コラム

マンション理事会役員同士のメール その注意点

※2016年12月10日に一部改定しました。

マンション理事会役員同士のメールに注意!

%e3%83%9e%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%b3%e7%ae%a1%e7%90%86%e7%b5%84%e5%90%88_%e7%90%86%e4%ba%8b%e4%bc%9a%e3%83%a1%e3%83%bc%e3%83%ab
インターネット普及率が高い日本では、ビジネスにプライベートに「メール」が使われています。
当然マンション管理組合でもメールが活用されているところもかなりあると思います。

理事会役員間のメールは、

「メッセージがいつでも送れる」
「気軽に送れる」
「会わなくてもコミュニケーションが取れる」
「紙資料がデータで送れてペーパーレス」

と良いことずくめであり、非常に効率的なツールです。

しかし、使い方を一つ間違えると、、、恐ろしいことが起こります。
情報伝達ミスや理事同士の喧嘩、そして最悪の場合、理事会の破綻を招きます。

本当です。メールがきっかけで始まった修羅場を見てきましたから。

メールは便利さと危険さとを持ち合わせる、まさに「諸刃の剣」です。
メールのルールや失敗事例などを(自戒の念も込めて)お伝えします。


理事会役員同士のメール活用の「イロハ」

メールの大原則は「相手が読みたくなくなったらアウト」これだけは覚えておいて下さい。
今回から、メールのルールや失敗事例などをお伝えします。

マンション理事会メールのポイント:文章は短くシンプルに

メールがビジネスで使われる前に第一線をリタイヤした方、に多いのですが、「目の前の人へ話しかけるようにつらつらと長文を書く」「日記調」「言いたいことを全部書く」
これらはご法度です。

送る側としては、字数無制限ですし、いつ送っても良いため、「あれもこれも」とつい長くなりがちです。しかしメールの受け手としては、自分のプライベートな時間をメール閲覧に当てなければならず、結構負担です。

しかも長文になると、受け手としては「要点」がわからなくなってしまいます。
その結果、受け手が慎重な方であれば返信に「時間を精神」をすり減らします。
また注意力のない方は、送り手が意図しないとんちんかんな回答を返信して、受け取ったあなたが???となってしまいます。

メールは、箇条書きくらいの気持ちでシンプルに書きましょう。

マンション理事会メールのポイント:行間を思い切って開ける

どうしても伝えたいことがあり、文章が長くなりがちな場合、一文ごとに「行間」を開けて下さい。

このメルマガのように、2~3行書いたら行間をあける、位で十分です。また、どうしても伝えたいメッセージは、思い切って3~4行開けるくらいが良いでしょう。

ここでダメな例を挙げてみます。
例えば、上の文章を全部くっつけて(行間をあけずに)書くと、、、

↓↓↓
文章は短くシンプルに メールがビジネスで使われる前に第一線をリタイヤした方に多いのですが、「目の前の人へ話しかけるようにつらつらと長文を書く」「日記調」「言いたいことを全部書く」これはご法度です。送る側としては、字数無制限ですしいつ送っても良いため「あれもこれも」とつい長くなりがちです。しかしメールの受け手としては自分のプライベートな時間をメール閲覧に当てなければならず結構負担なんです。しかも長文になると、受け手としては「要点」がわからなくなってしまいます。その結果受け手が慎重な方であれば返信に「時間を精神」をすり減らすこととなりますし忙しい方であれば送り手が意図しないとんちんかんな回答が返ってきて、的外れなメールのやりとりになってしまいます。メールは箇条書きくらいの気持ちでシンプルに書きましょう。
↑↑↑
これでは、読む気がなくなりますよね(笑)
でも、こうやってメールを送る人が結構多いんです。

このようなメールを送る人ほど、「○○理事は自分のメールを読んでいない」「無関心だ」「やる気がない」

と受け手を避難する傾向にありますが、これは長文を送って相手のやる気を削いだ送り手に問題あるのです。

マンション理事会メールの大原則は

『受け手が読みやすいかどうか』
あなたはついつい長文メールやっていませんか?

マンション理事会メールのポイント:読んでもらいたい人を明確に

あなたが書いたメールは、誰に読んでもらいたいですか?
「『宛先』に相手のメールアドレスを入れてるんだから、決まってるだろ!」という声が聞こえてきそうです。

宛先が1人の場合は問題ありません。送り手も受けても間違いようがありません。
しかし、宛先が3人5人、、となった場合、本文に必ず「○○さん、○○さん、、、」と書いて下さい。

なぜか?

「あなたに読んでもらいたい」という念押しのメッセージになるからです。
人によっては、自分の名前がない = 優先順位は低いだろう= 重要案件ではないだろう = 他の誰かが返信してくれるだろう、、、と言った誤解を持たれる可能性があります。

特にあなたからの質問メール(返信が欲しい内容)の場合「○○さん、返信宜しく」というメッセージを込めて、本文の初めに必ず「○○さん」と相手の名前を入れて下さいね。

メールの大原則は「相手が読みたくなくなったらアウト」これだけは覚えておいて下さい。

夜メールはとてもキケン!

多くの理事さんが、管理組合役員間や管理会社に対してのメールを「夜」に打っています。
実はこれ、大変危険です。
何故でしょうか?

夜メールが危険がな理由その1
「ネガティブなメール文になりやすい」

一般的に「朝は仕事が捗り、プラスのアイデアが浮かぶ」と言います。その反対で、夜それも寝る前はプラスの発想になりづらいのです。それはメール文にも表れてきます。

「あれ?今日の○○さんのメールはテンション低いな」と感じるメールは、大体夜中に送られてきます。それでもメールを送信する本人はまだ良いのですが、受け取った相手方にメール内容を悪く受け取られたり、「この人マイナス思考だな」と思われては損だと思いませんか?

夜中のネガティブメールが原因で理事さん同士の中が悪くなるケースも意外と多く見受けられます。

夜メールが危険な理由その2
「過激なメールに文になりやすい」熱心な理事さんに多いのですが、自分の「マンションを良くしたい」という想いが強くなり、つい過激なメール文になりやすいのも、夜メールです。

「みんなでもっと○○して△△に取り組んで、□□を実践して、、、マンションを良くしましょう!!」と言った演説のような長文メールは、大抵夜に作られたものが多いです。
正直な想いを出したのでしょうが、受け取った側はそれほど好意的にとりません。

気をつけて下さい。

マンション大規模修繕を成功に導く9か条
メディア実績
ニュース-シブ5時
防火ブログ
マンション大規模修繕を成功に導く9か条
賃貸マンション・貸しビルの建物まるごと安心サポート