小規模マンション管理組合運営のヒントに

小規模マンション 管理組合運営の限定ページ 

「小規模マンション」とは、総戸数５０戸未満のマンションと定義します。 

このページでは、小規模マンションの管理組合運営に関するコラム・トピックス・ブログ記事等から抜粋した記事を順不同で記しています。

管理組合運営で苦労される小規模マンション管理組合の理事長さんや役員の皆さんへ少しでもお役に立てればと思います。

ちょっとしたコツで小規模マンションの未来は明るくなります！ご一読下さい。

先日、当社のコンサルティングを総会で採用頂いた神奈川県大和市のマンションは、このページ｢小規模マンションの処方箋｣に書いた内容を自然と実践しつつある、すばらしい管理組合です。





当初、当社へお問い合わせを頂いたときは、理事長一人で孤立無援状態でした。




管理会社からの理事会支援業務は弱く、理事会が開催できない。
居住者が自分のマンション運営に関心を示さない。
住民同士の交流はまったくない。


ない、ない、、、の状態で3年を迎えていました。






それが、理事長が当社に相談に来ていただいてからわずか4ヶ月。






たっ た一人の取り組みが副理事長を巻き込んで2名となり、有志の居住者に語らい4人になり、住民説明会で8名、16名と増え、なんと臨時総会では30名全員が出席や書面提出により意思表示をしてくれました。



それまでは居住者同士がエントランスホールですれ違っても無視だったのが、今ではエレベーターの中で会えば｢こんにちは｣｢蒸しますね〜｣と挨拶が普通になり、なんとも風通しの良いマンションになっています（理事長談）。




｢それが一番良かった｣、と奮闘された最年少理事長。

｢これから理事長だけにお任せにせず皆で助け合って頑張らなくちゃ｣と笑顔で意気込む最高齢の副理事長。

｢皆で話し合ってマンションを良くしましょう｣と盛り上がる有志の皆さん。

｢私、管理のことはわからないけどイベントならできるわ｣と盛り上がる奥様方。






最初は小さな灯火ひとつ。


都会のマンションなんて、そんなものです。
はじめはそれで良いんです。





それが、２→４→８→１６、、、とつながっていく。
後から火がついてコミュニティが成立するかどうか。
ここがマンションで気持ちよく住めるかどうかの境目です。


また管理組合として改善の道が開けるかの分かれ道です。



大和市のマンション管理組合の皆さん、これから｢楽しく｣改革を進めましょう、宜しくお願い致します！



※１から２、４、８、１６、、、と仲間を増やしたい8マンション理事さん、気軽にご相談ください。
管理組合を盛り上げるのは管理会社にはなかなかできませんよ。

小規模マンション共通の問題は、「理事のなり手不足」そして「修繕積立金不足」です。

修繕積立金不足は、実は居住者通しのチームワーク（＝理事のなり手の確保）があれば改善できます。

 

居住者間のつながりがあり、多くが管理組合運営に興味・関心を持つだけで、日常の管理費コストの節約や工事費の削減が可能となります。

 

その結果、修繕積立金の不足は改善の方向へと確実に向かいます。

 

 

しかし、居住者間に「チームワーク」がないと、もうどうしようもありません。

 

「金なし」「連携なし」「危機感なし」

小規模マンションで皆が無関心ですと致命傷です。

 

小規模マンションの管理組合では、居住者間のチームワークの良し悪しが「住み心地や資産価値」の維持向上に大きく影響します。 

 

 

皆さんには是非気付いて欲しい！！

特に大手管理会社における事業戦略上の傾向として、

 

売上や利益率が低い小規模マンションは積極的な解約（管理委託契約の更新拒絶、または委託費の大幅な値上げ要請）をしている

 

が挙げられますが、近年ではその傾向が一層強まっています。

 

当社へ駆け込まれる小規模マンション管理組合の総会議案書を読むと、人件費の高騰を理由とした「管理会社からの管理委託費値上げ議案」を多く見かけます。

某大手管理会社では一時期、年間に管理受託する管理組合数の約半分に相当する管理組合との契約を何らかの形で解約して、「血を入れ替えて」いるとの話も入ってきました。

 

 

小規模マンションから管理会社を見捨てるのは良いことです。

しかし見捨てられるのは悲しいことですね。

 

 

ところで、管理会社に見捨てられるマンションを見ると、単に管理委託費が安くて儲からない、という表面上の利益面だけではないことがわかります。

 

 

特殊な区分所有者の存在が管理委託費には表れないコストを押し上げるのです。

 

それは、フロントマン（マンション担当者）が

１）モンスター区分所有者からの執拗なクレームに時間を取られる
２）検討課題がないのに過剰な頻度の理事会を開催し中身のない議論を繰り返す理事会に付き合わされる
３）居住者間の不毛なトラブル仲裁に駆り出される

 

といった内容で多くの時間を取られ、あるいは精神的に疲弊し、最終的に退職に追い込まれることで、人件費やスタッフ採用・研修コストを押し上げる、というものです。

 

 

フロントマンが担当できる管理組合数には当然ながら限界がありますので、大規模マンションのようなスケールメリットがない上に想定以上の労力を費やす小規模マンションは、管理会社からの積極的解約の対象となるのです。

 

このようなマンションの多くが「居住者間にチームワーク（合意形成）がなく、常に揉めている」傾向にあります。

 

管理業は「サービス業」としてまだまだ未成熟ですが、サービスを受ける管理組合の側も一枚岩とはではいかなくとも1.5枚岩位になっていないと、管理会社から解約を言われてしまうかもしれませんね。

先日、東京都下の小規模マンション管理組合からお問い合わせ頂き、「マンション管理についての無料出張勉強会」へ行ってきました。

 

その後、理事長より以下のメールを頂戴しました。

 

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 

先日は本当にありがとうございました。

 

当初は、単に、いまの小規模の修繕案をどうするか、くらいの感じでいましたが、それに対する明確な回答を頂戴できただけでなく、何よりうれしかったのは、理事会メンバーの意識が高まったこと、いいチームとしてやっていけそうな感じになったことでした。

 

本当に期待していた以上の内容で、勉強になりましたし、意識が高まりました。感謝しています。

（以下略）

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

とても嬉しいメールです。

この理事長からのコメントでなにより嬉しかったのは、

 

『理事会メンバーの意識が高まったこと、いいチームとしてやっていけそうな感じになったこと』

 

です。

 

 

理事会と言っても考え方がバラバラで関心の薄い区分所有者の「寄せ集め」だったのが、当社の話を聞いた後、『チーム』へとグレードアップしたのです。

 

始めは私の声だけが部屋内に響いていたのが、最後は理事の皆さんから質問が沢山出てきたり、普段は殆ど話をしなそうな理事同士が意見交換をしたり。最後のほうは皆さんの笑顔が素敵でした。

 

そして、今までは管理会社や一部の理事へ漫然と任せていた方々が、現状を把握し具体的な行動をイメージできるようになっていき、『マンション管理運営を自分達でほんのちょっとトライするだけで、資産価値や住み心地が上がるんだ』と盛り上がっていました。

 

 

特に小規模マンションではチームワークが大切です。この記事を読んだあなたも一人で悩んでいないで、まずは少しずつ回りの理事に「興味・関心のともし火」をつけていってください。

先日、東京都区部の小規模マンション管理組合へ相談業務に行ってきました。

こちらは築３０年、１０数戸、自主管理のマンションです。

 

自主管理というよりは、全員が無関心で理事長権限のない『裏理事長』が勝手に運営をしているような、無管理状態でした。

 

総会は開いたことがない、修繕積立金がいくらあるか判らない、誰が区分所有者かわからない、大規模修繕もやったことがない、、、ない、ない、ない、、、でした。

 

当社にお問い合わせ頂いたお客様もマンションの現状をほとんど知らない状態でした。

 

 

当社からのアドバイスは、

『まずはマンション内にあなたの疑問に共感してもらえる仲間を作ってください、３人集まったら私がアドバイスに行きますよ。』

 

他の居住者とコミュニケーションなど取ったことのないこのお客様、アクティブに勇気を出して一軒一軒へ声をかけた結果、それまで無関心だった他の区分所有者も『そういえばおかしいぞ？』と気付き始めました。５人、６人、と集まってきます。

 

結局この日は４名が集まり、ヒアリングさせて頂きました。

一通り全体の流れと進むべき道を提示し、皆さん一様に理解されたようでした。

 

このマンション、財政や建物の劣化状況からみれば、課題は山積みです。しかし小規模マンションの良さか、管理組合のメンバーがこの件をきっかけに結束を強め、コミュニケーションが会合の中で１分単位で深まっているのを見ると、管理組合としてチームワークはこれからもっと強くなりそうです。

 

雨降って地固まる、のスタートに立ったような感じです。

 

 

ところで最後に。

会合の中である区分所有者が、『あの理事長が全て悪い』と憤っていたので、私は一言

 

「その『悪い』の１０分の一は『自分』に向けてください。無関心だったあなたも加害者の一人です。」

先日、神奈川県横浜市の小規模マンション理事さんと打ち合わせ。

 

築２０年目を向かえ、小規模でかつ賃貸化が進み、さらに高齢化の波が押し寄せており、完全に理事のなり手がいない状況です。

 

数十年前から国やマンション管理業界が提案してきた「理事の輪番制」は形骸化し、管理規約の規定もまったく機能していません。

 

ここは現実を重視し、「一般論」を捨てて理事会組織の改革案を提示しました。これからこの改革案の方向で進むことになりそうです。

 

 

ところで、国や管理会社が推奨する「理事会役員の輪番制」は、本当に正しいのでしょうか？

 

「区分所有者全員が理事を経験することで、みんながマンション管理に関心を持ち主体的に動くようになる」という建前に従い、理事会役員をいつまでも順番で回ってくるよう運営すべきでしょうか？

 

 

特に小規模マンションでは、上述のマンションのように長い年月の経過と共に「高齢化」「賃貸化」が進む一方で、理事の一年輪番制によりほとんどが管理組合運営に興味・関心を持たず、ソフト面のスラム化を進行させているところを多く見かけます。

 

これからの小規模マンションは、

 

・国の指針や管理会社の提案に関わらず、タイミングを見て輪番制をやめる⇒熱心でクリーンな組合員が常に２，３名理事会に加わるような制度に変更する。

・役職（理事長・副理事長・会計・書記、、、）によって業務を固定化することなく、集ったメンバーで柔軟に運営する。

・理事以外にも関心のある組合員がいればオブザーバーとして積極的に理事会の議論に加える

 

といった柔軟な管理組合運営が求められます。

 

管理組合利益の最大化のためには、管理組合の実情に応じて「違法でない範囲で常識を捨てる」必要があります。 

特に築年数の経過している小規模マンションは多少の荒治療が必要なこともあります。

 

将来のために。

小規模マンションで管理組合（理事会）に組合員（区分所有者）名簿がない場合、早急に集めてください。

 

名簿は通常、分譲時に管理会社集めて以降、管理組合からの指示がない限りは一斉更新しません。また専有部分の売買や賃貸などによって組合員が入れ替わる場合は届出を回収している可能性が高いですが、それでも完璧である保証はありません。

 

管理会社が現状を把握していないと、外部に住む区分所有者へ連絡がつかなくなることもあります。

 

また、管理会社に都合の悪い内容（管理会社変更や管理費削減など）についてアンケートや総会議案書を送ろうとする場合、管理会社の協力を得られない可能性もあります。

 

特に小規模マンションでは、１票の重みがとても重要ですので、いざ理事会から情報発信しようとするときに全区分所有者へ確実に到達する必要があります。

 

 

もし名簿が集っていない場合、該当する専有部分の登記簿を取りましょう。

 

登記簿（現在では登記事項証明書…抄本にあたるものは要約書…と呼んでいます。）とは、不動産の一つ一つについている「履歴書」のようなものであり、現在所有している人の氏名や住所、抵当権（住宅ローン等）の内容や変遷が記されています。

 

この登記簿に記載の所有者住所宛てに返事を書けば、高い確率で届くことになります。（これでも見つからない場合は次の手がありますがここでは割愛します）

 

以前はこの登記簿を取得するのに、法務局へ出向くか郵送で申請する必要がありましたが、現在ではインターネットで閲覧が可能となりました。

参考：「インターネット登記情報提供サービス」

 

一件につき５００円かかりますので、調べたい件数が増えれば負担は増しますが、当然として管理組合のための活動経費ですから、個人で立て替え恵て後で管理組合から返してもらいましょう。

先日は横浜市内のとある小規模マンションへ。

総会や住民説明会などのイベントに総戸数の半数以上がいつも集まる、小規模マンション管理組合のお手本のようなマンションです。
この時は当社で作成した長期修繕計画の報告会です。

 

 

ところで、こちらの小規模マンションでは、今後の様々な改善への取組みについて、「理事会を常に拡大し、参加者全員でやっていく」という方針になりました。

 

通常であれば、理事会が主体となってプロジェクトを進め、総会で賛否を得る流れですが、

「皆で話し合えば良いんじゃない？今回のような場で話し合えば。」 

という出席者のひとこえに皆が賛同し、今後の打合せも今回のような全員会議で実施する方向に。

 

こちらのマンションでは、日常業務のほとんどを管理会社へお任せしていたこともあり、理事会はほとんど開催されず、なり手もなかなかいない状況でした。

さらに区分所有者の高齢化も進みつつありました。

 

ただ、廊下で会えば挨拶するようなコミュニケーションの下地はありました。このような小規模マンションでは、「理事会」という彼らにとって「堅苦しい機関・肩書き」にすべてを押し付けるのではなく、常に全員参加型で和気藹々とやっていくのも一つかもしれません。

マンション管理組合の現場を多く見てきた者として感じることは、居住者間の挨拶が少ないということです。

 

単一社会（ムラ社会）が異常に発達した日本においても『マンション管理組合』はなかなか「ムラ」になりきれないために、居住者間の挨拶（コミュニケーション）が少ないのだと考えます。

 

日本人社会でのコミュニケーションは『そこに所属する人同士の付き合いの長さ、深さ』に比例します。

 

家族はコミュニティの最小単位。学校、クラブ活動、会社、ボランティア、、、人は様々なコミュニティに属していますが、自発的に参加していることと、付き合いの密度（時間や人間関係）が向上しやすい（ムラ社会）ため、そこでのコミュニケーションは発達しやすいです。

 

しかしそういった密度の濃い『ムラ』から一歩でると途端にコミュニケーションが取れなくなるのが多くの日本人の特徴です。

 

 

さて、これをマンションに置き換えると、居住者は

 

『マンションに住む目的がバラバラで共通点が少ない』

『マメに交流する機会（必要）がない』

『理事会役員の任期が短く継続性がない』

 

といった理由で、付き合いの長さ、深度がなかなか向上しないため、「ムラ」になりきれないのです。このような状態ではコミュニティーが発達せず、人と人との挨拶も当然失われていくと考えます。

 

 

この、『人と人との挨拶不足』の影響を一番受けるのは小規模マンションでしょう。

 

「ムラ」の不存在が、『無関心な理事会運営』『トラブルを招く居住者マナー』『総会の低出席率』へと発展し、ソフト面のスラム化が進行します。

 

 

一方で、小規模マンションは後からでもコミュニケーションが比較的取れやすい（ムラを作りやすい）と言えます。

 

それは、共通の問題点である「財務（修繕積立金不足）」に焦点を当てた啓蒙活動を通じて、居住者間の接点（＝ムラ社会の原点）が作りやすいためです。

また小規模だけに顔と名前を覚えやすいのもムラを作りやすい点です。

 

 

 

小さな挨拶からムラ社会を作ること。小規模マンションの生きる道です。

建物や設備の維持には修繕積立金の充実が不可欠です。特に小規模マンションでは各住戸当たりの負担額が多くなり、将来的な積立金不足の度合いは大規模マンションと比べて強くなります。

 

修繕積立金の財政不足は、建物そのものの劣化を招くことになりますし、多額の予算を投じてグレードアップ（改良）するための原資にもなりますので、十分な蓄えが必要なのは言うまでもありません。

 

最近では書籍や新聞・インターネット記事などのメディアを通じてマンション管理に関する話題に触れる機会が増え、

「管理会社へ全てをお任せにするな」とか
「管理費を削減して修繕積立金へ振り替えろ」
「日常の支出を節約して修繕積立金を貯めろ」

このようなメッセージが今まで管理組合運営に無関心であった理事（長）の啓蒙に一役買っています。

 

 

 

ところで、マンション管理に対する意識が高く、修繕積立金の充実に力を注いでいる管理組合の決算・予算資料を見ると、管理費会計（一般会計）の各支出を精査し、管理委託費などの削減に取り組んでいます。

 

そして最終的に残った繰越金（剰余金）を積立金会計へ振り替えて、修繕積立金の充実に当てています。とても結構なことです。

 

 

ところが、この「管理費会計（一般会計）の各支出を精査し、管理委託費などの削減」が極端なマンションになると、管理費会計からの支出を少しでも抑えるべく、理事会や管理組合が柔軟に活動したり居住者間のコミュニケーション向上のために確保しておきたい経費すら削っている管理組合がかなりあります。

 

 

特に小規模マンションはその傾向が強いです。

 

 

理事会運営費はゼロ！
雑費もゼロ！！
予備費もゼロ ！！！

 

 

管理費会計「ゆとりゼロ」のマンションです。

こういうマンションに出会うと、個人的には少し悲しくなります。

 

 

 

管理費会計の赤字は日常の維持メンテナンスや管理会社への委託に支障を来たすため、絶対にあってはならないことです。

しかし、必要経費以外は全く遊びがない管理組合は、組合員同士がコミュニケーションを取る機会を失うこととなります。

 

その結果、「チームワーク」や「団結力」そして「皆で楽しむゆとり」（共用部分のグレードアップや居住者間イベントなどで楽しむ発想）の劣化を招いてしまいます。

 

 

「どうせウチのマンションはお金もないし、ただ理事としての責任や仕事だけがあるつまらない役回りだから、おとなしく１年間は耐えて理事の任期を全うしよう」

 

こんなネガティブな意識の役員が増えると、普段の理事会活動は淡々としたものとなり、いざと言う時の結束力が弱まります。

 

結束力が弱まると言うことは、何か重大なトラブルや課題があったとき、居住者間で前向きに話し合ったりお互いを理解し合うことが難しくなり、「ソフト面」の劣化が「ハード面（建物設備）」の劣化を助長する可能性を十分に含んでいます。 

 

 

 

 

私は断言します。

居住者間コミュニケーション醸成のためのコストは、管理組合としての「プライスレスな投資」です。

小規模マンションでは特に重要な投資です。 

 

 

 

管理委託費や共用電気料金などでコスト節約できた場合、全額を修繕積立金へ振り替えるのではなく、少しは居住者同士の楽しみのために取っておきませんか？

 

せめて理事会役員同士の懇親会経費くらい管理費会計で賄って欲しい、、、そう思うのは私だけでしょうか？

先日、不動産仲介業に従事する兄が、こんなことを言っていました。

 

 

『この間、ある小規模マンションの売却依頼を受けたのだけど、いくら宣伝しても全然売れないんだよ』

 

 

詳しくは次のような事情です。

このマンションの売主（区分所有者）は、別のマンションへ買い替えを希望していました。

そして購入希望先のマンションは見つかったものの、購入するためには現在住んでいるマンションの売却資金を一部充当する必要があり、売却活動を始めたのでした。

 

売り出し価格は「周辺相場より若干安く」設定しました。

しかし買い手がつく気配が全くないのです。

 

早く売らないと購入希望先マンションの予約が取れ、他の購入希望者へとられてしまう。買いたいものがあるのに、売れずに進めないのです。

 

 

『オープンルーム（中古マンションの現地売り出し）をやると結構人が見に来るんだけど、

 

管理費が高いね

 

って言われて敬遠されてしまう』

 

 

 

そう、問題は管理費の額です。

 

 

このマンションでは専有面積が約５０�uで、管理費と修繕積立金の合計は月額３５，０００円でした。

 

売り出し価格から住宅ローンを検討すると、ボーナス返済無しで月々７０，０００円の支払いで済むのに、管理費等を加えると月額１０５，０００円！！

 

これに駐車場を借りると、、、

 

 

 

いくら売買価格が安くても、月々のランニングコストが高いと敬遠されてしまいます。

 

 

この手のマンション、私の経験では

 

１．東京都区部や横浜市・川崎市・さいたま市などの都市圏で駅周辺に位置し、

２．築２０年以上

３．６０歳以上の所有者が多い（高齢化）

４．３０世帯以下（小規模マンションの中でもさらに小規模）

５．平均専有面積４５〜６０�u、そして

６．管理組合の意識が恐ろしく低い

 

上記の条件をたくさん満たしているマンションに多いです。

兄が売却依頼を受けているこのマンションも上記にぴったり当てはまりました。

 

 

このようなマンション、本当に売りづらいんです。

 

 

  

逆に、このようなマンションを買う人の傾向を見ると、 

 

１．全額現金購入で住宅ローンがない

２．ランニングコストよりも立地を最重要視している

３．マンション管理に関する知識・興味がない

４．外国の方（日本の建物の良し悪しがわからない）

 

上記のようになります。

 

しかもこのようなマンションの場合、ランニングコストが他のマンションに比べ高い分、しっかりと計算し値下げ交渉に持ち込むことが多く、売買価格が近隣のマンションのそれより安く叩かれるケースが多いです。

 

 

マンション所有者（管理組合）の皆さん、管理費の見直し（削減・節約）は、

 

１．今住んでいる人にとって大きなメリットがある

２．いずれ売却しようとしている人にもメリットがある（売却価格や売却しやすさ）

 

など、悪いことは何一つありません。

特に住戸当たりの負担大きくなりがちな小規模マンションでは、管理費コストの見直しを強くお勧めします。