マンション管理士を活用したいけれど…

※ここでは、「マンション管理コンサルタント」も国家資格者「マンション管理士」も同じ職業として、「マンション管理士」を主語にお話ししますね。

管理組合にコンサルタントは必要ない?」でお読みいただき、以前よりは「マンション管理士を活用したい」「理事長を補佐して欲しい」「理事会で助言して欲しい」「管理会社の対応をチェックして欲しい」というお気持ちになりましたでしょうか?

一方で、せっかくあなたが理事長や理事・一組合員として、マンション管理士の活用に興味を持って頂けたとしても、管理組合として活用を検討していただけないと、先に進みません。理事会としての決議や、場合によっては総会での決議が必要となれば、他の理事や組合員にマンション管理士を活用するメリットや必要性を理解していただく必要があります。

特に、他の理事がマンション管理士の採用について前向きに(少なくとも理事長の考え方に賛成・委任)していただかないと、実際の活用には至りません。

この「理事会の壁」があなたのマンションで課題となっていませんか?

実際に当社を活用して頂いた多くのマンションでも、当社へはじめてご相談に来られた理事長からは、ほぼ同様の悩みを打ち明けられます。

この場合、当社からは、「管理組合にコンサルタントは必要ない?」の内容を他の理事や組合員へ説明することをお勧めしています。これにより、一定の方の賛成が得られやすくなります。

しかし、事前に説明してもなお、他の理事から今ひとつ賛意が得られないケースも多いようです。
実際に当社を活用された理事長からは、「他の理事がマンション管理士の活用に納得できる、もうひと押しの材料が欲しい」という声も頂きました。

そこで、「他の理事」がマンション管理士の活用について、「管理組合にコンサルタントは必要ない?」の内容を説明しても、なお前向きになりづらい理由について、実際に当社を採用して頂いたマンションの理事長(当時)から打ち明けられた相談と、それに対する回答という形で、以下に記してみたいと思います。

なお、マンション管理士の活用は、管理会社にとってはマイナスに受け取られることがほとんどです。
管理組合にコンサルタントは必要ない?」で書いたように、フロントマンからは他の理事に対し「マンション管理士は不要」と説明したり、そのような雰囲気を出されることが容易に想像されます。

活用の是非を議論する場面では、利害関係者である管理会社を外すことをお勧めしています。

「他の理事がマンション管理士の採用について前向きになって頂けるだけの『もうひと押し』」になれば幸いです。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由①

「理事会の活動に関心がない」と、ただ漫然と賛成しない理事

理事長であるあなたに一任して欲しい、と熱くお願いしましょう

まず、この回答の大前提として、
「理事の多くの積極的な賛成を得てからマンション管理士を活用する」
のではなく、
「とにかくマンション管理士を採用して、管理士の支援を受けて他の理事に興味・関心を持ってもらう」
という「考え方の順番を逆に」することがポイントです。

そもそも、マンション管理組合の運営に興味や関心を示さない理事はとても多いです。

理事に、管理組合の活動や意義について興味や関心を持たせないようにして来た、管理会社の姿勢(不作為の作為と言います)にも問題の一因があるのですが、今はこれを言っても仕方がありません。

このケースのように「いくらあなたが一生懸命説明をしても伝わらない理事」は、必ず一定数いるものです。

しかし、この理事を「無関心だ」「やる気がない」と責めても、何も始まりませんし、却って態度を硬化させるだけでしょう。

だからといって、この理事は、あなたの「マンション管理士の活用」強烈に反対しているわけでもありません。
「自分にとっては無関心」「やる気がない」だけで、誰かが理事会の活動を積極的に引き受けてくれて、自分に負担がこないなら、「任せる」という人が、かなり多いです。

ですので、ここは理事長であるあなたが責任を持ってマンション管理士を活用し、他の理事の負担にはならないことを力説し、理事長の負担軽減のためにどうしてもマンション管理士を活用したい、というメッセージを、強く伝える必要があります。

「そこまで理事長が言うなら」「反対する理由もないし」「自分の理事としての仕事が増えないなら」と、賛成してくれる可能性は高くなるでしょう。

「とにかく理事の過半数の賛成をとって、マンション管理士を導入する」という強い意志を持って、関心の低い理事にOKと言っていただくことが、解決のための対応となります。

ちなみに、この理事のような「理事会の活動に関心がない」方の多くは、理事に就任するまでで、マンションの管理に関心を持つだけの機会・動機が今までなかっただけです。

マンション内で何か問題が起こり、自分の身に降り掛かってくるようなことになれば、危機感を持ち、理事会での話し合いに少しずつ前のめりになるものです。(例えば「修繕積立金が値上げになる!」「大規模修繕工事でベランダが使えなくなる」など)

事実、当社へお問い合わせを頂いた理事長の多くが、

「総会で自分が理事長になるまでは、自分もマンションのことに関心がなく、総会に出ることもほとんどなかった」
「輪番制とくじ引きで理事長になってしまい、仕方なく引き受けて管理会社とやり取りしていくうちに、様々な問題や課題に気付いて危機感を持った」

と言います。

繰り返しになりますが、「理事の多くの『積極的な賛成』を得てからマンション管理士を活用する」のではなく、「とにかくマンション管理士を採用して、管理士の支援を受けて、後から他の理事に興味・関心を持ってもらう」という「考え方の順番を逆にする」ここを意識されると良いと思いますよ。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由②

「マンション管理士を活用するイメージが見えない」という理事

「お試し料金」で手軽にマンション管理士を採用してみましょう

このような理事の意見は、ごもっともです。「管理規約を改定したい」といった、既にあるものを改善するような業務であればイメージしやすのですが、当社で言えば、「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」は、なかなか活用のイメージがつかめないと思います。

そこで、当社の場合「3ヶ月間のお試し活用」をご提案しています。
例えば、「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」の場合、契約期間は1年ですが、最初の3ヶ月について、正規の報酬の50%OFF(半額)でお引き受けすることが可能です。

正規の報酬の半額で実際に活用してみて「マンション管理士が理事会にいる状態」「活用するイメージ」「具体的な成果」を体感していただくことができます。

つまり、当社のマンション管理士が管理組合(理事会)にとって本当に有益かどうか、3ヶ月間は格安で仮採用することで、「まずは活用してみる」ことの敷居がグンと下がります。

ちなみに、今では「大規模マンションの管理組合の運営のお手本」と言っても良いくらい、様々なメディアに取り上げられ、多くの管理組合が勉強に来る、千葉市のマンション「ブラウシア管理組合」との「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」も、はじめは50%OFFの報酬でスタートしています。

なお、3ヶ月のお試し期間で「やはりマンション管理士を活用するイメージが持てなかった」「必要ではなかった」という結果でしたら、業務は終了となります。

また、「4ヶ月目以降も活用したい!」と理事会で判断した場合、それまでの3ヶ月分の半額分については、遡及してお支払いいただくことになります。ご注意ください。

いずれにしても、当社の場合はマンション管理士活用を「スモールスタート」できることは、「マンション管理士を活用するイメージが見えない」と懸念する理事にとって、採用のハードルを下げる効果があります。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由③

「もしマンション管理士に実力がなかったらお金が無駄になる」という理事

期間満了を待たずに解約できるマンション管理士と契約しましょう

特に、当社で言えば「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」の業務については、「マンション管理士と1年契約を結んだら、実際に能力や力量がなくても1年分の料金を支払わなければならない」という理事の懸念があっても不思議ではありませんし、実際にごもっともです。

そこで、当社では、「理事会アドバイザー(年間顧問契約)」のような、単発業務でなく継続的に業務を提供する契約について、契約期間を1年としながらも、契約期間の途中でいつでも解約でき、違約金も発生しないような条項を契約書に盛り込んでいます。(一部サービスは除く)

これによって、「使えないマンション管理士事務所だった」となったら、原則として理事会決議一ヶ月後に解約することできます。さらに、お互いが合意すれば、一ヶ月後を待たず即日解約も可能です。まだ経験がありませんが、当社の力量不足で管理組合から解約を申し入れられた場合は、即日解約に応じるつもりです。
※当社の採用が総会で決議された場合は、総会で解約を決議すればすぐに解約が可能です。

このように、「いつでも解約できる」という状態にしておくことで、「実際に能力や力量がなくても1年分の料金を支払わなければならない」という理事の懸念にも対応することで、活用のハードルを下げています。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由④

「マンション管理士に力があってもお金がかかるのは…」という理事

お金がなければ採用しないなら、必要ではないのかもしれませんよ

「マンション管理士の活用が有益であるのはわかっているのだが、費用が発生するのは、、、」と心配する理事、結構いませんか?

自分の代の理事会で、これまでになかった支出をすることで、他の組合員から批判が来るのを恐れている方、結構多いと思います。毎月支払っている管理費が値上げになるのでは?という心配もあるでしょう。

理事長であるあなたとしては、知識・経験のあるマンション管理士を活用することで、様々なメリットが発生することがわかっているのですが、お金のことばかりを気にして前に進めたがらない理事に対し、少し焦燥感を覚えてないでしょうか?

短期的な支出に気を取られ、本質的な必要性にフタをするのは勿体ないですよね。

とはいえ、マンション管理士を採用することで管理費の会計が赤字になってはまずいですので、そこはチェックしてみてください。
あるいはマンション管理士に管理組合の会計の資料を見てもらう、でも良いでしょう。

マンション管理士に報酬を支払っても、管理費の会計が単年度で赤字になっていなければ、組合員から値上げをお願いすることはないので、自信を持って活用を進められるのではないでしょうか?

また、マンション管理士に「みずからの報酬」を生み出させることが考えられます。
つまり、管理費会計のコスト削減や修繕積立金の将来支出予測額の見直しに関する提案をマンション管理士に出させるのです。

  • 管理費(管理委託費や各種設備保守費、清掃費、警備料、共用電気料、保険料、インターネット保守費、その他、、、)を削減する。
  • 長期修繕計画を見直しさせて、将来発生するであろう修繕工事予測の過剰な分を適正な予測に修正させる。

これらの取り組みをマンション管理士に実践させ、生み出した管理組合のお金を、マンション管理士に支払う報酬の全部ないし一部の原資に当てる、という考え方です。

もちろん、管理費の削減や長期修繕計画の見直しには報酬が必要ですが、これをプロのマンション管理士に取り組ませることによって得られた管理組合のコスト削減分(将来支出予測額の低減分)をマンション管理士活用の財源に当てれば、十分に「もと」が取れるでしょう。

逆を言えば、これくらいの仕事ができないマンション管理士なら、活用しない方が良いです。

管理組合の財政改善コンサルティングをマンション管理士の最初の仕事にして、「マンション管理士を雇っても支出が減らない」または「むしろ管理費や修繕積立金が今以上に増やせるようになった」と言った状況を作りだせれば良いのです。

このような提案ができるマンション管理士を採用するなら「マンション管理士の費用が新たに発生するのは、、、」という理事の意見にきっちり回答ができますよね。

大切なのは「管理費を値上げしてでも採用する」理由と強い気持ち

上述のように、マンション管理士にあなたのマンションの会計資料を見てもらって、コスト削減ができるなら、削減したお金をマンション管理士の報酬へと充てることができます。

しかし、「コスト削減ができない」つまり、すでに支出に無駄がなく、削減余地がないマンションの場合、どうされますか?

ここで思い起こして頂きたいことは、「マンション管理士を活用したいと思った理由(原点)」です。

この理由が弱かったり、あいまいな場合、マンション管理士の活用はあなたの中で「マスト」になっていません。

「お金がなければ採用しないのであれば、マンション管理士は絶対に必要な存在ではない」のかもしれませんよ。

それこそ「コスト削減ができれば」「財源があるから」という条件付きでマンション管理士の採用を考える場合、採用したマンション管理士への報酬が「無駄なコスト」になる可能性があるわけです。

当社を採用していただいたマンション理事長の中には「どうしても外部アドバイザーが必要」と、組合員から毎月徴収する管理費を値上げして下さった方が結構いらっしゃいます。

もちろん反対する理事や区分所有者がいましたが、「採用しないとこれこれの問題が解決しない」「自分たちだけでは無理」と堂々と説明してくださいました。
いずれのマンションでも、当時反対していた理事や組合員もマンション管理士の必要性を理解してくださり、継続して業務に当たっているところが多いです。
雨降って地固まる、なのかもしれませんね。

大切なことは「マンション管理士を採用してでも管理組合をカイゼンしたいのか」「解決しなければならない課題があるか」どうか、という活用の動機・原点に立ち返って、本当に必要なのであれば、強い気持ちを持って理事や組合員へ訴えることだと思います。意外と気持ちは伝わるものです。

もちろん、ちゃんと成果が出せるマンション管理士を採用しないとまずいので、慎重に選定してくださいね。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由⑤

「マンション管理士の採用の具体的な手続き方法がわからない」という理事

マンション管理士に手伝ってもらいましょう

手続き論として「どうやったらマンション管理士を正式に採用できる?」という心配がありませんか?

マンション管理士との契約内容やあなたのマンションの管理規約の内容・管理組合の運営状況によって、

・理事会での決議(出席した理事の過半数の賛成)

または

・総会の決議(出席議決権数の過半数の賛成)

のいずれかによって、マンション管理士の活用を決定することになります。

理事会決議の場合の手続きはそれほど大変ではありません。理事会の会合の場で理事長であるあなたから正式に提起し、賛否を問えば良いですね。

一方で、総会で決議する場合、「総会の議案書を作成し」「全組合員へ配布して総会を開催し」「議案説明をし、賛否を求める」といったプロセスが必要となります。
「事前の広報チラシ配布」など、組合員への情報提供を積極的に行っておいたほうが良いケースも多いです。

マンション管理士をなるべく早く活用したいが、通常総会まで随分先である場合、臨時総会を開催することができます。

これらの作業のうち「資料の素案作成」については、活用する予定であるマンション管理士に作成してもらっても良いです。経験・実績の豊富なマンション管理士であれば、このあたりのフォローは十分できると思います。

また、資料の配布や出欠票の回収・集計、総会場所の設営といった業務は、管理会社に依頼することができます。

ただし、管理会社がマンション管理士の活用に協力的でない場合は、この作業のフォローについてもマンション管理士の協力を求めることが考えられます。

所属する組織で企画立案の経験がある方でないと、なかなか議案を作るのは難しいかもしれません。また、議案の文章の良し悪しで賛否が変わる可能性が考えられます。文章に自信のない方はマンション管理士にチェックしてもらうのもありですね。

「他の理事がマンション管理士の採用に踏み切れない」理由⑥

「マンション管理士の採用を組合員へどう説明すれば良い?」という理事

これまでの回答を使って冷静に説明するも、最後は理事長や理事会の熱意次第です。

ここまで、「管理組合にマンション管理士は必要ない?」という理事からの想定質問に対し、回答してきました。ここまでくれば、理事長であるあなたも他の理事も、マンション管理士の活用についての障壁がある程度取れているのではないでしょうか。

この段階で理事会として「マンション管理士を活用してみよう」という合意が取れれば、後は組合員へ広報し、契約内容によっては総会で決議を取ることになります。
しかし、心の片隅に、つぎのような悩みが生まれていませんか?

「マンション管理士がうちの管理組合にいたほうが良いことはわかった。でも、われわれ理事会役員は理解できても、理事会の取り組みを見ていない多くの組合員にわかってもらえるだろうか?」

このような慎重な意見をされる理事はいませんか?また、実は理事長であるあなたも、同じような不安を持っていませんか?

「マンション管理士の活用に反対の人がいたらどうしよう?」
「一人でも強烈な反対者がでてきたら、どう答えたら良いだろうか?」

この気持ちも、理解できます。

当社からの回答はこうです。

・これまで記してきた回答を他の組合員にも伝えましょう。

「管理組合にマンション管理士は必要ないのではないか?」という理事からの質問は、そのまま理事ではない多くの組合員が持つであろう疑問でもあります。
このページを読んでいただいた理事長であるあなたには、すでに想定問答ができているようなものです。冷静に回答してあげましょう。

それでも、どうしてもマンション管理士の活用に反対の方は必ずいます。
いえ、マンション管理士の活用に限らず、どんな議案に対しても、反対の方はいます。

・最後は、これです。

「20%の人々は、常に何ごとに対しても反対するものだ。」
ロバート・ケネディー(政治家。ジョン・F・ケネディの実弟)

どんなに説明を尽くしても、マンション管理士を活用ことで得られる将来の成果をイメージできなければ賛成しづらいでしょうし、はじめから反対を決め込んでいる方を説得することはできません。また、価値観の違いで反対する方もいるでしょう。

管理組合にとってマンション管理士が必要であることについて、熱意をもって説明し、反対意見は尊重しつつも恐れずに、最後は堂々と採決をとってください。

過半数の賛成が得られれば、採用することができます。

以上、「マンション管理士は必要ない!?」という理事の様々な想定理由に回答してみましたが、いかがでしたでしょうか。
良いマンション管理士の支援を受けることで、管理組合にとって役に立つことが多いと確信しています。

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