コラム

管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(5)

2014.05.27~メルマガ第59号~

【今号のお題:管理組合が「ぶれない」運営をするために必要なこと(5)】

このコラムでは、中~大規模マンションの管理組合運営の課題と
改善提案について、これまでの経験を踏まえたコラムを書いてみます。

これまでのコラムでは、

・理事会は「役員の数」よりも「会議の質」を重視するために、
多すぎる役員の定数を減らしたり、役員の任期や交替の仕方を
変えることが重要である。

・理事会役員の人数や任期を改善したら、今度は理事会の継続性向上や
活性化のための仕組み作りが必要である。

・理事会の継続性・活性化のための方策として、

○理事会引継ぎマニュアルを制作して運用している事例
○理事会の過去の歴史をまとめ、読み合わせをしている事例
○管理規約に「前文」を制定し、代々守っていく事例
○年間スケジュールを作成してプロジェクトを実行する事例
○理事の役職別にマニュアルを作り引き継ぐ管理組合
○新規入居者向けのガイドブックを作成し、入居後に説明する管理組合

を紹介しました。

◆前回コラムはこちら!◆

◆事例7:コンサルタントを「外部理事/委員や議長代行」として導入する管理組合

特に大規模なマンションの管理組合では、理事会役員の人数が多く
合意形成に時間がかかるうえに、理事会が代替わりするたびに
過去の経緯や会議の運営方針までぶれることが多々あります。

そこで、このような問題を「お金で解決」すべく、当社のような
外部のコンサルタントに「外部理事/委員」や「議長の代行」を依頼する
大規模マンションが増えてきました。

・理事会の外部理事として
・理事長に替わり会合の司会進行役として
・専門委員会の外部委員として
・専門委員会の委員長として
事例を挙げれば枚挙に暇がありません。

外部コンサルタントを活用するだけの財源がある大規模マンションでは、
「合意形成が遅れ、継続性が損なわれるリスクをお金で解決する」
といった発想を持つことができます。

もちろん管理組合でぶれない体制を作り維持することが一番ですから、
流れが定着するまで活用する、といった考え方で十分だと思います。

なお、この場合の外部コンサルタントの役割は、単に会合へ出て
専門知識を出せば良い、ということでは全くありません。

会合の流れをスムーズにし、役員の多くの意見に耳を傾け、
普段話さない理事・委員から意見を引き出し、時には主張の
強すぎる・話の長い理事・委員を諌めて議論が脱線しないようにする。

継続性を確保し、活性化させるためには、
合意形成を支援するための能力が外部コンサルタントには求められます。

◆事例8:ホームページ等で内・外部へ情報公開する管理組合

管理組合が継続性を確保するためには、様々な資料や情報が一元化され、
「誰でもいつでもどこででも」確認できることが大切です。

この意味で、管理組合員や居住者だけが見ることができる
マンション内ホームページ(SNS)を持つことは、ぶれない管理組合を
維持するひとつの方法です。

特に大規模マンションになると、過去に作成してきた資料は
膨大な量になります。これら過去資料をわかりやすく整理し、
いつでも取り出せるようにしておくことが、管理組合としての
一貫性を確保することに繋がります。

また、管理組合から居住者へ情報を発信する手段として、
チラシのような紙媒体の配布・掲示以外に
PC・スマートフォン・タブレットといった発信方法の選択肢を増やすことで、
一人でも多くの方に管理組合(理事会)からの情報が届くことになり、
合意形成がよりスムーズになります。

一方、最近当社が特に力を入れて提案しているのは、
マンションの外部の方へ情報を発信するWEBページの制作です。

例えばこちら、

(WEBページ) イニシア千住曙町管理組合ホームページ

(facebookページ) ブラウシア管理組合

これらのWEBページは、いずれもマンションの情報や様子を
積極的に外部へ公開しています。

このような取り組みにより、

・マンションの定量的な情報(管理組合の取り組みや財務・長期修繕計画など)
を開示することで、外部者からの評価を勝ち取ることができる
※管理組合の活動が活発であることが条件

・マンションの定性的な情報(美観やコミュニティの度合いなど)を
公開することで、同じような価値観や感性を持った人が
マンション居住者になりやすくなる(購入・賃貸)

といった効果が考えられ、継続性や活性化を長い時間をかけて徐々に熟成させる
ことができるでしょう。

ぶれない管理組合になるためには、今の状態のみならず5年、10年単位の視点で
育てていく発想も重要なのですね。

(次号に続く)

★中規模・大規模マンション管理の問題解決と合意形成は得意です!

以上「医者に夜更かしもPCもスマホも控えろ睡眠取れ、と経営者に対して無理難題を言われた」深山州でした!

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