コラム

管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(6)

2014.06.10~メルマガ第60号~

 【今号のお題:管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(6)】

このコラムでは、中~大規模マンションの管理組合運営の課題と
改善提案について、これまでの経験を踏まえたコラムを書いてみます。

これまでのコラムでは、

・理事会は「役員の数」よりも「会議の質」を重視するために、
多すぎる役員の定数を減らしたり、役員の任期や交替の仕方を
変えることが重要である。

・理事会役員の人数や任期を改善したら、今度は理事会の継続性向上や
活性化のための仕組み作りが必要である。

・理事会の継続性・活性化のための事例として、

○理事会引継ぎマニュアルを制作して運用している事例
○理事会の過去の歴史をまとめ、読み合わせをしている事例
○管理規約に「前文」を制定し、代々守っていく事例
○年間スケジュールを作成してプロジェクトを実行する事例
○理事の役職別にマニュアルを作り引き継ぐ管理組合
○新規入居者向けのガイドブックを作成し、入居後に説明する管理組合
○コンサルタントを「外部理事/委員や議長代行」として導入する管理組合
○ホームページ等で内・外部へ情報公開する管理組合

を紹介しました。

◆前回コラムはこちら!◆


◆ものすごく重要なのに軽んじられる!?議事録の作成

理事会や総会、委員会で話し合った内容を記録するために、
皆さんのマンションでも「議事録」が作成されていると思います。

大抵のマンション管理組合では、議事録は理事役員か管理会社のフロント担当者が
素案を作り、それを理事の皆さんがチェックし、理事長と2名理事が署名捺印する、

という流れだと思います。

ところで、当社が顧問契約などで支援しているマンションでは、
業務の一環として議事録のチェック(校閲)を行っているところが
多いのですが、

ほぼ100%の議事録に、
必ず「ある追記」を加えています。

◆99%の管理会社が書かない「要領」

国土交通省が例示するマンション管理規約(ルール)の雛形である
標準管理規約には、議事録の作成について、次の条文を記しています。

^^^^^^^^^^^^^^^
議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、
又は記録しなければならない

^^^^^^^^^^^^^^^

理事会や総会で話し合った内容の

・経過の要領
および
・その結果

を記載(記録)しましょう

 

ということです。

 

面白いことに、管理会社のフロント担当者に議事録案の作成を依頼すると、

・結果(話し合いの結論)は記載するが、
・経過の要領が見事に抜けている

ことが非常に多いのです。

そして、これまた面白いことに、お客様(や会社の上司)へ報告や提案をするときに、
ダラダラと説明を続けて結論を最後に持ってくる「非論理思考」な人ほど、
議事録の文章になると「結論だけ記述」しているのです。要領とは、

1.物事の最も大事な点。要点。
2.物事の要点をつかんだ、うまい処理の仕方。(コトバンクから転載)

とあります。

つまり、「その結果が導き出されたポイントやプロセス」を
わかりやすくシンプルに伝えることが、議事録から抜けているのです。

◆「なぜそうなった?」のない議事録は「記憶喪失」と同じ

議事録に記載すべき要領とは、

・その時の参加メンバーがどのような話し合いを行い、
・どのような意見交換がなされ、
・決議された理由(ポイント)は何だったのか、

をわかりやすくまとめることです。

ただ

・○○を購入した
・△△建設へ工事を発注した
・ルールを□□へ見直すことにした

と、結果だけ載せるのは、

・その時立ち会っていた関係者だけが、
・その時限りの記憶で

振り返ることができるものであり、3~4ヶ月もすると

「なぜ××でなく○○を購入したのだろう?」
「△△建設に決めた理由は何だったかな」
「□□へ見直すきっかけが思い出せない」

と理事メンバーの記憶から薄れ始め、管理会社のフロント担当者の
記憶が頼りになります。
そしてその担当者も1年、2年と経てば記憶が薄まり、
さらに担当者が変更になれば、ほとんど「記憶」に残りません。

要領のない記録は、人の記憶に依存しているのと同じであり、
せっかくの話し合いの歴史が将来に残らないことは、
まさに「記憶喪失」の状態であり、発展に繋がらないと言えるでしょう。

最悪の場合、過去の経緯を多くの住民が忘れていることを幸いに、
一度決まったルールが理由なく変更になることになります。
マンション管理組合は「過去に決まったこと」が、
議事録が機能しないために覆りやすい、
つまり「運営がぶれやすい」組織なのです。

(次号に続く)

★中規模・大規模マンション管理の問題解決と合意形成は得意です!
http://e-sumigokochi.com/sougou/komon/

以上「ようやく心技体が戻ってきた!」深山州でした!

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