コラム

マンション総会を濃密に短時間化したい

マンション通常総会マンションの通常総会で7時間、人生で最長記録を更新しました。
理事長・副理事長を含め理事のみなさん、そして参加者のみなさん、管理会社のみなさん、本当にお疲れさまでした。

総会に出席した私の感想は、、、

・7時間出席したおかげで、現場の生の声と課題を肌で感じることができた
・課題が非常に多いことがわかったが、今後すべて解決・改善が可能。

現場と管理組合の課題を知ることができたことが、十分すぎる収穫です。

そして、
・次からは最長2時間にできることを確信した

◆総会を短時間化するポイント

・事前の準備
→理事や管理会社の役割分担を明確に。

・議案の説明の仕方の改善
→全部読み上げる必要はなく、ポイントを絞って説明する。

・質疑回答の仕方の改善
→総会議案書を配布するときに事前質問も一緒に受け付け、回答を総会前に配付。
同類の質問は基本的に受けない方向とする。もちろん時間に余裕があれば「ひとこと言いたい」方に言わせてあげることも必要。

・賛否の集計方法の改善(大規模マンションは特に)
→マンションごとにかなり工夫しています。ここでは割愛しますが、意外とこの集計時間が馬鹿になりません。集計中に次の議案の審議に入るだけでも短縮化できます。

・ファシリテーターによる司会進行
→ここが重要。多くは議長(=理事長のケースが多い)が無条件に司会進行や議案の読み上げ、質疑受け答えまで行うマンションが多いが、非常に負担が重い(特に人前でスピーチやプレゼンをする経験が少ない方には大変な苦労だと思います)

・理事会側の受け答えは、常に堂々と
→回答は「~と思います」という推定ではなく、自信をもって「~です」と断言する。総会には「場の空気」があります。理事会側(総会の提案者)に自信がない雰囲気を出すと、参加者が議案を不安に思い、より踏み込んだ質問や否定意見が続出しやすくなるものです。同じ議案でも、誰が説明するかで結果や心理的満足度が大きく変わるものです。

こんなところでしょうか。

とにかく、課題の多いマンションの未来は明るいです。
課題を解決・改善すればよいだけですから。 

メディア実績
ニュース-シブ5時
防火ブログ
マンション大規模修繕を成功に導く9か条
賃貸マンション・貸しビルの建物まるごと安心サポート