コラム

管理費を下げたい その前に10 『総会は議案の中身と説明者次第』

2013.7.23~メルマガ第39号~

【今回のお題:管理費を下げたい その前に10 『総会は議案の中身と説明者次第』】

これまでのコラムでは、

・マンション管理組合における合意形成のスタートは
 「何が問題で」「どうすべきなのか」のストーリー作りが大切
・説明は論理的な内容だけでなく、感情的な訴えも必要
・説明内容もさることながら『誰が説明するか』も大切
・広報は『インパクトのあるものを』『こまめに』『連載もので』
・住民へのアンケートにも2つの手法がある
・アンケート手法によりメリットとリスクがある
・総会合意を得るためには過去の理事経験者に対する気配りを
・総会を成立させるために出欠票を積極的に回収する

を書きました。

○総会は議案の中身と説明者次第

さて、これまでのコラムで書いたように、
あなたはマンションにとって重要な内容を総会で可決させるために、
事前の広報やアンケート・住民説明会・理事経験者に対する気配りなどを
行ってきました。

仕事は段取り8割と言います。実はこれまでのコラムで書いてきたことを
コツコツ行えば、総会の前に勝負はほぼついています。

が、ここで総会で可決承認を得るための残り2割の努力についても考えてみます。

1)総会議案書の中身は万全か
これは過去コラム

「マンション管理組合における合意形成のスタートは
 『何が問題で』『どうすべきなのか』のストーリー作り」

で書いたことを応用すれば十分です。

つまり、総会議案文は
「論理的な説明」と「感情への訴え」で押さえられていることが大切です。

過去コラムはこちら!
http://e-sumigokochi.com/article/14871794.html

2)総会前に有効な「想定質問Q&A」と「事前の質問受付」
特に議案の中身がかなり複雑な場合、いくら総会議案書へ丁寧な議案を記しても
伝わりきらないことも考えられます。

そこで一案として、想定質問とその回答を総会議案書の参考資料として添付しておくことが
考えられます。

またここまで想定しても、想定外の質問もあるかもしれません。

そこで総会議案書を配布する際に、
あわせて事前に質問を受け付ける旨の案内をし、質問を書いて管理組合へ
返信してもらうための紙を同封しておくことが考えられます。

総会前に個別に質問を受け付けて、回答しておく、ということです。

この「事前に質問を受け付け、回答する」ことは、同時に
「総会当日に同様の質問は受け付けません」ということにもつながります。

総会当日の審議をコンパクトする狙いにもつながります。

3)総会議案の説明者は誰ですか?
総会当日の議長(運営者)は理事長であることがほとんどですが、
議案の説明そのものを必ずしも理事長が行わなければならない、
ということはありません。

説明者は、多くの参加者の前でプレゼンテーションすることに
もっとも慣れている方を理事の中から選ぶことが重要です。

総会の「場」は「生き物」です。
緊張しすぎて説明がたどたどしくなったり、声が小さかったり、
質問に対して回答がぶれたりすると、参加者が

「この議案は理事会内でちゃんと審議されたのか?」
「この議案は理事の中の特定の誰か(または管理会社)だけが
理解していて理事会としてオーソライズされていないのではないか?」

と疑いだし、回答に対する更なる質問や意見がどんどん出てきて
総会の場が収拾つかなくなる可能性が増えてしまいます。

総会の場に出席する人は比較的マンション管理について興味・関心のある方や
反対者であることを想定すると、説明や質疑のやり取りで「場のイニシアチブ」が
理事会から参加者側へ移ってしまうことだけは避けたいところです。

そこで、毅然としてかつ論理的に受け答えできる方が
説明者であることが望ましい、ということになるのです。

もちろん、総会の議案は「賛成票の数が反対票の数を上回る」ことで
可決承認となります。

事前に委任状や議決権行使で賛成の声が多ければ総会の場がどんなに荒れたり
反対の声が多かったとしても、最後に採決を取り欠席者の賛成数(委任数)が
多ければ議案そのものは可決されることになります。

しかしこれではせっかく熱心に総会へ出てきた参加者からすれば、

・どんなに理事会の提案に問題があり(そのように映ってしまい)、
自分たち参加者の意見が正しいとしても結局無関心な人たちの委任票で
物事が決まってしまう

という総会に対する失望感が生まれ、次回以降の参加意識が下がってしまうことも
考えられます。

今回のコラムでは総会の議案そのものが可決されることを
ゴールとして設定していますが、マンションは未来向かって続くことを考えると、
なるべく多くの「気持ちよい賛成」があることも考える必要があります。

なので、総会当日の説明者選びにも配慮をしたほうがよい、
ということにつながります。

また賛成と反対の数が拮抗していて、最後は総会参加者の多くの賛成が必要な場合は
なおのこと、説明者のプレゼンテーションに議案の賛否がかかっている、といって
良いでしょう。

以上、これまで続けてきた連載コラム

管理費を下げたい その前に(管理組合の合意形成で必要なこと)

については今回で終了です。
少しはエッセンスが伝わったでしょうか?

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以上、「次回のメルマガから何を書こうか悩んでいる」深山州でした!

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