コラム

管理組合が業者をヒアリングするのに必要な時間とは

顧問先のマンション理事長より、次のような質問がありました。

Q:現在進めている植栽業者の選定(コンペ)について、一社当たり何分のヒアリングが妥当でしょうか?

複数の候補業者がある場合、一社当たりどれくらいの時間をヒアリングすれば、理事メンバーが比較検討できるか?というお悩みです。

マンション管理でコンペに一社何分必要かA:はっきり『●●分で』とは言えませんが、我々が業者選定のコンサルを受けるとき、「参加者の合意形成を大事にする」という観点で考えると、

・選定の対象となる業務の内容
・聞き手である理事会の理解度・知識度や関心度
・何社を呼ぶか

この3つの要素で、一社当たり30分から60分の設定を提案しています。

例えば、

①アフターサービス調査や植栽・清掃・鉄部塗装など、特定の分野に絞った比較検討は
 45分(40分+5分の休憩 兼業者の入れ替え・参加者への資料配布・プロジェクター準備)

②管理会社の変更や大規模修繕工事など、管理組合としての事業規模や住民との接点が大きい分野の比較検討は、
 60分(55分+5分)
を基本とし、あとは個別事情に応じて、①でも短縮や延長を、②でも短縮することもあります。
②で60分を超えた提案をしたことはありません。
我々が時間を提案するときに意識するのは、「理事役員や一般住民(コンペが公開制の場合)の理解度や知識度・関心度や全体時間の中で『なるべく多くの方が最後まで飽きずに主体性を持って選んでいただけるか』」です。

その意味で、業者選定(コンペ)への参加者のほとんどが、理事を2年以上お勤めになっている方々
や、修繕委員会のような『専門知識や関心を高く持っている方々の集まり』でしたら、
一社当たりの時間は長めに設定する選択肢が考えられます。

この場合、参加者が各社ヒアリングから判断したい項目は、
・サービスの詳細
・技術力(詳しさ)
・論理性(理屈が破綻していないか)
であることが多いです。

最初の挨拶や会社概要・実績を長々されるよりも、早く本題に入ってもらいたいのが、目の肥えた参加者の求めるところでしょう。

複数社から絞り込んだ1社を再度招いてヒアリングする場合も、上記の観点でヒアリングの場を提供します。

一方で、業者選定の参加者のほとんどが理事1年目でまだまだ受け身であるような理事会の場合、一社当たりの時間を短くし、参加者の頭に入る情報量をコンパクトにして、参加者の頭がクリアな状態で比較できるように提案します。

この場合、参加者が各社ヒアリングから判断したい項目は、
・サービスの概略(全体像)
・強み(特徴)
・説明のわかりやすさ
・誠実さ
・担当者の顔(が見えるか)…営業マンは仕事とったら終わりですから… 
であることが多いです。

マニアックな技術説明を長々とされるよりは、これらの項目をバランスよく説明受けたほうが参加者の判断が迷いづらくなるので良いです。

理事1年目でまだまだ受け身であるような理事会の場合、会社の実績や経験などの基本条件が合格である業者をこちらで選択しておくことで、「変な業者を選ぶ」リスクを回避しています。これは我々の仕事です。

実績や経験のある業者をすでに集めていますので、この部分を選定でさらに掘り下げるよりも、

パートナーとして信頼してお任せできるか?と言った点を、知識経験のない「理事の皆さんの感性」に従って選定することで、間違いの少ない選定になると確信しています。

どうしても1社に絞り切れなかったり、絞り込んだ1社にもっと詳細を突っ込んで確認したい場合は、

再度招いてヒアリングするなどが考えられます。

大切なことは、
マンション管理への理解や知識・経験が少なく、関心もそれほど高くない 多くの理事の皆さんへ、飽きさせずに興味を持ってもらいながら、実りのある選定を提供することです。

そうでないと理事会に継続性が定着せず、理事間のコミュニケーションも活性化しませんからね。 

その意味で、1年目の理事さんが多いような理事会による業者選定や、一般の組合員へ公開するような業者選定で、1社1時間×4社=4時間プラス、一社へ絞り込みの議論で1時間=5時間などはありえません。
参加者の集中力がとても持ちません。

また、なんとなく一社1時間とか30分、などもありえません。

裏付けと思慮があって、必要な時間を想定しています。

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マンション管理・修繕コンサルタント メルすみごこち事務所

マンション管理会社 クローバーコミュニティ

《管理組合の良し悪しが「住み心地」と「不動産価値」に影響を与える時代を創る》

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