契約期間は1年ですが、最初の3ヶ月について、正規の報酬の50%OFF(半額)でお引き受けすることが可能です。

正規の報酬の半額で実際に活用してみて「マンション管理士が理事会にいる状態」「活用するイメージ」「具体的な成果」を体感していただくことができます。

つまり、当社のマンション管理士が管理組合(理事会)にとって本当に有益かどうか、3ヶ月間は格安で仮採用することで、「まずは活用してみる」ことの敷居がグンと下がります。

ちなみに、今では「大規模マンションの管理組合の運営のお手本」と言っても良いくらい、様々なメディアに取り上げられ、多くの管理組合が勉強に来る、千葉市のマンション「ブラウシア管理組合」との「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」も、はじめは50%OFFの報酬でスタートしています。

なお、3ヶ月のお試し期間で「やはりマンション管理士を活用するイメージが持てなかった」「必要ではなかった」という結果でしたら、業務は終了となります。

いずれにしても、当社の場合はマンション管理士の活用を「スモールスタート」できることは、「マンション管理士を活用するイメージが見えない」と懸念する理事にとって、採用のハードルを下げる効果がありますよ。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由③

「もしマンション管理士に実力がなかったらお金が無駄になる」という理事

期間満了を待たずに解約できるマンション管理士と契約しましょう

特に、当社で言えば「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」の業務については、「マンション管理士と1年契約を結んだら、実際に能力や力量がなくても1年分の料金を支払わなければならない」という理事の懸念があっても不思議ではありませんし、実際にごもっともです。

そこで、当社では、「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」のような、単発業務でなく継続的に業務を提供する契約について、契約期間を1年としながらも、契約期間の途中でいつでも解約でき、違約金も発生しないような条項を契約書に盛り込んでいます。(一部サービスは除く)

これによって、「使えないマンション管理士事務所だった」となったら、原則として理事会決議一ヶ月後に解約することできます。さらに、お互いが合意すれば、一ヶ月後を待たず即日解約も可能です。まだ経験がありませんが、当社の力量不足で管理組合から解約を申し入れられた場合は、即日解約に応じるつもりです。
※当社の採用が総会で決議された場合は、総会で解約を決議すればすぐに解約が可能です。

このように、「いつでも解約できる」という状態にしておくことで、「実際に能力や力量がなくても1年分の料金を支払わなければならない」という理事の懸念にも対応することで、活用のハードルを下げることが可能です。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由④

「マンション管理士に力があってもお金がかかるのは…」という理事

お金がなければ採用しないなら、必要ではないのかもしれませんよ

「マンション管理士の活用が有益であるのはわかっているのだが、費用が発生するのは、、、」と心配する理事、結構いませんか?

自分の代の理事会で、これまでになかったお金を支出をすることに対する、他の区分所有者からの批判を恐れている方、結構多いと思います。

毎月支払っている管理費が値上げになるのでは?という心配もあるでしょう。

理事長であるあなたとしては、知識・経験のあるマンション管理士を活用することで、様々なメリットが発生することがわかっているのですが「お金のことばかりを気にして前に進めたがらない理事」に対し、少し焦燥感を覚えていませんか?

短期的な支出に気を取られ、本質的な必要性にフタをするのは勿体ないですよね。

とはいえ、マンション管理士を採用することで管理費の会計が赤字になり「管理費の値上げしなければならないことに後から気づいた」などということがあってはまずいので、そこはチェックしてみてください。
マンション管理士の力量だめしに、管理組合の会計資料を無料でチェックしてもらうのもありでしょう。

マンション管理士に報酬を支払っても、管理費の会計が単年度で赤字になっていなければ、組合員に毎月の支払いを値上げしてもらうことはないので、自信を持って活用を進められるのではないでしょうか?

また、マンション管理士に「みずからの報酬を生み出させる」ことが考えられます。
つまり、マンション管理士に、採用後の手始めに、管理費会計における支出項目をチェックしてもらい、コスト削減を提案させたり、修繕積立金の将来支出予測額の見直しに関する提案を出させるのです。

  • 管理費(管理委託費や各種設備保守費、清掃費、警備料、共用電気料、保険料、インターネット保守費、その他、、、)を削減する。
  • 長期修繕計画を見直しさせて、将来発生するであろう修繕工事予測の過剰な分を適正な予測に修正させる。

これらの取り組みをマンション管理士に実践させて、生み出せる管理組合のお金を、マンション管理士に支払う報酬の全部ないし一部の原資に当てる、という考え方です。

もちろん、管理費の削減や長期修繕計画の見直しには報酬が必要ですが、これをプロのマンション管理士に取り組ませることによって得られるコスト削減分(将来支出予測額の低減分)をマンション管理士活用の財源に当てれば、十分に「もと」が取れる可能性があります。

逆を言えば、これくらいの仕事ができないマンション管理士なら、活用しない方が良いです。

管理組合の財政改善に関するコンサルティングをマンション管理士の最初の仕事にして、「マンション管理士を雇っても支出は減らない」「むしろ今よりもマンション管理士を採用した後のほうが支出が減った」「修繕積立金の値上げが軽減できそうだ」と言った状況を作りだせれば良いのです。

このような提案ができるマンション管理士を採用するなら「マンション管理士の費用が新たに発生するのは、、、」という理事の意見にきっちり回答ができますよね。

大切なのは「管理費を値上げしてでも採用する」理由と強い気持ち

上述のように、マンション管理士にあなたのマンションの会計資料や長期修繕計画を見てもらって、コスト削減や修繕積立金の値上げ抑制ができるなら、得られた効果お金をマンション管理士の報酬へと充てることができます。

しかし、「コスト削減ができない」つまり、すでに支出に無駄がなく、削減余地がないマンションの場合、どうされますか?

ここで思い起こして頂きたいことは、「マンション管理士を活用したいと思った理由(動機)」です。

この理由(動機)が弱かったり、あいまいな場合、マンション管理士の活用はあなたの中で「マスト」になっていません。

また、理事や区分所有者への説明として「マンション管理士がコスト削減をやってくれるから」という点を全面に出すと、コスト削減の取り組みが終わればマンション管理士の活用は不要、という短絡的な結論になりやすいです。

「お金がなければ採用しないのであれば、そもそもマンション管理士は絶対に必要な存在ではない」のかもしれませんよ。

それこそ「コスト削減ができれば」「財源があるから」という条件付きでマンション管理士の採用を考える場合、採用したマンション管理士への報酬が、コスト削減が終わった瞬間から「無駄なコスト」と捉える理事や区分所有者が増える可能性があるわけです。

当社を採用されたマンション理事長の中には「コスト削減も大切だけど、日常の管理運営の問題解決にはどうしても外部アドバイザーが必要」と、組合員から毎月徴収する管理費を値上げしてでも採用して下さった方がかなりいます。

もちろん反対する理事や区分所有者はいましたが、「採用しないとマンション管理に関するこれこれの問題が解決しない」「自分たちの代だけでなく、将来の理事会のためにも、今の体制では無理」と堂々と説明してくださいました。

いずれのマンションでも、当時反対していた理事や区分所有者も、マンション管理士の必要性を理解してくださり、継続して業務に当たっているところが多いです。

雨降って地固まる、なのかもしれませんね。

大切なことは「マンション管理士を採用してでも管理組合をカイゼンしたいのか」「解決しなければならない課題があるかどうか」という活用の動機・原点に立ち返って、本当に必要なのであれば、多少のコストアップになるとしても活用する価値がある、という強い気持ちを持って、理事や区分所有者へ訴えることだと思います。

意外と気持ちは伝わるものです。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由⑤

「マンション管理士の採用の具体的な手続き方法がわからない」という理事

マンション管理士に手伝ってもらいましょう

手続き論として「どうやったらマンション管理士を正式に採用できる?」という心配がありませんか?

マンション管理士との契約内容やあなたのマンションの管理規約の内容・管理組合の運営状況によって、

・理事会での決議(出席した理事の過半数の賛成)

または

・総会の決議(区分所有者の、出席議決権数の過半数の賛成)

のいずれかによって、マンション管理士の活用を決定することになります。

理事会決議の場合の手続きはそれほど大変ではありません。理事会の会合の場で理事長であるあなたから正式に提起し、賛否を問えば良いですね。

一方で、総会で決議する場合、「総会の議案書を作成し」「全区分所有者へ配布して総会を開催し」「議案説明をし、賛否を求める」といったプロセスが必要となります。
「事前の広報チラシを作って配布」など、区分所有者への事前の情報提供を積極的に行っておいたほうが良いケースも多いです。

また、マンション管理士をなるべく早く活用したいが、通常総会まで随分先である場合、通常総会を待たず、臨時総会を開催することが「あなたや理事が思っているより遥かに簡単に」できます。

これらの作業のうち「資料の素案作成」については、活用する予定であるマンション管理士に作成してもらってOKです。経験・実績の豊富なマンション管理士であれば、このあたりのフォローは十分できると思いますし、正式に採用されるための営業活動の一環として、無償でサポートしてくれることでしょう。

また、広報や総会議案書の配布・総会の出欠票回収・集計、総会場所の設営といった業務は、管理会社に「事務管理業務」の一環として依頼することができます。

ただし、管理会社がマンション管理士の活用に協力的でない場合は、拒否したり、必要以上の時間を掛けたりされることが考えられます。
このようなケースについても、総会の準備作業については採用する予定のマンション管理士に協力を求める
ことが考えられます。

総会の議案文を作るのは、所属する組織で企画立案の経験がある方でないと、意外と難しいかもしれません。議案文章の内容次第で、区分所有者から得られる賛成数が変動する可能性が考えられます。文章に自信のない方はマンション管理士にチェックしてもらったり、作ってもらうのもありですね。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由⑥

「マンション管理士の採用を区分所有者へどう説明すれば良い?」という理事

これまでの回答を使って冷静に説明するも、最後は理事長の熱意次第です。

ここまで、「マンション管理士の採用に踏み切れない」他の理事からの想定質問に対し、回答してきました。ここまでくれば、理事長であるあなたも他の理事も、マンション管理士の活用についての障壁がある程度取れているのではないでしょうか。

この段階で理事会として「マンション管理士を活用してみよう」という合意が取れれば、後は区分所有者へ広報し、契約内容によっては総会で決議を取ることになります。

しかし、あなたの心の片隅に、つぎのような悩みが生まれていませんか?

「うちの管理組合にマンション管理士が必要なことはわかったし、理事会のメンバーにも理解してもらえた。でも、われわれ理事会役員は理解できても、理事会の取り組みを見ていない多くの区分所有者にわかってもらえるだろうか?」

このような慎重な意見をされる理事はいませんか?また、実は理事長であるあなたも、同じような不安を持っていませんか?

「マンション管理士の活用に反対の人がいたらどうしよう?」
「総会で一人でも強烈な反対者がでてきたら、どう答えたら良いだろうか?」

この気持ちも、理解できます。

当社からの回答はこうです。

・これまで記してきた回答を他の区分所有者にも伝えましょう。

管理組合にマンション管理士は必要ないのではないか?」という理事からの質問は、そのまま多くの区分所有者が持つであろう疑問でもあります。

理事長であるあなたには、すでに想定問答ができているようなものです。冷静に回答して伝えましょう。

それでも、どうしてもマンション管理士の活用に反対の方は必ずいます。
また、マンション管理士の活用に限らず、どんな議案に対しても、反対の方もいます。

・最後は、これです。

「20%の人々は、常に何ごとに対しても反対するものだ。」
ロバート・ケネディー(政治家。ジョン・F・ケネディの実弟)

あなた(理事会)がどんなに説明を尽くしても、区分所有者の頭の中に「マンション管理士を採用することで得られる将来の成果をイメージ」が描けなければ、賛成しづらいでしょうし、価値観の違いで反対する方もいるでしょう。

そもそもはじめから反対を決め込んでいる方を説得することはできません。

そこで、最後は、反対される区分所有者の意見は尊重しつつ、「結果は後からついてくる」と信じて、恐れることなく堂々と「採決」をとることです。

過半数の賛成が得られれば、採用することができます。毎年の総会で決議している「決算報告や予算案、来期の役員選出、管理会社との契約継続」の議案と同じ条件で可決されますから、可決のハードルは高くありません。

以上、「マンション管理士の採用に踏み切れない」という理事の様々な想定理由に回答してみましたが、いかがでしたでしょうか。

良いマンション管理士の支援を受けることで、管理組合の運営が必ずプラスになることを確信しています。

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